Die konfigurierbare Unternehmenskarte von Mooncard
Mitarbeiter wird eine Mooncard-Zahlungskarte vergeben, mit der alle Geschäftsausgaben getätigt werden können.
Ausgabenkontrolle in Echtzeit
Über die App lassen sich alle Ausgaben verfolgen und ergänzen.
Vereinfachte Buchführung
Eine automatisierte Lösung im Dienste der Buchhaltung (Rückerstattung der Mehrwertsteuer, Übermittlung der Belege, Erstellung benutzerdefinierter Buchungssätze).
Produktivitätssteigerung
Nutzen Sie die Zeit, die Sie andernfalls mit der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verbracht hätten, für Aufgaben mit höherem Mehrwert.
Was ist eine Reisekosten-App?
Eine Reisekosten-App ist eine Software bzw. eine mobile App, die konzipiert und entwickelt wurde, um den geschäftlichen Erfordernissen von Unternehmen gerecht zu werden. Dieses auf Smartphone oder Tablet verfügbare Tool dient dem Zweck, Mitarbeitern und Führungskräften den Unternehmensalltag zu erleichtern. Es handelt sich dabei um eine elektronische Lösung, mit der Sie Ihre Reisekosten abrechnen können – Ausgabenposten, deren manuelle Bearbeitung mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Dank dieser Software werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, diese Aufgabe im Falle von Geschäftsreisen auf effiziente Art und Weise zu bewältigen.
Warum sollten Sie sich mit einer Reisekosten-App ausstatten?
Reisekosten zählen zu den Ausgabenposten, die für Unternehmen ein hohes Maß an Kosten verursachen können. Noch kostspieliger wird es jedoch dann, wenn gleich mehrere Mitarbeiter regelmäßig Geschäftsreisen unternehmen. Daher ist ein Tool wie die mobile Reisekosten-App für Unternehmen von besonderem Interesse. Diese Software stellt eine äußerst zuverlässige Lösung dar, um die Verwaltung der Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen weitestgehend zu optimieren. Zwecks Übermittlung der benötigten Informationen ist für Mitarbeiter, die eine solche App nutzen, nur ein einziger Schritt erforderlich. Durch den Einsatz einer Software zur Verwaltung von Ausgabeposten ist das Risiko wesentlich geringer, dass Belege vergessen und bei der Abrechnung Fehler begangen werden. Reisekosten-Apps sorgen auf jeder Unternehmensebene für einen erheblichen Zeitgewinn.
Eine falsche Reisekostenabrechnung im Zusammenhang mit Spesen und sonstigen geschäftlichen Ausgaben kann für Unternehmen außerordentliche Geldstrafen zur Folge haben. Eine Software oder mobile App, die der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen dient, macht es hingegen möglich, derartige Ausgaben zu bearbeiten, ohne den geringsten Fehler zu begehen. Die unterschiedlichen Versionen dieser Apps funktionieren dahingehend, dass Missbrauch und Fehler weitestgehend ausgeschlossen werden können. Durch die automatisierte Reisekostenabrechnung wird dieses Verfahren für Unternehmen zuverlässiger und ermöglicht darüber hinaus eine schnelle Rückerstattung von durch Mitarbeiter geleisteten Spesenvorschüssen. Dadurch, dass die Belege digital archiviert und übermittelt werden, lässt sich deren Gültigkeit überdies sehr viel einfacher nachweisen und überprüfen.
Welche Funktionen bietet eine Reisekosten-App?
Eine App fungiert als Zentralisierungs- und Automatisierungsplattform, die es ermöglicht, Reisekostenabrechnungen von nur einem einzigen mobilen Tool aus zu verwalten. Um dieser für die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens so entscheidenden Rolle gerecht zu werden, ist diese Lösung mit mehreren Funktionen ausgestattet. Sie ist darauf ausgerichtet, dass jede Phase der Verwaltung von im Rahmen einer Geschäftsreise getätigten Ausgaben berücksichtigt wird.
Software oder mobile Apps zur Verwaltung von Spesenabrechnungen bieten eine ganze Reihe unterschiedlicher Funktionen, wie unter anderem:
- die Verfolgung aller geschäftlichen Ausgaben in Echtzeit;
- die Digitalisierung von Belegen im Buchhaltungsprozess, indem diese gescannt oder mit dem Smartphone abfotografiert werden;
- die Verfügbarkeit einer mobilen Lösung, die eine Nutzung der Software zur Entmaterialisierung der betreffenden Belege von jedem beliebigen Ort aus ermöglicht;
- die effiziente Archivierung von Rechnungen und anderen digitalisierten Belegen für eine papierlose Reisekostenabrechnung.
- Diese Aufzählung ist nicht erschöpfend, da die betreffenden Softwareprogramme nicht alle über dieselben Funktionen verfügen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Wahl von Ihren spezifischen Erfordernissen abhängig zu machen.
