Trasferta, viaggio e orario di lavoro
Per trasferta si intende lo spostamento occasionale del dipendente dalla sede abituale di lavoro a una sede straordinaria per esigenze temporanee di servizio. Implica quindi uno spostamento non definitivo per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.
Per viaggio di lavoro o di trasferta si intende il tempo impiegato dal dipendente per effettuare gli spostamenti necessari a raggiungere una sede lavorativa diversa da quella abituale stabilita dal contratto di assunzione.
L’orario di lavoro è definito dal Ministero del Lavoro come l’arco temporale in cui il dipendente è presente in sede, al servizio del datore, e svolge le mansioni per cui è assunto. Il tempo in cui lo stesso resta reperibile non viene considerato parte dell’orario perché non esercita le proprie funzioni.
Il viaggio è orario di lavoro retribuito?
È fondamentale distinguere due casi. Il primo è quello per cui il dipendente raggiunge la sede ordinaria di lavoro e successivamente è tenuto a spostarsi in trasferta: l’attività lavorativa è già cominciata e continua con lo spostamento presso una sede straordinaria. In questo caso il viaggio è orario di lavoro retribuito perché connesso alle proprie mansioni e alle direttive aziendali.
Il secondo caso riguarda lo spostamento del dipendente presso la sede straordinaria senza passare per quella abituale. In questo caso il dipendente può scegliere autonomamente le modalità di viaggio, per cui le ore impiegate per raggiungere la sede straordinaria non sono conteggiate e retribuite. Si desume quindi che il viaggio è orario di lavoro solo a livello teorico ma non sul piano legale. In altre parole, la legge non prevede alcun compenso per questo tipo di spostamento.
Il viaggio di lavoro o di trasferta così inteso rappresenta uno spostamento con valore cosiddetto preparatorio: qualunque sia il mezzo di trasporto, il tempo trascorso su di esso è solo una preparazione allo svolgimento delle proprie mansioni, pertanto non può essere conteggiato entro l’orario di lavoro, né tantomeno rappresenta un presupposto retributivo. Il tempo di viaggio viene quindi incluso nell’orario abituale di lavoro.
Tuttavia, secondo le sentenze della Cassazione tra cui n. 5359 del 2001 e n. 1555 del 2003, il disagio connesso alla trasferta, fisica o materiale, deve essere comunque risarcito per legge al dipendente tramite indennità di trasferta.
Il viaggio è orario di lavoro rimborsabile?
La contrattazione collettiva nazionale prevede che le ore di viaggio vengano compensate con la retribuzione oraria ordinaria o tramite una percentuale. Tali ore differiscono dall’indennità di trasferta che ha funzione compensativa per il disagio, anche di tipo economico, arrecato per il cambio temporaneo di sede.
Conclusioni
La disciplina del viaggio, connessa all’orario di lavoro, è molto più ampia di quanto sembri e si intreccia anche con una serie di aspetti tra cui la questione dei costi sostenuti in trasferta: le cosiddette spese di viaggio. Si tratta dei costi di trasporto, vitto e alloggio, e altri costi accessori contemplati di volta in volta dalle singole aziende.
Tali esborsi implicano ovviamente un calcolo delle spese di viaggio e un successivo rimborso spese di viaggio. Con la prima procedura si conteggiano i costi anticipati dal dipendente in trasferta, con la seconda si intende l’erogazione in busta paga degli importi dovuti dall’azienda. Alcune di queste spese, come quelle mediche in circostanze eccezionali, vedi il caso delle trasferte aeree, comportano anche la necessità di sottoscrivere talune forme di assicurazione delle spese di viaggio: polizze connesse a un premio da erogare all’assicurato in caso di danni specifici.
Dal punto di vista aziendale l’intera disciplina diventa complessa e articolata. Note spese a carico dei dipendenti e relativa compilazione con inserimento delle voci di costo esatte e degli importi corretti. Controllo, rettifica e liquidazione finale. Tutta la procedura è costellata da potenziali errori contabili che impattano sulla deducibilità e sulla redditività d’impresa.
La soluzione più adatta per le aziende è quella delle prepagate intelligenti corporate come la carta corporate Mooncard. Tracciare, gestire e pagare le spese aziendali dei dipendenti non è mai stato così semplice. Tutto con una sola carta: automatica, digitale, sicura e integrata.
Prenota subito una dimostrazione e chiedi un preventivo personalizzato per la tua azienda.
Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Se il lavoratore raggiunge la sede di lavoro ordinaria e poi viene indirizzato in trasferta, il viaggio è orario di lavoro retribuito.
- Nel caso in cui lo spostamento del dipendente avvenga direttamente verso la sede straordinaria di lavoro, allora non rientra nella fattispecie precedente.
- La contrattazione collettiva indica che le ore di viaggio vengano pagate tramite retribuzione oraria ordinaria o tramite un calcolo percentuale.