Fonction achat en entreprise : ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce que la fonction achat ?

La « fonction achat » est un concept business apparu à la fin des années 1980. Elle englobe l'ensemble des aspects liés à la gestion des achats au sein de l'entreprise, pour des produits ou services liés directement ou indirectement à son activité. Il peut s'agir par exemple :

• Des matières premières nécessaires au processus de production ;
• De l'approvisionnement en pièces détachées par un ou plusieurs fournisseurs ;
• Des cadeaux et « goodies » proposés à tous les clients ou à un client spécifique ;
• Du contrat d'entretien ménager de vos locaux de travail ;
• D'une prestation de conseil en management assurée par des experts extérieurs à l'organisation...

D'un point de vue organisationnel, la fonction achat peut prendre différentes formes au sein d'une entreprise :

• Son pilotage peut être assuré par un service ou une « direction achat » centralisée, disposant de l'accès intégral aux outils internes de gestion et analyse de la dépense.

• Les achats peuvent aussi relever d'un autre directeur au sein des organisations, comme la direction de la comptabilité ou la direction commerciale.

• Dans bien des cas, la fonction achat reste pour l'instant diluée entre plusieurs services et responsabilités – ce qui peut nuire à la performance et à la politique d'achat globale de l'entreprise auprès de ses fournisseurs.

Quelles sont les principales missions de la fonction achat ?

Les missions assumées par la direction ou fonction achat sont multiples et fondamentales pour la stratégie plus globale de l'entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs :

• Elle veille à la maîtrise des coûts générés par la politique d'achat de l'entreprise. Il s'agit d'assurer l'approvisionnement (également appelé fonction « supply » ou « procurement ») de l'organisation au meilleur prix. Un management efficace de la fonction achat peut entraîner des économies financières considérables, qui se répercuteront sur le bénéfice réalisé et la performance commerciale.

• Elle contrôle simultanément la qualité des produits et services achetés, sans se tenir à une pure logique de rationalisation des coûts. L'acheteur ou les acheteurs au sein de l'entreprise ont donc pour principale responsabilité de rechercher les solutions présentant la meilleure relation qualité / prix.

• Elle apporte aux organes de direction une vision stratégique des achats et des besoins de l'entreprise. Une fonction achat bien agencée fait partie intégrante des outils internes de management, et la position du département achats peut être prise en compte pour la prise de décisions importantes.

La fonction achat détient donc de nombreuses clés pour la performance plus globale de l'entreprise. Son organisation, surtout réservée aux plus grands groupes par le passé, touche maintenant des entreprises de toutes tailles, y compris les PME. La diffusion de logiciels achat de nouvelle génération, souvent à tarif accessible ou disponibles en mode SaaS, explique en partie cette montée en puissance.

Comment bien organiser la fonction achat en entreprise ?

Il ne tient qu'à vous d'organiser vos services achats au bénéfice de vos objectifs business et, in fine, de la satisfaction de vos clients ! Certains bons réflexes vous permettront d'assurer un bon niveau de performance et de diminuer progressivement vos charges fixes :

• Recrutez des collaborateurs spécialisés et experts pour optimiser votre processus achat. La recherche des meilleurs talents est l'une des clés pour rationaliser les coûts de fonctionnement de votre organisation. Les profils retenus devront manifester une bonne compréhension des besoins de chaque direction de l'entreprise, et une aisance à manipuler et interpréter les données financières. Ils doivent aussi être en capacité de cultiver des relations de qualité avec chaque fournisseur stratégique de l'entreprise.

• Mettez en place les outils technologiques adaptés. Dans une petite structure, un fichier informatique maison (Excel ou autre) peut s'avérer suffisant. Bien souvent toutefois, il est préférable de vous orienter vers une solution logicielle plus avancée. Vous disposez ainsi des meilleurs outils d'analyse et management pour les prochaines années.

L'optimisation du processus d'achat passe également par le recensement exhaustif des dépenses de l'entreprise, et leur catégorisation par ordre d'importance stratégique. Par exemple des achats de classe C, non récurrents et non critiques pour votre organisation, peuvent faire l'objet d'une procédure de validation simplifiée pour l'acheteur et les fournisseurs.

Production, chaîne d'approvisionnement ou procurement, réduction des coûts, satisfaction client, politique d'innovation... La fonction achat est typiquement au cœur de tous les enjeux des organisations. Le suivi intégral des dépenses de l'entreprise peut apporter à chaque directeur une vision plus claire des enjeux. Découvrez les nombreux avantages des solutions Mooncard pour la gestion optimisée de vos achats internes, et réservez une démo !