Calcolo spese di viaggio e rimborso analitico
Il rimborso analitico si origina ogni volta che il lavoratore subordinato si sposta in trasferta con un veicolo proprio. In questa circostanza è tenuto a ricevere un risarcimento pari al prodotto tra due fattori: il costo chilometrico per il chilometraggio percorso.
Il calcolo delle spese di viaggio si ottiene quindi nel modo seguente.
Dalle Tabelle ACI aggiornate si individua innanzitutto il costo chilometrico, in corrispondenza del modello di veicolo utilizzato. In secondo luogo si considerano i chilometri che separano la località di partenza da quella di destinazione. I due valori vengono moltiplicati. Esempio: dalle Tabelle ACI 2022 risulta che il costo chilometrico per una trasferta compiuta con una FIAT 500X 1.3 T4 150 CV è di 0,4986. In caso di trasferta per 300 chilometri il prodotto è pari a: 0,4986 x 300 = 149,58 euro.
Le Tabelle ACI sono pubblicate in Gazzetta entro il 31 dicembre dal Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) e da Metanauto. Comprendono modello, marca e serie del veicolo cui corrisponde un costo chilometrico e un fringe benefit annuale. Sono indispensabili per il calcolo delle spese di viaggio in trasferta.
Per inciso, ricordiamo che la trasferta ha il carattere della temporaneità e che implica normalmente un aumento dell’orario di lavoro e la possibilità che venga sottoscritta un’assicurazione spese di viaggio per il dipendente.
Calcolo spese di viaggio e rimborso forfettario
Il rimborso forfettario si origina ogni volta che il lavoratore subordinato si sposta in trasferta con un mezzo promiscuo. Anche in questo caso il rimborso prevede ugualmente l’utilizzo delle Tabelle ACI aggiornate per il calcolo corretto, ma si tratta nello specifico di un importo fisso che tiene conto dell’utilizzo medio del veicolo.
Spese di viaggio: altre voci
Il calcolo delle spese di viaggio in caso di trasferta può includere voci di costo allargate nel caso in cui la trasferta non si esaurisca semplicemente nello spostamento fisico del dipendente che, ricordiamo, è sempre e soltanto transitorio e occasionale.
In molti casi è necessario aggiungere spese accessorie, che tuttavia assumono un carattere praticamente indispensabile. Carburante, vitto e alloggio. Si tratta di costi misti, in parte a carico del dipendente e in parte a carico dell’azienda. Le procedure di conteggio e la necessità di conservazione dei giustificativi fiscali rendono più complessa l’intera procedura di rimborso delle spese di viaggio.
Come semplificare il calcolo delle spese di viaggio
L’esigenza comune di tutte le aziende è senza dubbio la semplificazione di calcolo delle spese di viaggio. Non solo sul piano della contabilità pura, ma anche e soprattutto per quanto riguarda le fasi di gestione e controllo.
Sempre più spesso si incontrano errori relativi agli importi e imperfezioni durante il caricamento delle voci di costo in nota spese. O ancora, giustificativi fiscali mancanti o smarriti. Chilometraggi imperfetti, ritardi nella compilazione delle note e calcoli inesatti. Il metodo per semplificare l’intera gestione è quello dell’automatizzazione e della digitalizzazione dei processi di calcolo, amministrazione e controllo. Ma in concreto, qual è la soluzione davvero percorribile dalle aziende?
Conclusioni
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Il rimborso analitico si origina ogni volta che il lavoratore si sposta in trasferta con un veicolo proprio. È tenuto a ricevere un risarcimento pari al prodotto tra costo chilometrico e il chilometraggio percorso.
- Il rimborso forfettario nasce quando il dipendente si sposta in trasferta con un mezzo promiscuo. Viene corrisposto un importo fisso che tiene conto dell’utilizzo medio del veicolo.
- Rimborso analitico e forfettario vengono calcolati anche in funzione delle Tabelle ACI che comprendono valori come il costo chilometrico, in corrispondenza di modello, marca e serie del veicolo.