Rimborso per spese di viaggio e soggiorno

Spese di viaggio 

La trasferta implica uno spostamento provvisorio per soddisfare esigenze di servizio di carattere contingente, che implicano un cambio temporaneo dei giorni o dell’orario di lavoro e, in alcuni casi, l’esigenza di sottoscrivere anche una polizza per l’assicurazione delle spese di viaggio.

Spese di viaggio che, in senso stretto includono i costi per il mero spostamento fisico del dipendente con mezzo proprio o veicolo aziendale e che, in senso lato comprendono invece altre spese funzionali alla trasferta, ossia vitto e alloggio.

Rimborso per spese di viaggio e soggiorno 

Il trattamento della trasferta di lavoro, e il relativo rimborso per spese di viaggio e soggiorno, può essere erogato con tre sistemi, l’uno alternativo all’altro. Si schematizzano nel modo seguente.

Rimborso analitico

Gli art. di legge stabiliscono che, in caso di rimborso analitico per spese di viaggio, vitto e alloggio fuori dal territorio comunale, tali spese (documentate) non concorrono alla formazione del reddito imponibile. Il percettore non subisce tassazione mentre il trattamento fiscale, ossia la deducibilità in capo al committente (IRES, IRPEF e IRAP), è pari a: 180,76 euro per trasferte in Italia e 258,22 per trasferte all’estero.

Rimborso forfettario

Si tratta di un importo fisso giornaliero determinato entro i limiti stabiliti dai contratti collettivi nazionali di categoria per ogni giorno di permanenza in missione lontani della sede abituale di lavoro. Sono esclusi dall’imponibilità in capo al percettore fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per trasferte estere.

Rimborso misto 

Èun sistema ibrido: analitico e forfettario. Se include l’indennità di trasferta più vitto o alloggio analitici, gli importi non sono tassati fino a 30,99 euro al giorno per trasferte in Italia e 51,65 al giorno per trasferte estere; IRES e IRPEF deducibili, IRAP non deducibile. Se include l’indennità di trasferta più vitto e alloggio analitici, non sono tassati fino a 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia e 25,82 al giorno per trasferte estere; IRES e IRPEF deducibili, IRAP deducibile solo per la quota del rimborso analitico.

Conclusioni 

La disciplina del rimborso per spese di viaggio e soggiorno è piuttosto articolata sul piano normativo e contabile. La distinzione delle singole fattispecie e l’applicazione corretta degli articoli di legge può diventare complessa. Gli errori durante il calcolo delle spese di viaggio e soggiorno possono impattare sulla gestione e sulla redditività d’impresa, attribuendo costi errati o maggiorati.

Una delle soluzioni percorribili e più utilizzate in ambito aziendale è quella delle prepagate corporate nominali come la carta corporate Mooncard che eliminano completamente il problema del rimborso. Le card sono collegate ad un conto aziendale per cui il dipendente non dovrà più anticipare costi rimborsabili. Si azzerano così gli errori contabili e le voci di costo sbagliate, grazie anche all’automatizzazione e alla digitalizzazione di tutti i processi di gestione delle spese.

Prenota una dimostrazione con il team Mooncard e sfrutta i vantaggi delle nuove carte di pagamento intelligenti: soluzioni gestionali innovative, sicure e digitali.

Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il rimborso per spese di viaggio e soggiorno si origina ogni volta che il dipendente è tenuto a spostarsi per trasferta di lavoro.
• Le spese di viaggio comprendono i costi di spostamento con mezzo proprio, o veicolo aziendale, e le spese di vitto e alloggio.
• Le forme alternative di rimborso previste dalle leggi pubbliche sono tre: rimborso analitico, forfettario e misto.