In quale fase della vita della vostra azienda rientra l'introduzione di Mooncard?
Tra il 2018 e il 2019, GEXPERTISE ha portato avanti una trasformazione digitale della propria organizzazione, in particolare a livello dell’ambiente finanziario.
Abbiamo cambiato il nostro sistema contabile per passare a un sistema più tecnologico, in modo da connettere tutte le applicazioni di gestione: fatture, reclutamento, gestione delle paghe… La seconda fase di questa trasformazione consisteva nell'avere una maggiore leggibilità degli incassi e degli esborsi. Siamo distribuiti su 7 agenzie: quando i nostri responsabili di agenzia non sono presso la sede del Gruppo, non hanno mezzi di pagamento in mano. Il fatto di disporre di una carta di pagamento era quindi un primo bisogno per consentire di disporre di una modalità di pagamento che si avvicinasse il più possibile ai collaboratori.
In secondo luogo, dovevamo limitare il più possibile il ricorso alle note spese, anche se nel nostro ERP il modulo spese è molto intuitivo: si fotografano i documenti giustificativi con il telefono, si sceglie un articolo, un codice IVA, si invia, il processo di convalida è esclusivamente digitale, ecc. Tuttavia, ciò richiede che i collaboratori anticipino i soldi, richiede un processo di verifica linea per linea da parte del manager e un processo di contabilizzazione e non ha esattamente la stessa semplicità di un metodo di pagamento dell'azienda messo a disposizione dei collaboratori. Ecco perché ci siamo rivolti a una soluzione di carte di pagamento, soprattutto per i nostri responsabili di agenzia e per le funzioni amministrative, che devono fare ordini online.
A quali esigenze risponde Mooncard?
Nel nostro mestiere ci spostiamo molto, questo comporta spese come la prenotazione di alloggi. La prenotazione di alloggi oggi avviene quasi esclusivamente online tramite carta di credito. E il fatto che il nostro responsabile amministrativo e la nostra assistente di direzione dispongano di una carta Mooncard facilita la prenotazione di hotel a monte per i nostri team operativi. Mooncard ci permette anche di effettuare tutti i nostri acquisti online, che si tratti di acquisti di materiali, fast-food, che si tratti di pagare il nostro web hosting ecc. Ancora una volta, Mooncard verrà utilizzata come metodo di pagamento.
Se si deve riassumere Mooncard, direi: facilità d’uso, mezzo messo nelle mani dei collaboratori, facilità di registrazione dei giustificativi e del monitoraggio della spesa fino alla conferma da parte dell’utente, gestione dematerializzata da parte della catena contabile e manageriale per poter recuperare la spesa, il giustificativo e non c’è bisogno di correre dietro le voci della carta di credito, a differenza dei sistemi “vecchia maniera”. Anche il sistema di avviso alla direzione in caso di importi importanti o massimali che stanno per essere raggiunti è utile. Quindi in questo modo, Mooncard ha fornito una semplificazione ai collaboratori, una leggibilità al manager e una grande semplificazione ai team finanziari.
Cosa ha cambiato Mooncard nell’attività quotidiana della tua azienda?
La facilità di caricamento del giustificativo, di selezione dell'articolo (natura di spesa), il codice analitico, l'aliquota IVA e il salvataggio. Questo è davvero il primo anello della catena, cioè quello dell’utente, è davvero molto comodo e gli utenti non devono conservare i documenti giustificativi, inviarli alla sede, spiegare il motivo della spesa, mettere sul retro i codici analitici ecc.; inseriscono direttamente tutto sull’app.
Consigliereste Mooncard ad altre aziende?
Certo, ne parlo regolarmente intorno a me. Parliamo della soluzione, la raccomandiamo. Mooncard è un elemento da integrare in un processo di trasformazione digitale di un’azienda o della funzione finanza e risponde all’importante necessità di rendere disponibile un metodo di pagamento per gli utenti.
Infatti, sarebbe un peccato fare una trasformazione digitale della funzione finanziaria e non pensare necessariamente al mezzo di pagamento, perché si rischierebbe di perdere un elemento di tale trasformazione.
