Qu’appelle-t-on open booking ?
L’open booking est un système de réservation de voyage. Grâce à lui, les clients réservent des vols, des hôtels et d’autres services de voyage auprès de plusieurs fournisseurs.
Un phénomène qui offre plus de flexibilité aux voyageurs
L’avantage avec l’open booking est que les salariés n’ont pas l’obligation de se lier à un seul fournisseur ou à une seule compagnie aérienne. Ils ont donc la possibilité de comparer les prix, les itinéraires et les options de voyage de différents prestataires pour trouver l’offre la plus adaptée à leurs besoins et à leur budget.
Parmi les opérateurs les plus connus, on retrouve Booking, Airbnb for Work, TravelPerk, TripActions ou encore Egencia. L’open booking est souvent considéré comme une alternative plus flexible et plus économique aux programmes de voyage traditionnels proposés par les compagnies aériennes. Le comportement des salariés connaît un profond changement. Ce phénomène s’explique notamment par la révolution informatique et l’accessibilité à de nombreux outils de comparaison.
Une pratique qui nécessite l’évolution des politiques de voyage d’entreprise
Pour être profitable à tous, l’open booking doit toutefois être encadré. Le salarié doit décider de ses réservations selon un budget défini à l’avance. De la même manière, l’employeur, quant à lui, doit savoir où se trouve son collaborateur en déplacement. Le but est avant tout d’assurer la sécurité des employés, tout en respectant la politique de voyage de l’entreprise (PVE).
C’est en effet la PVE qui régit les conditions des déplacements professionnels des employés d’une entreprise. Il définit les bonnes pratiques à suivre, telles que :
- Les délais de réservation,
- Les procédures de notification aux supérieurs,
- Et les accords conclus avec les agences de voyages professionnelles.
Il établit également les :
- Critères pour les réservations d’hôtels,
- Types d’hébergements acceptables ;
- Conditions tarifaires pour le remboursement des frais avancés par les employés.
Certaines entreprises peuvent choisir de fournir des outils de réservation aux employés. Dans ce cas, ceux-ci sont généralement inclus dans la PVE. Au contraire, d’autres laissent la liberté aux salariés quant aux choix des réservations en fixant uniquement un plafond maximum.
Comment s’explique le succès de l’open booking ?
Depuis quelques années, l’open booking connaît un immense succès. On peut l’expliquer par 4 grands phénomènes :
- L’accessibilité des informations de voyage. Les agences de voyages n’ont plus le monopole. Bien qu’elles conservent leur connaissance et leur expertise en matière d’organisation de voyage, elles ont vu leur influence diminuer et notamment sur les réservations simples.
- La démocratisation des outils technologiques. Les applications mobiles ont rendu les réservations simples et rapides. Le parcours client est désormais optimisé, de la réservation jusqu’au paiement en ligne. De ce fait, en quelques minutes, le salarié a la possibilité de réserver un vol, et ce quelle que soit sa destination.
- La réduction du budget voyage. La verticalité du marché a permis de réduire drastiquement les coûts des déplacements professionnels, notamment grâce à la multiplication des plateformes d’intermédiation.
- L’arrivée de nouveaux acteurs sur le marché du voyage. Les comportements des voyageurs ont changé et les professionnels ont été contraints de s’adapter. Chauffeurs ou appartements privés, les prestations répondent désormais à une nouvelle demande.
De la même manière, cette transformation a incité les entreprises à sortir des modèles traditionnels de PVE. Les outils de réservation peu ergonomiques ou les réservations dans des chambres d’hôtel classiques ont laissé la place entre autres à l’open booking.
Quels sont les défis à considérer avant d’opter pour l’open booking ?
Sur le papier, l’open booking présente de nombreux avantages : simplicité, rapidité, flexibilité, économie et facilité de mise en place. Cependant, avant d’adopter ce modèle, il est important de prendre en compte ses limites.
