Spese di viaggio: definizione
Le spese di viaggio sono essenzialmente spese di trasporto, vitto e alloggio anticipate del dipendente subordinato in trasferta di lavoro. Per “trasferta” si intende l’attività svolta in maniera occasionale e transitoria presso una sede differente rispetto a quella abituale, entro i confini comunali o all’esterno. A volte si aggiungono anche voci di costo accessorie tra cui le spese di parcheggio.
In alcuni casi, ciò che comporta la trasferta di lavoro è un aumento dell’orario di lavoro, legato anche al tempo necessario per raggiungere la nuova sede temporanea dove svolgere le mansioni di competenza. Lo spostamento momentaneo implica inoltre una percentuale di rischio, coperta tramite un’assicurazione spese di viaggio.
Spese di viaggio: metodi di rimborso
Esistono tre procedure di rimborso spese di viaggio con cui l’azienda risarcisce il dipendente: rimborso analitico, forfettario e misto.
- Il rimborso analitico, o a piè di lista, presuppone il pagamento singolo di tutte le voci di spesa documentate. Significa che il lavoratore è tenuto a compilare una distinta completa dei costi sostenuti comprensiva dei giustificativi fiscali, ossia scontrini, fatture e titoli di viaggio. Al rimborso del lavoratore non si applicano tasse. La somma è tuttavia deducibile entro certi limiti da parte del datore.
- Il rimborso forfettario consiste nel pagamento delle spese di viaggio attraverso l’erogazione di una indennità di trasferta prestabilita e fissa (a forfait), pattuita precedentemente tra le parti in base a ragionamenti di natura pratica. Anche in questo caso esistono limiti sull’esenzione dalla tassazione.
- Nel rimborso misto confluiscono le due modalità precedenti. Si tratta quindi di un ibrido tra il sistema analitico e quello forfettario. Prevede l’erogazione di un’indennità forfettaria e un rimborso di alcune spese documentate stabilite in precedenza.
Spese di viaggio e deducibilità
Sul versante della tassazione esistono limiti di deducibilità per le spese di viaggio in funzione dei metodi di rimborso e del contesto geografico della trasferta, ossia entro i confini nazionali o all’estero. In caso di spostamento lavorativo in zona comunale le spese sostenute dal dipendente sono tassabili al 100% e completamente deducibili da parte del datore di lavoro.
- In caso di rimborso analitico, i costi di vitto e alloggio sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro per trasferte all’estero. La spesa di trasporto con veicoli pubblici è deducibile per intero. Per trasferte con mezzo proprio o tramite noleggio si adotta il rimborso chilometrico in base alle tabelle ACI.
- In caso di rimborso forfettario, il limite sull’esenzione di tassazione corrisponde a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e 77,47 euro per quelle estere. Il rimborso a forfait delle spese di viaggio destinate al lavoratore può essere dedotto per le imposte sui redditi ma non per l’Imposta regionale sulle attività produttive.
- Se, invece, il viaggio avviene all’interno della zona comunale, le spese sono tassabili al 100% in capo al dipendente e integralmente deducibili dal datore di lavoro ai fini delle imposte sui redditi.
Conclusioni
Qualunque sia il tipo di rimborso adottato dall’azienda, a monte è sempre necessario il calcolo delle spese di viaggio. Ed è importante che tale calcolo sia corretto per non impattare negativamente sul reddito d’impresa con importi maggiorati o imprecisi e voci di costo sbagliate.
È quindi fondamentale organizzare una gestione adeguata in ogni fase, a partire dalla travel policy aziendale, fino al trattamento fiscale e alla fase di controllo finale dei costi effettivamente sostenuti e dichiarati tramite giustificativi fiscali.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Le spese di viaggio includono i costi di trasporto, vitto e alloggio anticipate del lavoratore subordinato in trasferta, purché la stessa abbia il carattere dell’occasionalità e della transitorietà.
- Le procedure di rimborso previste per legge sono tre: analitico, o a piè di lista, forfettario e misto. Ogni azienda è libera di scegliere la procedura più consona.
- Limiti di deducibilità: 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro all’estero in caso di rimborso analitico; 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e 77,47 euro per quelle all’estero con rimborso forfettario.