Qu’est-ce que le procurement ?
Le terme procurement fait référence à la fonction de gestion des achats au sein d'une entreprise. Il englobe le processus de recherche et d'acquisition de produits ou de services auprès de fournisseurs.
Les responsables de cette fonction sont chargés de :
- Mettre en place des politiques d'achat appropriées,
- Sélectionner les fournisseurs,
- Mettre en œuvre les modalités de paiement,
- Assurer un contrôle stratégique,
- Négocier les contrats,
- Et d'effectuer les achats de biens nécessaires.
Le procurement est souvent réalisé par le biais d'appels d'offres. Il comprend plusieurs étapes clés telles que la :
- Rédaction des spécifications techniques pour les achats complexes,
- Recherche de prestataires offrant le service ou le produit recherché,
- Mise en concurrence des fournisseurs sélectionnés pour obtenir des offres,
- Négociation et validation du contrat.
Pour permettre des décisions d'achat éclairées, le procurement nécessite l'utilisation de données fiables provenant de méthodes d'analyse économique avancées.
Quelles sont les étapes du procurement ?
L'approvisionnement n'est pas suffisamment pris en compte lors des évaluations des risques en entreprise. Or ce poste est totalement dépendant des prestataires. Il peut donc avoir des répercussions directes sur la disponibilité et les prix des produits finaux en cas de tensions.
Le cahier des charges
La première étape du processus comprend l'identification du besoin de l'entreprise, la description des caractéristiques du produit ou du service recherché et la rédaction du cahier des charges.
Le cahier des charges permet de mieux sourcer les fournisseurs. Il peut être :
- Technique et détailler les différentes solutions recherchées et les moyens de réalisation,
- Ou fonctionnel et décrire les besoins et les services attendus.
Un cahier des charges précis offre aux fournisseurs la possibilité de proposer plusieurs solutions.
Le sourcing
Cette étape consiste à sélectionner les fournisseurs les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise. Cela implique de dresser une liste de fournisseurs référencés, de collecter des données sur les prestataires présélectionnés et de réaliser des audits de fournisseurs.
À ce stade, le responsable du procurement établit des critères éliminatoires et procède à une analyse détaillée de chaque proposition. Des points essentiels tels que le respect des délais, le prix, les conditions de règlement, la réputation du fournisseur et sa capacité d'adaptation sont vérifiés. La sécurité et la stabilité du prestataire sont également prises en compte.
Les CGA ou conditions générales d’achat
L'établissement de conditions générales d'achat permet d'éviter les litiges entre une entreprise et ses fournisseurs et notamment en matière de délais de paiement, de livraison, le mode de livraison, etc. Ces conditions contractuelles sécurisantes informent le vendeur des modalités auxquelles l'entreprise prévoit d'acheter les biens ou services en question.
Les politiques d’achat
Cette étape vise à définir l'orientation des approvisionnements d'une entreprise. La politique d'achat a pour objectif principal de guider le responsable en fonction des besoins et des objectifs de la structure.
Elle répond à plusieurs impératifs : fournir une solution adaptée aux besoins d'achat de l'entreprise, établir de bonnes relations avec les prestataires, adopter une position innovante et responsable pour promouvoir une démarche durable. Cette stratégie permet de mettre en place une politique d'achat adaptée à l'entreprise, en tenant compte de l'évolution du marché des fournisseurs.
Qu’est-ce que le e-procurement ?
Lorsque l'entreprise intègre la digitalisation au processus d'approvisionnement, cela donne lieu à l'e-procurement. Il s'agit d'une plateforme interne d'achat destinée aux employés, fournissant un répertoire des fournisseurs de l'entreprise ainsi qu'un budget alloué à chacun d'eux. L'objectif principal de cette plateforme est de centraliser la gestion du processus d'approvisionnement au sein d'un seul outil.
Cette automatisation facilite l'accompagnement pas à pas dans le processus d'achat pour le responsable des achats. Celui-ci peut alors choisir les produits et services référencés, organiser la visibilité des produits, établir des critères de validation d'achat et gérer la fluctuation des prix. De plus, le paiement en ligne et la facturation immédiate améliorent considérablement le processus d’e-procurement d'une entreprise.
Comment optimiser le processus de procurement ?
Certaines activités liées au procurement peuvent être très chronophages. Par exemple, dans le processus d'achat traditionnel, il est nécessaire de remplir un bon de commande pour chaque commande, qui doit ensuite passer par un ou plusieurs interlocuteurs pour être signé et envoyé au fournisseur. Toutes ces étapes peuvent ralentir le processus de procurement.
Grâce à la dématérialisation, tous les acteurs impliqués bénéficient d'un gain de temps considérable. Les délais d'achat sont raccourcis et les informations fournisseurs sont centralisées.
De la même manière, la mise en place d'une base de données centralisée est un moyen efficace pour faciliter le sourcing des prestataires. Elle permet de référencer chaque fournisseur ainsi que le volume des transactions déjà réalisées. Ces informations sont également précieuses lors des négociations de contrats, par exemple.
Si vous souhaitez améliorer le fonctionnement opérationnel de votre entreprie, le procurement ou le e-procurement est sans nul doute une solution efficace. De plus, grâce à la dématérialisation vous maximisez l’optmisation de votre processus d’approvisionnement avec à la clé un gain de temps considérable. C’est également ce qu’offre la solution Mooncard pour vos dépenses professionnelles. Elle vous permet non seulement de contrôler les dépenses professionnelles de votre entreprise, mais elle vous offre également un espace sécurisé et flexible grâce à sa configuration personnalisable. Suivez facilement toutes les dépenses effectuées par vos collaborateurs auprès des fournisseurs de l'entreprise ou pour leurs frais professionnels grâce à des cartes de paiement connectées à un logiciel spécialisé. Ne perdez plus de temps, réservez une démonstration pour découvrir notre offre adaptée à vos besoins !
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