Optimisation des achats : comment procéder ?

Pourquoi optimiser les achats dans une entreprise ?

Dans une entreprise, la fonction Achats, proche de la fonction Logistique, joue un rôle crucial sur le plan financier, stratégique et commercial. Elle poursuit trois objectifs : 

• Approvisionner. Cette activité consiste à acheter les produits et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ;
• Diminuer les coûts, en vue d’augmenter les marges ;
• Créer de la valeur pour les clients. Le but des acheteurs est de faire grimper les prix de vente, retenir les clients ou en attirer de nouveaux.

Les responsabilités du service achats sont larges. Elles vont de la recherche de fournisseurs à la gestion des stocks, en passant par la baisse des coûts. Toutes les étapes du processus d’approvisionnement (création de la demande d’achat, des bons de commande, réception des produits ou services, enregistrement des factures fournisseur) présentent un coût et un risque. 

Une faille au sein du processus peut vite revenir cher à l’entreprise. Par exemple, un retard de livraison peut avoir des impacts sur la chaîne de production. De même, un défaut sur un composant de base peut détériorer la qualité du produit fini. Engendrés par un manque d’optimisation des achats, ces problèmes risquent de générer une baisse de rentabilité, de confiance, de CA ou encore de notoriété. 

Quelles sont les quatre catégories d’acheteurs ?

En fonction de leur participation à la diminution des coûts et à la génération de valeur pour les clients, les acheteurs peuvent être répartis dans 4 catégories : 

• Le bureaucrate. Il approvisionne et n’a pas d’autre contribution ;
• Le cost killer. Il cherche uniquement à réduire les coûts ;
• L’innovateur. Il crée de la valeur pour les clients, sans participer à la baisse des coûts ;
• Le business developper. Il diminue les coûts et crée de la valeur pour les clients. 

Pour savoir quels profils sont les plus appropriés dans une entreprise donnée, plusieurs critères doivent être pris en compte : 

• La situation financière de la société. Si elle est en difficulté, elle peut avoir recours à des acheteurs cost killer pour baisser les coûts ;
• La catégorie d’achat concernée et les enjeux qui y sont liés. Par exemple, la gestion des achats de fournitures de bureau peut être déléguée à un bureaucrate ;
• La culture de la direction de l’entreprise. Les dirigeants ayant une vision peu stratégique du service achats ont tendance à recruter majoritairement des profils d’acheteurs cost killers et bureaucrates ;
• Le secteur d’activité de la société. Le rôle d’un acheteur est plus stratégique chez un géant de l’agroalimentaire, qui privilégiera le recrutement de profils business developper, que dans une banque d’affaires.

Dans une entreprise, plusieurs catégories d’acheteurs peuvent coexister. Pour optimiser la fonction Achats, l’enjeu est de parvenir à placer les bons profils d’acheteurs au bon endroit. 

Quels sont les dangers d’un processus achat non optimisé ?

Avec un processus d’achat non optimisé, les acheteurs rencontrent des difficultés à accomplir leurs tâches quotidiennes. Les principales problématiques auxquelles ils font face sont les suivantes : 

• Un manque de communication à l’intérieur du service achats ou entre plusieurs pôles de l’entreprise. Il peut entraîner des oublis ou des doublons de travail ;
• Des défaillances dans le suivi des commandes, empêchant de traquer convenablement les retards de livraison ;
• Des documents égarés ou perdus (contrats, factures, commandes, etc.) Le temps passé par les collaborateurs pour les retrouver les détourne de leurs tâches quotidiennes ;
• Des critères de sélection des fournisseurs mal définis. Les produits commandés ne sont pas toujours en accord avec les exigences de la société ;
• La multiplication des commandes passées sans contrôle préalable ou optimisation, alimentant la hausse des coûts d’achat. 

Les conséquences d’un processus d’achat pas suffisamment optimisé sont importantes (productivité des collaborateurs, coûts, image de l’entreprise, etc.).

Comment optimiser les achats dans une entreprise ?

Pour optimiser la procédure d’achat au sein d’une entreprise, il convient de : 

• Réaliser un audit de la fonction Achats dans le but d’instituer un référentiel unique, destiné à mesurer et collecter les achats ;
• Catégoriser les dépenses suivant la classification achats et leur volume en vue de déterminer le potentiel d’économies réalisables. La méthode ABC permet de répartir les dépenses en trois groupes : A, B, C. Les achats de classe C  représentent un volume d’achats faible. En revanche, les coûts administratifs sont élevés. Pour les achats de classe A, c’est l’inverse. Ils représentent environ 80 % des dépenses totales. Toutefois, il y a moins de références à gérer ;
• Rechercher des offres permettant de réduire les coûts ;
• Centraliser les demandes ;
• Automatiser le processus d’achat à l’aide d’un logiciel de gestion dédié ;
• Définir une politique d’achat claire et efficace ;
• Créer une base de données fournisseurs ;
• Partager le plan d’action mis en œuvre en interne en vue de sensibiliser les collaborateurs.

Comment évaluer la performance de la fonction Achats ?

Une fois la stratégie d’optimisation des achats mise en place, il est essentiel d’en évaluer la performance. Pour ce faire, il peut être intéressant de se servir d’un tableau de bord pour étudier des KPIs (indicateurs clés de performance) comme :

• La qualité des marchandises réceptionnées ;
• Les prix de vente proposés par les fournisseurs ;
• Les délais de livraison ;
• Les engagements RSE ;
• Le nombre de commandes passées ;
• Le coût moyen des achats ;
• La marge commerciale ;
• Le nombre de fournisseurs par article. 

Optimisation des achats : quelles retombées pour l’entreprise ?

L’optimisation des achats fait gagner du temps aux acheteurs sur la réalisation de tâches chronophages. Ils peuvent se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse des offres. En faisant jouer la concurrence, ils peuvent obtenir le meilleur rapport qualité/prix possible. 

Une politique d’achat bien structurée participe à la diminution du coût de passation de commande (CPC). La réduction des coûts d’achat génère une marge brute plus importante pour l’entreprise. Grâce à une meilleure visibilité sur les dépenses, l’optimisation des achats permet d’établir et de suivre un budget précis. 

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