Déplacement professionnel et train : les 4 choses à retenir

Prendre le train pour un déplacement professionnel : les conditions

Lorsqu’un employé doit effectuer un trajet professionnel pour se rendre à un rendez-vous de travail ou sur un chantier éloigné de son domicile personnel, il est judicieux de privilégier le train, selon la politique de voyage de l’entreprise et/ou de sa RSE.

Pourquoi privilégier le train ?

Voyager rapidement, avoir la possibilité de travailler en toute tranquillité à bord du train et opter pour un mode de transport plus écologique sont autant de raisons qui peuvent inciter à privilégier le train pour les déplacements d’affaires.

Il existe de nombreux avantages à choisir le train pour les déplacements professionnels :

• Éviter les bouchons en voyageant de centre-ville en centre-ville ;
• Économiser sur les frais d’hôtel ;
• Prendre une pause déjeuner confortable à bord ;
• Réduire son empreinte carbone ;
• Profitez d’un voyage agréable et productif.

C’est pourquoi le dirigeant d’une entreprise est en mesure d’imposer ce mode de transport pour les déplacements professionnels. Même si ces employés souhaitent effectuer ce trajet professionnel en véhicule personnel.

Les trajets professionnels en train : un choix pragmatique

Dans l’objectif d’harmoniser des process et de mener une stratégie environnementale, les entreprises instaurent une politique de gestion des déplacements professionnels qui comporte :

• Les conditions du déplacement ;
• Les méthodes et délais de remboursement ;
• Et le choix du moyen de transport. 

Si le train est le moins cher, il peut être préféré, même si un autre moyen de transport est plus rapide. Cela fait donc partie des obligations employeur et les collaborateurs ne sont pas en mesure de refuser un déplacement professionnel par le rail. En outre, une telle politique peut également imposer le train pour des raisons écologiques (cela peut faire partie de la RSE, ou Responsabilité sociétale de l’entreprise).

Le remboursement des notes de frais pour un trajet professionnel en train

Lors de vos déplacements professionnels, votre employeur est tenu de rembourser les frais engagés. Cela inclut évidemment les dépenses liées aux voyages en train.

Dans ce cadre, plusieurs options existent :

• Le collaborateur paie l’achat d’un billet aller-retour avec une carte logée, qui est une  carte de paiement virtuelle qui vise les dépenses de voyages en entreprise. Elle est promulguée par un établissement tiers dont le rôle est de servir d’intermédiaire entre l’entreprise et les agences de voyage pour régulariser les notes de réservation des voyages d’affaire ;
• Le dirigeant délivre des allocations forfaitaires, qui sont des sommes préétablies à l’avance pour couvrir tous vos frais professionnels, y compris le coût des billets de train ;
• L’employeur rembourse les coûts réels, ce qui signifie que le salarié avance le montant du billet de train pour le voyage.

Il est possible de se faire rembourser les frais de transport pour des déplacements professionnels en avion de la même manière que pour le rail. Il suffit de fournir des notes de frais avec les justificatifs correspondants. 

Les dernières choses à savoir sur les déplacements en train

Voyager l'esprit tranquille en se concentrant sur ses missions est possible grâce à la suppression des avances de frais et des notes de frais. En automatisant tous ces processus, il est désormais plus facile pour les travailleurs en déplacement de se concentrer sur leur travail sans se soucier des tâches administratives fastidieuses. 

De plus, cela permet également de gagner du temps et de l'argent, tout en réduisant le stress lié aux tâches de comptabilité. 

En somme, en automatisant les processus liés aux frais de déplacement, les travailleurs peuvent se concentrer sur leurs missions et leurs objectifs professionnels, en toute sérénité.

Éviter les tracas des notes de frais pour des déplacements professionnels en train et de passer du temps à collecter des factures pour les voyages en train, c’est simple ! Ne plus remplir une note de frais pour se faire rembourser, également.

En effet, ce processus peut prendre un certain temps, avec la collecte des justificatifs, l’envoi de la note de frais à la comptabilité, son traitement, et finalement, le délai de remboursement, qui peut prendre plusieurs mois.

L’entreprise est directement facturée et vous n’avez plus à avancer les frais. Il existe même la possibilité d’instaurer un système de validation pour encore plus de transparence grâce à Mooncard qui est une solution de gestion de notes de frais couplée à des cartes Mobility. Cette solution simple et rapide est très avantageuse : la note de frais est enregistrée et transmise à votre service comptable, c’est un gain de temps.

Maintenant, vous savez comment traiter les notes de frais liées aux déplacements professionnels en train. Pour rendre ce processus plus facile, rapide et pour minimiser les risques de fraude ou d’erreur, envisagez d’utiliser des solutions de gestion de notes de frais. Ces solutions sont simples à implémenter et vous offrent un meilleur contrôle sur les dépenses et les remboursements. Contactez-nous pour en savoir plus et pour optimiser vos process.

Vous allez effectuer un déplacement professionnel en train ? Trouvez rapidement un billet SNCF avec le simulateur ci-dessous.

Vous souhaitez en savoir plus sur les déplacements professionnels ? Découvrez ces articles qui expliquent :

• La lettre de mission ;
• La clause de déplacement professionnel ;
• La grossesse et du déplacement professionnel :
• Et de l’ordre de mission.