Gestion des achats : comment la mettre en place ?

Quels sont les avantages d’une gestion centralisée ?

La gestion centralisée du cycle des achats et dépenses professionnelles constitue la méthode d’organisation la plus traditionnelle. Elle permet de contrôler le prix des produits et services achetés par les collaborateurs pour le compte de l'organisation ou de l'entreprise.

Chaque dépense professionnelle, qu'elle concerne, par exemple, un fournisseur ou des clients, doit être approuvée au préalable par le service administratif. À défaut, il peut aussi s'agir du service de l'entreprise assurant le suivi de la fonction achat – souvent complémentaire à la fonction pay.

La procédure d’approbation s’avère plus ou moins stricte.

• Dans une forme simple, elle peut être limitée à un ou deux échelons hiérarchiques, et ne demander que quelques informations d’ordre descriptif. 

• Dans une forme rigide, elle peut concerner de nombreux intervenants, et nécessiter un grand détail d’information, notamment en termes de ROI estimé et d’accord budgétaire. 

De la même manière, des processus d’achat internes et d’accord sur les dépenses professionnelles ou sur les notes de frais, extrêmement strictes et détaillées ont pu être mis en place. La supervision globale par un logiciel de processus achat est tout particulièrement recommandée pour accéder à l'ensemble des informations pertinentes, dégager des solutions de réduction des coûts et dépenses et améliorer la qualité globale des achats pour l'entreprise ou ses clients.

Elles peuvent faire l’objet de documents très formels et le moindre non-respect des procédures (prix excessif, volume trop important de commandes...) est susceptible d’entraîner des sanctions.

Bien souvent, ces procédures internes centralisées s’accompagnent de budgets prévisionnels, qui visent à contrôler en permanence les évolutions des dépenses professionnelles par rapport aux prévisions.

Le processus centralisé apporte quatre avantages clés

• La prudence des collaborateurs dans l’engagement des dépenses : il n’y a pas d’achats d’impulsion ou d’urgence (qui sont pourtant parfois justifiés). Chacune des commandes rentre dans un cycle d'achat bien déterminé, selon la nature du produit ou du service. L'amortissement de l'achat peut ensuite être pris en compte pendant plusieurs années au besoin.

• Les dépenses professionnelles sont analysées par plusieurs collaborateurs de plusieurs départements de manière indépendante, ce qui peut permettre d’identifier des anomalies ou des optimisations. La définition d'indicateurs de performance et KPI est particulièrement adaptée à la gestion d'un processus achat à l'intérieur d'une organisation.

• Les négociations fournisseurs sont rendues plus strictes et peuvent ainsi permettre de dégager des économies, les relations avec le fournisseur sont plus exigeantes car moins personnelles.

• Les affectations budgétaires et analytiques peuvent suivre les dépenses professionnelles (et souvent les notes de frais) de façon plus rigoureuse, car validées systématiquement par un collaborateur expérimenté. Les erreurs dans les affectations sont extrêmement ennuyeuses car elles faussent toutes les analyses. 

En contrepartie le processus d’achat centralisé présente des inconvénients significatifs :

• Les collaborateurs passent du temps à saisir et gérer les informations, qui parfois consistent à expliquer à un collaborateur éloigné dans d'autres services des informations très basiques (prix maximal, type de produits, processus pour l'achat en ligne...).

• Les collaborateurs peuvent être déresponsabilisés en essayant de faire des demandes de dépenses professionnelles, sans s’impliquer dans la réduction des dépenses et des notes de frais.

• L’aspect budgétaire, indispensable en soi, ne doit pas alourdir toute la gestion par des explications répétées. Au fil des années, les circonstances de marché peuvent nécessiter une adaptation rapide que la procédure centralisée a du mal à prendre en compte. 

• Les conflits entre collaborateurs peuvent être ravivés et même devenir pesants. Ils n’ont pas toujours les mêmes objectifs : un collaborateur à la comptabilité exige de la rigueur et le collaborateur commercial a besoin de rapidité ! 

Ce n’est pas un hasard si de nombreuses entreprises américaines, parmi les plus performantes, ont choisi de décentraliser au maximum les décisions d’achat de produits ou services.

Il s’agit aussi bien des dépenses professionnelles que des notes de frais, pour lesquels les contrôles sont réduits dans toute la mesure du possible.

La gestion décentralisée est moderne en responsabilisant les collaborateurs sur des objectifs business et en leur donnant toute l’autonomie pour les réaliser. Cela conduit, in fine, à une optimisation du processus achat et de sa performance pour l'ensemble du service ou de l'organisation, incluant les relations avec les clients ou un fournisseur. Ne laissez plus le paiement des factures au hasard et impliquez l'ensemble des métiers présents dans l'entreprise dans la réduction des coûts et des prix !

Les collaborateurs ont ainsi l’impression de faire partie d’une petite « société » et feront davantage preuve d’imagination ou initiative dans la mise en œuvre de leur gestion.

