Pourquoi faire un plan d'action achat ?

En quoi consiste un plan d'action achat ?

Le plan d'action achat est un document stratégique au service de l'optimisation du processus d'achat au sein d'une organisation. Cet outil peut notamment trouver sa place et son utilité au sein d'une entreprise de droit privé, quelle que soit sa taille. Toutefois la pratique s'est également répandue au sein de différentes administrations publiques.

Le plan est caractérisé par deux aspects complémentaires :

• Il définit les objectifs à atteindre en matière de réduction des coûts et de pilotage de la performance des achats. Ces enjeux peuvent ensuite être diffusés à l'ensemble des collaborateurs ayant le pouvoir de prescription ou d'adjudication des achats au sein de l'entreprise, pour mieux les responsabiliser.

• Il définit les actions à mener pour atteindre chaque objectif, en fonction des ressources disponibles et des économies ou gains attendus.

En d'autres termes, le plan d'action achat fournit l'ensemble des données essentielles pour faire l'interface entre l'évaluation de l'efficacité des dépenses d'une part, et la mise en œuvre de mesures correctives d'autre part.

Quels sont les objectifs d'un plan d'action achat ?

Chaque plan d'action achat va bien sûr orienter son analyse et les pistes de travail en fonction des priorités de l'entreprise ou de l'organisation. En pratique, les enjeux choisis sont toutefois souvent comparables. Il s'agit d'orienter le processus d'achat de l'entreprise pour :

• Réaliser des économies budgétaires sur les charges fixes de l'entreprise (diminution du coût moyen des consommables, négociation d'un contrat plus avantageux avec un fournisseur, suivi des prix sur le marché...) ;

• Rechercher d'autres formes de progrès ou gains pour l'organisation (amélioration de l'expérience collaborateur, utilisation plus durable des ressources de l'entreprise...) ;

• Prendre en compte et intégrer les risques liés à l'activité de l'entreprise dans la gestion des achats.

D'une manière générale, le plan d'action vise à couvrir l'ensemble des aspects liés à la fonction achat dans l'entreprise. Il fournit un guide « clé en main » à l'ensemble des acheteurs, afin de leur rappeler l'ensemble des tâches à accomplir pendant le processus d'achat, mais aussi l'importance des enjeux pour l'entreprise.

Quels sont les avantages d'un plan d'action achat ?

La mise en œuvre d'un plan d'action achat pleinement opérationnel est porteur de nombreux gains et avantages pour la direction d'une entreprise :

• Le document apporte une maîtrise totale du processus d'achat dans le moindre de ses aspects. Cela inclut, par exemple, la définition précise du partage des responsabilités en matière d'achat, la désignation d'un outil ou logiciel achat à utiliser pour le suivi, les règles de règlement et de signature des factures, le processus à respecter avec les fournisseurs...

• Il identifie les ressources financières et humaines à déployer dans le cadre du processus d'achat de l'entreprise et de son pilotage.

• Il améliore le niveau de performance de l'achat et accélère le délai de traitement grâce à la clarification des procédures à suivre.

• Il permet d'anticiper des problématiques diverses se posant typiquement à un acheteur, comme l'absence de fonds disponibles, un déblocage retardé ou une pénurie de stock.

Quelles principales étapes pour rédiger un plan d'action achat ?

Vous envisagez la conception d'un plan d'action achat pour améliorer l'efficience et la performance de votre organisation interne ? Vous pourrez mener ce projet à bien et sans risque en suivant quelques étapes simples de mise en œuvre.

• Désignez un référent au sein du service. Ce dernier sera ensuite en charge de constituer un comité de pilotage incluant l'ensemble des services, directions et/ou collaborateurs les plus impliqués dans la gestion de la fonction achat au quotidien.

• Définissez les objectifs prioritaires du plan en fonction des besoins identifiés dans l'entreprise (réduction des coûts, pilotage de la performance, réduction des risques, plan anti gaspillage...).

• Élaborez les actions à mettre en œuvre en concertation avec l'ensemble des membres du comité de pilotage. Chiffrez leur coût ou les gains financiers espérés après leur intégration dans les process internes de l'entreprise.

• Fixez une date butoir ou une échéance pour la mise en œuvre des mesures proposées.

• Organisez une formation de l'ensemble des collaborateurs concernés pour les sensibiliser sur les objectifs fixés par le plan d'action, et les responsabiliser dans leur fonction d'acheteur.

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