Welche ist die beste Reisekosten-App?
In einer Branche, in der Softwareentwickler ein sehr hohes Maß an Kreativität an den Tage legen, können mit Recht gleich mehrere Spesenabrechnungsprogramme als die besten betrachtet werden. Einige dieser Anwendungen wie beispielsweise N2F oder Lexware, bei denen es sich um dedizierte Lösungen handelt, besitzen den Vorteil, dass sie den Anforderungen zahlreicher Unternehmen entsprechen. Jedoch bieten diese keine Bank- bzw. Zahlungskarten an. Die Tatsache, keine – physische oder virtuelle – Bankkarte nutzen zu können, stellt für viele Unternehmen ein echtes Hindernis dar.
Andere Softwarelösungen, wie zum Beispiel die von Mooncard, ermöglichen hingegen die Nutzung von höchst sicheren Visa-Zahlungskarten mit Ausgabenlimit. Neben der Möglichkeit, diese als Bankkarte bzw. als Zahlungsmittel zu nutzen, ist dies ein Tool, das sich genauestens konfigurieren lässt.
Welche Vorteile bietet eine Reisekosten-App?
Eine Spesenabrechnungssoftware bietet einem Unternehmen hinsichtlich der Rechnungsführung zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise Bank- bzw. Zahlungskarten. Eine solche Lösung ist Mitarbeitern bei der tagtäglichen Ausführung diverser Aufgaben eine besonders große Hilfe. Dank dieses mobilen Tools können letztere völlig mühelos ihre Reisekostenabrechnungen erfassen, übersenden, bearbeiten und Kosten zurückerstatten lassen. Diese unterschiedlichen Vorgänge können über die benutzerfreundliche Spesenabrechnungssoftware von einem Smartphone aus an jedem beliebigen Ort ausgeführt werden: ob von zu Hause aus, im Büro oder während einer Geschäftsreise.
Für Unternehmen bringt eine Reisekostenabrechnungssoftware eine ganze Bandbreite an Vorteilen mit sich. Dieses mobile Tool ermöglicht die Vereinfachung der Aufgaben der Gesamtheit aller Abteilungen. Darüber hinaus erleichtert eine derartige mobile Lösung auch die Berechnung der Ausgaben, die Prüfung von Reisekostenabrechnungen sowie Analysen und Berichterstattungen. Zurückzuführen ist dies unter anderem auf die Entmaterialisierung der Reisekostenbelege sowie auf den Zugang des Unternehmens zu verlässlicheren Daten. Abgesehen von der Zeitersparnis lassen sich mit der mobilen App auch erhebliche finanzielle Einsparungen sowie die Vereinfachung buchhalterischer Vorgänge erzielen. Überdies handelt es sich dabei um eine umweltfreundliche Lösung, da sie vorzugsweise mit digitalisierten Belegen arbeitet. In diesem Zusammenhang sollte nicht unerwähnt bleiben, dass Softwareprogramme nicht die einzige Möglichkeit der papierlosen Verwaltung von Reisekostenabrechnungen darstellen. Um diese Ausgabenposten zu verwalten, können Unternehmen ebenfalls auf Bank- bzw. Zahlungskarten zurückgreifen. Einem jeden Nutzer steht eine seinen Bedürfnissen entsprechende Lösung zur Digitalisierung von Kostenbelegen zur Verfügung, ob Unternehmenskarten der neuesten Generation oder klassische Karten. Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, eine virtuelle oder physische Karte zu nutzen.
Was kostet eine Reisekosten-App?
Die Kosten für Lösungen zur Vereinfachung von Buchhaltungsprozessen oder zur Digitalisierung von Reisekostenbelegen sind von mehreren Faktoren abhängig. Einige dieser Tools sind sogar kostenlos zugänglich. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Wahl von Ihren Bedürfnissen abhängig zu machen. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie die Funktionalitäten der auf dem Markt verfügbaren Spesenabrechnungs-Apps eingehend überprüfen. Um die Chancen zu erhöhen, diese Programme zum jeweils besten Preis zu erhalten, ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu überlegen, welche Erwartungen in diesem Zusammenhang zu erfüllen sind.
Natürlich sind Tools, die gleich mehrere Funktionen, wie etwa die Digitalisierung von Belegen oder Optionen wie Bankkarten anbieten, ein wenig kostspieliger. Für welche Softwarelösung Sie sich letztendlich entscheiden, hängt also davon ab, welche Ziele Sie damit verfolgen und welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen.
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Unser Team ist von Montag bis Freitag zwischen 9 und 18:30 Uhr für Sie da. Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Mooncard-Lösung und erstellen ein maßgeschneidertes Angebot mit Ihnen, das dem Bedarf Ihres Unternehmens entspricht.