Rimborso carburante e chilometrico: differenze
Il rimborso carburante è l’indennità che spetta al dipendente in trasferta ogni volta che anticipa i costi di benzina, diesel o metano al posto dell’azienda. L’anticipo è obbligatorio in tutti i casi in cui il lavoratore non disponga di carta carburante legata al conto dell’impresa. Sul piano geografico, la trasferta può avvenire entro i confini del comune o all’esterno: fattore che determina i limiti di deducibilità fiscale.
Affinché il datore di lavoro proceda al rimborso, è necessario che il dipendente compili una nota spese con i giustificativi fiscali, ossia fatture e scontrini che accertano l’avvenuto rifornimento con i relativi costi. Si configura in questo caso una sorta di rimborso carburante analitico perché contiene l’elenco dettagliato dei costi, diverso quindi dal forfettario basato su quota fissa quotidiana pattuita in partenza.
Diverso è il caso del rimborso chilometrico, gestito tramite modulo di rimborso chilometrico. Spetta al dipendente in trasferta con mezzo proprio risarcito per compensare l’usura del veicolo. Il calcolo viene realizzato tramite i coefficienti delle Tabelle ACI, ossia i valori del costo chilometrico calcolati in base a marca, modello e serie. In caso di mezzo promiscuo entra in gioco il fringe benefit annuale.
Rimborso benzina: metodo di calcolo
Il rimborso della benzina è subordinato ai giustificativi fiscali che accertano l’effettivo esborso del dipendente per il litraggio di carburante. Obbligo del lavoratore è quello di ottenerli, conservarli e presentarli all’azienda. Dopo il controllo e l’accettazione, l’impresa eroga il rimborso in busta paga.
Per conteggiare l’importo preciso del rimborso si tiene conto anche di altri fattori: tipologia di carburante, chilometri percorsi, tassazione applicata sulle spese, tipologia di veicolo, proprietà del mezzo e comune entro cui avviene lo spostamento. Il raggio d'azione, entro i confini comunali o all'esterno, determina, come illustrato più avanti, la disciplina della deducibilità.
Si pone infine la questione dei costi proporzionali e non proporzionali. I primi riguardano le spese di carburante, il consumo delle gomme e l’usura del veicolo. Progrediscono in base alla distanza. I costi non proporzionali sono quelli sostenuti periodicamente senza costi fissi: ad esempio, i biglietti per la sosta.
Rimborso carburante: tassazione
In alcuni casi, il rimborso carburante è soggetto a tassazione e prevede un limite di deducibilità fiscale. Il raggio d’azione rappresenta il criterio per stabilire se il rimborso rientri o meno nella fattispecie. In altre parole dipende se la trasferta avviene entro i confini comunali o all’esterno.
In caso di trasferta entro i confini comunali, il rimborso è tassabile ma non deducibile. Se avviene all’esterno del comune, è esente da tassazione ma anche deducibile. Ulteriore punto sul tema è quello della potenza del mezzo. La Legge prevede due limiti: 17 cavalli per gli autoveicoli a benzina, fino a 20 cavalli fiscali per quelli a gasolio.
Conclusioni
I dipendenti in trasferta con auto aziendale, si trovano spesso a dover chiedere all’impresa il rimborso del carburante. Succede ogni volta che l’azienda non fornisce una carta carburante o una carta legata al conto corrente d’impresa.
Sorge il problema della rendicontazione precisa di questa tipologia di spese di viaggio. Giustificativi mancanti, errati o non corrispondenti all’effettiva erogazione al momento del rifornimento. Occorre, in pratica, un sistema che automatizzi la gestione in termini di conteggio spese e controllo ai fini del rimborso.
La soluzione più utilizzata dalle aziende è quella delle carte nominali corporate come la carta carburante mobility di Mooncard: accettata nel 100% delle stazioni di servizio e funzionale al pagamento di tutte le spese di parcheggio, pedaggio e riparazione. Il recupero dell’IVA è semplificato. Inoltre, Mooncard è compatibile al 100% con i software di gestione del parco auto aziendale.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Rimborso carburante e chilometrico sono differenti: il primo è l’indennità del dipendente in trasferta quando anticipa i costi di carburante. Il secondo spetta in caso di mezzo proprio a fronte dell’usura del veicolo di proprietà.
- Il rimborso della benzina è subordinato ai giustificativi fiscali che certificano l’effettivo rifornimento di carburante. Devono essere acquisiti e presentati all’azienda per ottenere il rimborso in busta paga.
- Se la trasferta avviene entro i confini dello stesso comune, il rimborso è tassabile ma non deducibile. Se avviene oltre i confini comunali, il rimborso è esente da tassazione e deducibile.