Prenons un exemple tout simple :

Le collaborateur prend de lui-même l’initiative de réduire ses frais de transport en souscrivant une carte de réduction, plutôt que d’attendre que le service achat le lui recommande. 

De manière générale, la gestion décentralisée du cycle d'achat part du postulat que le temps passé à contrôler dans le détail chaque dépense représente un coût supérieur aux gains éventuels, tout en ralentissant les décisions et en engendrant souvent des tensions internes. Sur plusieurs années, cela peut représenter des économies considérables sur chaque ligne budgétaire et sur la gestion de nombreux contrats.

Le bilan de la gestion décentralisée des achats peut se résumer en quelques points clés :

• Les départements et les collaborateurs rattachés disposent d’un budget de fonctionnement propre, défini à l’avance leur simplifiant à tous les niveaux le travail courant, 
• Les collaborateurs sont eux-mêmes motivés à faire mieux que le budget, c’est-à-dire à dépenser moins que prévu : des économies sur lesquelles ils seront récompensés, 
• À intervalles réguliers les administrateurs ont leur mot à dire : contrôle, suivi, analyse et recommandations. 

Un système qui combine les deux, c’est possible !

On l’a vu, il est très difficile de concilier l’autonomie, la responsabilisation, les négociations fournisseur et la rigueur des chiffres de gestion.

C’est pourtant un sujet qui concerne de nombreuses dépenses professionnelles, mais également les notes de frais.

Pour y parvenir, il est important de réfléchir soigneusement et de structurer l’organisation :

• Certaines dépenses seront centralisées car elles le méritent pleinement, notamment pour les négociations fournisseurs, il faut les lister et s’assurer que ceci soit respecté ; 
• Certaines agences éloignées géographiquement, ont besoin d’une certaine autonomie, il faut absolument leur en donner tout en gardant le contrôle ; 
• Certaines dépenses ne méritent pas une surveillance préalable, elles doivent faire l’objet d’une décentralisation formalisée ; 
• Des tableaux de bord réguliers (chaque mois) permettent de piloter l’entreprise. 

C’est donc par une réflexion en amont, et par une organisation formelle des délégations et métiers des niveaux d’informations requis que chaque collaborateur se sentira à l’aise.

Formaliser en amont, informer largement les collaborateurs et faire respecter les procédures : voilà les conditions d’une décentralisation efficace et rigoureuse à mener sur plusieurs années.

La responsabilisation facilitée par les technologies des cartes de paiement d’entreprise

Grâce aux nouvelles technologies et aux cartes de paiement d’entreprise de nouvelle génération, il est possible de concilier souplesse et rigueur dans les achats.

Chaque collaborateur dispose d’une carte de paiement sécurisée en temps réel qu’il peut utiliser de manière autonome.

Ces cartes de paiement sont utilisables avec des règles très strictes de montant, de calendrier et même de nature de dépense, définies et gérées en temps réel à l’écran.

Un simple clic suffit pour activer ou désactiver une carte.

Les dépenses n’entrant pas dans les critères d’autorisation définis par la politique d'achat de l'entreprise sont tout simplement refusées. En aval, les traitements administratifs et comptables sont entièrement automatisés. Dès le paiement effectué, le collaborateur prend en photo le justificatif et complète les informations proposées.

La nature de la dépense est proposée par défaut. Les montants et la TVA sont directement affichés. Les managers et les comptables profitent alors d’une vue complète et en temps réel des dépenses, y compris les justificatifs. Facile pour eux de contrôler les bonnes imputations et les informations essentielles (code analytique, code affaire par exemple…).

Cette organisation présente de nombreux avantages :

• Responsabilisation des collaborateurs dans des limites définies et connues de tous ; 
• Information immédiate et complète sur les dépenses ; 
• Automatisation des processus, gain de temps et simplicité en bonus. 

Les nouvelles technologies de paiement avec les carte corporate apportent ainsi une réelle avancée dans la gestion pour la rendre plus réactive, et plus souple.

Carte corporate Mooncard : un facteur de succès

Avec les cartes entreprise Mooncard, inutile de détenir un PhD en chaîne d'approvisionnement et supply pour réduire vos coûts. Vous obtenez un contrôle total sur vos dépenses d'entreprise grâce à un logiciel de gestion fonctionnant en temps réel. Le dirigeant pilote les cartes de paiement Mooncard directement sur son interface dédiée et peut agir sur différents critères comme :

• Le type de dépense effectuée ;
• Les jours où les débits sont possibles ;
• Le plafond journalier, et ce pour chacune des cartes de son entreprise.

La gestion des justificatifs des notes de frais se fait également en ligne. Une fois la dépense faite, vous reliez le justificatif à la dépense en le prenant en photo ou en l'envoyant à une adresse email dédiée à votre espace personnel. La solution Mooncard vous permet ainsi un gain de temps considérable en termes de gestion de note de frais : plus d'avance de frais de la part de vos collaborateurs, plus de tableau Excel à remplir et surtout plus la peine de courir après les justificatifs ! Demandez votre démo Mooncard.

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