Logement en déplacement professionnel : comment le choisir ?

Quelles sont les conditions pour avoir droit à un logement professionnel ? 

Pour bénéficier d’une indemnité d’hébergement, le salarié doit satisfaire aux deux modalités suivantes : 

• Son temps de transport en commun de trajet doit dépasser 1h30 (trajet aller-retour) ;
• La distance entre sa résidence principale et son lieu de travail doit être supérieure à 50 km.

Il arrive cependant qu'un collaborateur soit contraint de ne pas pouvoir regagner leur domicile. Les raisons peuvent être variées : 

• Horaires décalés ;
• Absence de moyen de transport ;
• Etc.

Dans tous les cas cités, l’employeur a obligation de payer les frais de logement d’un salarié.

À quel dédommagement peut prétendre un employé pour se loger ? 

C’est l'indemnité de grand déplacement qui couvre les dépenses d'un employé en déplacement. Ce n'est pas pour autant que le salarié doit réserver une chambre dans un hôtel 5 étoiles ! L'employeur dispose d'une fourchette de prix pour chaque catégorie de logement. 

Quel est le montant des indemnités pour un logement professionnel en France ? 

Le barème diffère en fonction du lieu du déplacement. Il prend notamment en considération le coût du logement professionnel dans la capitale et les départements environnants.

Le barème en France Métropolitaine 

Les barèmes pour les déplacements vers les autres départements 

Les déplacements en Outre-mer

À partir du quatrième mois, les indemnités sont abaissées de 15 %. À compter de 2 ans, elles sont réduites de 30 %.

Quelle est l’allocation forfaitaire en cas de déplacement à l’étranger ?

Les montants octroyés diffèrent d’un pays à l’autre. Vous trouverez quelques exemples en dessous. 

Lorsque le salarié est logé à titre gratuit, la subvention est réduite de 65 %. Par ailleurs, si la mission se prolonge au-delà de 3 mois, l'indemnité est restreinte de 15 % dans la limite de 2 ans. Elle s'abaisse de 30 % entre la deuxième et la quatrième année. 

Comment s’effectue le paiement des frais d'hébergement lors d'un déplacement ? 

La gestion des déplacements professionnels est organisée de différentes façons. Les dépenses engagées par le salarié lors d’un voyage d’affaires sont remboursées selon deux modalités. 

L'allocation forfaitaire 

En fonction de la feuille de route du salarié, l'employeur prévoit une enveloppe budgétaire qui sert pour l’ensemble des frais de déplacement (restauration et logement inclus). Le budget de l'employé est donc clairement établi à l'avance. 

Le remboursement des frais réels 

Dans ce cas, l’usage veut que le salarié avance tous les frais occasionnés par son déplacement : location de voiture, restauration, nuits d’hôtel, location d’appartement, etc. L'employeur le rembourse sur la base des justificatifs des dépenses réalisées.

Attention, quel que soit le modèle choisi, le salarié doit conserver ses notes de frais et pouvoir expliquer le motif de son achat.

Que l’on se place du côté de l’employeur ou du salarié, gérer les dépenses professionnelles peut vite s'avérer chronophage. Pour éviter cela, l’usage d’une carte de paiement professionnelle comme Mooncard simplifie le processus. Il suffit, en effet, au collaborateur de régler ses dépenses avec sa carte Mooncard by Visa sans avancer d’argent, puis de photographier son reçu. La note de frais est générée automatiquement. Celle-ci est ensuite envoyée à l’entreprise et enregistrée automatiquement dans le logiciel de comptabilité.

Qui fixe les modalités du logement professionnel en voyage d’affaires ? 

C’est la politique de voyage de l'entreprise qui détermine le cadre relatif au déplacement professionnel. Elle concerne : 

• La planification des voyages d'affaires ; 
• La réservation de la location ;
• Les modalités d'hébergement et de transport ;
• Etc. 

Notez à ce sujet que le Code du travail autorise un employé à refuser une mission si les conditions de remboursement ne sont pas établies au préalable. 

Certaines pratiques, comme l’open booking, sont de plus en plus répandues. Dans ce cadre, les collaborateurs effectuent eux-mêmes leur réservation. En fonction de leurs préférences, ils sélectionnent leur mode de transport et leur hébergement. 

Le bleisure prend également de plus en plus d’ampleur. Le salarié profite de son voyage d’affaires pour prolonger la durée de son déplacement et visiter le pays ou la ville dans lesquels il est. 

Quel mode d’hébergement choisir en déplacement professionnel ?

Il existe plusieurs catégories de logement possibles pour un voyage d’affaires. C’est généralement la politique de voyage de l’entreprise qui définit les établissements auprès desquels les salariés peuvent réserver leur hébergement professionnel.

Les chambres d’hôtel

De façon habituelle, c’est l’employeur qui décide des frais alloués pour un déplacement professionnel. Pour le logement, il peut décider, par exemple, de réduire le montant des dépenses au coût d’un hôtel basique.

Souvent, pour optimiser les frais de voyage, de nombreuses entreprises  mettent en place des partenariats avec des chaînes hôtelières. La chambre d'hôtel est effectivement l’une des solutions à privilégier pour un déplacement de courte durée.

Les apparts hôtels 

Un appart hôtel a tous les avantages pour séduire un salarié qui part régulièrement pour son travail. Il est, en effet, équipé d’une cuisine, ce qui lui évite de prendre tous ses repas au restaurant. 

Les chambres d'hôtes 

La location d’une chambre d’hôte est aussi une excellente alternative lors d’un voyage pour le travail. Elle offre généralement un confort agréable et un univers chaleureux. 

En France, le logement professionnel en déplacement d’affaires est régi dans un cadre légal. Les charges d’un hébergement meublé diffèrent en fonction du lieu et de la durée du déplacement. 

Les frais d'hébergement sont à la charge de l'employeur. Mooncard vous aide dans la gestion de l'ensemble des frais de déplacement. Avec la carte Mooncard Mobility by visa, plus d'avance de fonds. Les notes de frais  et les écritures comptables sont générées automatiquement ! Echappez à la corvée des notes de frais et gagnez un temps précieux ! N'hésitez plus à demander votre démo ! 

Plus d'articles sur le déplacement professionnel : 

•  Le remboursement des frais kilométriques par l'employeur
  
• Tout savoir sur les justificatifs de frais kilométrique
  
• Frais kilométrique d'une association : ce qu'il faut savoir
• Frais kilométrique et voiture électrique : ce qu'il faut savoir