L’hôtellerie va de pair avec des dépenses qu’on appelle charges d’exploitation hôtelière. Le contrôle des coûts est indispensable pour optimiser le chiffre d’affaires de l’hôtel sans nécessairement soumettre des factures mirobolantes aux voyageurs d’affaires et particuliers qui y séjournent. Voici quelques pistes à explorer pour fluidifier la gestion des dépenses de l’entreprise.
Établir un budget prévisionnel
L’hôtel est une entreprise et à cet effet, la politique de gestion hôtelière doit être stratégique. L’établissement d’un budget prévisionnel est une solution qui permet d’anticiper les coûts d’exploitation en identifiant les principaux postes de dépenses hôtelières. Cela inclut par exemple l’achat de linges de lit, de rideaux…auprès de fournisseurs comme Linvosges Hôtellerie. Les opérations de maintenance par les fournisseurs de matériel informatique, les chauffagistes et autres entreprises spécialisées doivent également être estimées.
C’est sans négliger le paiement des factures d’énergie, des factures de télécommunication, le paiement des salaires, les voyages professionnels…
Plus le budget prévisionnel en hôtellerie est détaillé, plus la gestion des coûts d’exploitation des hôtels est simple. Il est indispensable de prévoir une marge dans les coûts estimés en fonction de l’affluence des voyageurs, des périodes de réservation/voyages les plus plébiscitées et de la fréquence des entretiens périodiques, entre autres données importantes.
Compresser les charges
On pourrait penser qu’il est impossible de réduire les coûts de fonctionnement des hôtels et pourtant, ces entreprises disposent de nombreuses options.
Il est par exemple possible d’alléger la masse salariale en adaptant l’effectif du personnel au taux d’occupation et de réservation de l’hôtel. Le chiffre d’affaires peut alors se stabiliser, voire augmenter.
Choisir une solution de nettoyage adaptée à chaque surface est également une excellente option qui assure la longévité des installations et qui réduit la quantité de produits nécessaire à l’entretien des entreprises.
Doter l’entreprise hôtelière d’installations peu énergivores est toujours efficace. D’une part, les voyageurs se laissent davantage séduire par les hôtels soucieux de leur impact écologique. Le volume de réservation devrait donc augmenter. D’autre part, les factures seront moins conséquentes. En parallèle, la mise en place d’une politique éco responsable optimise les frais.
Automatiser le suivi des dépenses
Les entreprises hôtelières effectuent différentes dépenses. Les voyages d’affaires, le règlement des fournisseurs, les éventuels remboursements dus aux voyageurs annulant leur réservation, le remplacement du mobilier et des installations vétustes ou dégradées…tout cela représente des coûts auxquels les hôtels n’échappent pas. Si certains frais comme ceux liés aux voyages peuvent être anticipés par l’entreprise, d’autres données sont imprévues.
Les données financières de l’entreprise devant être maintenues à jour, un suivi en temps réel de chaque paiement est vivement conseillé en hôtellerie. L’adoption d’une solution de paiement apte à collecter les données comptables et personnalisables conformément à la politique de gestion hôtelière serait un véritable atout.
Mooncard simplifie la gestion des dépenses hôtelières grâce à sa carte de paiement paramétrable suivant les besoins et la politique interne de chaque hôtel. Réservez une démo pour comprendre les avantages de cette solution simplifiant la gestion des achats auprès des fournisseurs et le paiement de toutes les dépenses hôtelières.
