Die Verwaltung der Ausgaben eines Unternehmens muss transparent und effizient erfolgen. Genau dafür wurde die innovative Technologie von Mooncard entwickelt. Wir glauben aber auch, dass Technologie einen Unterschied machen kann, wenn sie mit Menschen verbunden ist - und hier kommt unser Account-Management-Team ins Spiel.
Wir haben uns mit Vadim, einem unserer Account Manager für die DACH-Region, getroffen und ihn gebeten, uns von seinen Aufgaben zu erzählen. Außerdem erklärte er uns, wie er Unternehmen, die Mooncard verwenden, dabei hilft, die Verwaltung ihrer Ausgaben zu optimieren.
Wie würdest du als Account Manager deine Aufgabe beschreiben?
Meine Mission besteht darin, unseren Kunden eine ideale Mooncard-Erfahrung zu sichern und außerdem dafür zu sorgen, dass unsere Lösung ihren Bedürfnissen entspricht. In der Einrichtungs- und Onboarding-Phase für unser Produkt bin ich besonders präsent, aber danach verschwinde ich natürlich nicht ! Ich bleibe der Hauptansprechpartner für den Kunden und biete ihm bei Bedarf Unterstützung und Schulungen an.
Wie sieht ein ganz normaler Tag für dich aus?
Ein normaler Tag kann sehr unterschiedliche Formen annehmen, aber die Kommunikation mit den Unternehmenskunden und sogar den internen Teams ist immer wiederkehrend. Am Vormittag kann es sein, dass ich mich um das Onboarding eines neuen Kunden kümmere, dann ein Jahresgespräch mit einem bestehenden Kunden führe, bevor ich am Nachmittag z. B. mit unseren Entwicklern eine neue Funktion bespreche oder mich sogar mit Buchhaltungssoftware wie DATEV oder BMD beschäftige. Wir entwickeln unser Produkt unablässig weiter, also besteht ein wichtiger Teil meiner Aufgabe darin, zu erfassen und weiterzugeben, wie wir das Produkt besser auf die Marktbedürfnisse zuschneiden können.
Was kann ein neuer Kunde während des Onboarding-Prozesses von einem Account Manager erwarten?
Nachdem ein Unternehmen sich bei Mooncard registriert hat, nimmt ein Account Manager Kontakt auf und stellt sich vor. Die ersten Schritte bei der Einrichtung des Produkts sind unkompliziert, deshalb lassen wir die Kunden diese gerne in ihrer eigenen Geschwindigkeit umsetzen, sofern sie keine Fragen haben. Sie können uns dann einfach Bescheid geben, sobald ihr Konto live ist. Mooncard ist eine sehr flexible Lösung. Dadurch können wir den Onboarding-Support sowie eventuelle Schulungen oder Einrichtungen direkt mit den tatsächlichen Kontoeinstellungen des Kunden vornehmen, wenn gewünscht.
Sieht der Onboarding-Prozess für alle Unternehmen gleich aus?
Tut er nicht, und genau das gefällt mir an meinem Job. Wir arbeiten mit Unternehmen verschiedenster Größenklassen und Branchen zusammen, da gibt es unterschiedliche Anforderungen. Tatsächlich nennen wir die erste Onboarding-Phase den „Discovery Call“. Anhand dieses Gesprächs entwickle ich den Plan für das anstehende Onboarding. In kleineren Betrieben kann es sein, dass sich die Finanzabteilung um alles kümmert, aber in größeren Unternehmen kann es mehrere Zuständige aus verschiedenen Abteilungen geben. In solchen Fällen plane ich gerne ein Gespräch dafür, die Grundlagen zur Einrichtung der Unternehmenskarte und Optionen zur Spesenabrechnung durchzugehen, um bestimmte Themen danach nur mit den relevanten Abteilungen zu besprechen. So gehe ich vielleicht bei der Personalabteilung bezüglich der Genehmigungsworkflows mehr ins Detail, während ich die Buchhaltungscodes mit dem Buchhalter des Unternehmens durchgehe.
Wie stellst du nach Abschluss des Onboardings sicher, dass das Unternehmen sich gut bei Mooncard aufgehoben fühlt?
Am wichtigsten ist, glaube ich, dass wir uns als die Stimme des Kunden innerhalb von Mooncard betrachten. Jeder Account Manager verfügt über ein eigenes Portfolio von Unternehmen, damit wir die Möglichkeit haben, unsere Kunden kennenzulernen und deren Anforderungen an die Lösung zu verstehen. Das bedeutet zum einen, dass wir reaktiver vorgehen, wenn einmal etwas schiefläuft, zum anderen aber auch, dass wir unseren Kunden proaktiv Optimierungsmöglichkeiten oder neue Funktionen vorschlagen können, damit sie ihre Ausgaben noch produktiver verwalten können.
Kannst du uns ein paar Beispiele für Best Practices nennen, die du deinen Kunden empfiehlst?
Das kommt ganz auf die Phase an, in der sich das jeweilige Unternehmen befindet, aber wenn ein Kunde gerade dabei ist, Mooncard zu implementieren, empfehle ich eigentlich immer eine Schulungsveranstaltung für alle Mitarbeiter, die mit der Lösung arbeiten werden. Unsere Anwendung ist sehr intuitiv, aber bei der Einführung neuer Prozesse ist es immer vorteilhaft, wenn diese direkt zu Beginn einmal demonstriert werden.Ich denke, es ist immer gut zu betonen, dass das Unternehmen direkt Geld spart, wenn ein Mitarbeiter ein Foto von einem Beleg macht, da die Mehrwertsteuer dann abgezogen werden kann. Bei einem Steuersatz von 7 bis 19 % ist das schnell eine ziemlich große Summe!
Bei Unternehmen, die Mooncard schon ein paar Monate verwenden, empfehle ich, noch einmal einen Schritt zurückzugehen und zu überprüfen, ob die Genehmigungsworkflows effizient gestaltet sind und für alle Beteiligten gut funktionieren. Wir nutzen Transaktionsdaten, die direkt aus dem VISA-Netzwerk stammen. Dieses stellt uns nicht vor dieselbe Fehlerproblematik wie OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung). Manchmal sind gar nicht so viele Überprüfungen nötig, wie die Unternehmen zunächst angenommen haben!
Hier die letzte Frage an dich, Vadim: Was ist für dich das Beste an der Arbeit bei Mooncard?
Die Menschen! Ich habe es ja schon erwähnt: Ich arbeite mit Menschen aus vielen verschiedenen Abteilungen zusammen. Und alle davon sind stets professionell, flexibel und verständnisvoll. Das macht die Betreuung meiner Kunden viel einfacher und meine Arbeit sehr angenehm.