Le budget voyage
Comme vu précédemment, si le modèle de l’open booking offre plus de liberté aux salariés, il est crucial pour l’entreprise que celui-ci s’applique strictement dans la limite d’un budget prédéterminé.
Pour ce faire, l’employeur peut par exemple mettre en place des processus de validation internes. Ce système de gestion lui évite non seulement tout dépassement budgétaire, mais lui assure également une conformité avec la politique de voyage de l’entreprise.
La fragmentation des données
Dans le modèle de l’open booking, chaque employé effectue ses réservations de manière totalement indépendante. Ce phénomène induit donc une fragmentation des données pour l’entreprise qui pourrait alors se retrouver face à plusieurs problématiques :
- Aucune vue d’ensemble pour optimiser les déplacements de ses collaborateurs,
- Des difficultés dans la gestion de sa trésorerie,
- L’impossibilité d’effectuer des négociations en fonction du volume.
La solution serait donc de mettre en œuvre un processus interne permettant de maintenir la flexibilité de l’open booking tout en le reliant à un système de gestion des déplacements.
Le devoir de diligence de l’entreprise
L’entreprise a en effet un devoir de diligence vis-à-vis de ses salariés. Cependant, lorsque les réservations de voyage sont effectuées de manière indépendante, il peut être difficile de connaître la localisation et les horaires de ses collaborateurs.
Carte logée Vs Open booking : quelle option choisir ?
La carte logée est un moyen de paiement virtuel. Délivrée au nom d'une entreprise, elle est utilisée pour les dépenses de mobilité. Elle implique une relation tripartite impliquant la société, l’agence de voyage et l'émetteur de la carte. Concrètement, la carte logée est utilisable pour réserver des vols, des hôtels, des voitures de location et d'autres services de voyage.
Il s’agit d’une solution de paiement centralisée qui possède de nombreux avantages :
- Les entreprises peuvent profiter de meilleurs tarifs, anticiper leurs dépenses professionnelles ou encore avoir une vision globale de leur budget mobilité.
- Les paiements sont simplifiés grâce à la facturation unique et le recours à un seul fournisseur.
- Le contrôle des paiements est renforcé, limitant donc le risque de fraude.
À contrario, l’open booking est un processus de réservation. Les deux concepts sont donc différents mais peuvent parfaitement être utilisés conjointement. La carte logée est d’ailleurs une solution idéale pour limiter la fragmentation des données expliquée précédemment.
Comment l’open booking a bouleversé les voyages d’affaires ?
Dénicher les meilleurs tarifs, effectuer une réservation de dernière minute, comparer systématiquement les offres de voyage, les habitudes des salariés en matière de déplacements professionnels ont changé. Est-ce que l’open booking pourrait parfois être ressenti comme une charge de travail supplémentaire à gérer pour le collaborateur ? Cette question devient légitime avec l’arrivée de ce nouveau phénomène.
Il en est de même pour les entreprises qui doivent également s’adapter à ces nouvelles habitudes. L’enjeu est désormais d’avoir en temps réel une vision globale des déplacements des salariés. Parce que les voyageurs utilisent de moins en moins les canaux traditionnels, l’objectif pour les entreprises est donc de réussir à centraliser leur data tout en laissant plus de flexibilité et de souplesse aux collaborateurs.
L’open booking fait désormais partie intégrante de la gestion des déplacements professionnels. Quelles que soient les conditions de ces voyages d’affaires, le Code du travail exige des entreprises qu’elles remboursent les dépenses de leurs salariés. L’émission de notes de frais devient alors incontournable. Parce que cette tâche peut être chronophage, des outils performants existent.
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Pour aller plus loin sur la gestion des déplacements professionnels :
- Déplacements professionnels et bleisure
- Déplacements professionnels et logements professionnels
- Déplacements professionnels et feuille de route
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- Remboursement des frais kilométriques par l'employeur
- Contrôle fiscal frais kilométriques : comment ça fonctionne ?
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