Modulo rimborso chilometrico: fase preliminare
La fase preliminare del modulo rimborso chilometrico è quella del calcolo. Prima della compilazione del modello, occorre conteggiare l’importo che spetta al dipendente. Entrano in gioco le Tabelle ACI (con un coefficiente di costo chilometrico in base a marca, modello, serie del veicolo) e i cavalli fiscali, rintracciabili tramite cm³ di cilindrata e apposite tabelle di conversione.
Il coefficiente delle Tabelle ACI va moltiplicato per il chilometraggio totale percorso in modo da ottenere l’importo totale del rimborso.
Modulo rimborso chilometrico: la scheda
Generalmente l’azienda fornisce al dipendente un modello da compilare correttamente per il rimborso delle spese. Si tratta di un modulo rimborso chilometrico che contempla le seguenti voci: anagrafica del dipendente, modello, serie, potenza del veicolo, costo chilometrico delle Tabelle ACI, date, chilometraggio, luogo di partenza e di destinazione.
Il modulo deve essere correlato dai giustificativi fiscali: scontrini o fatture a titolo di rimborso benzina da allegare come avviene con la classica nota spese per certificare i rifornimenti di carburante.
Modulo rimborso chilometrico: fase finale
Il rimborso è pari al prodotto tra il coefficiente della Tabella ACI e il chilometraggio complessivo. Prima che l’azienda eroghi tale importo è tenuta a controllare la scheda di rimborso chilometrico presentata dal dipendente ai fini della tassazione. Entra in gioco il limite di deducibilità fiscale.
L’importo non è tassato perché rappresenta una compensazione delle spese piuttosto che un guadagno extra, aggiuntivo allo stipendio. Nel caso in cui non vengano rispettati gli indicatori delle Tabelle ACI, o la trasferta avvenga entro il territorio comunale dove ha sede l’azienda, il rimborso chilometrico sarà tassato.
Conclusioni
Tabelle ACI, coefficienti numerici, anagrafiche dipendente, chilometraggi, giustificativi fiscali, conteggi finali e altri dettagli non trascurabili. L’amministrazione delle spese e dei rimborsi può diventare più difficile del previsto.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Il modulo rimborso chilometrico è la scheda da presentare all’azienda per ottenere il rimborso dei costi sostenuti in trasferta con mezzo proprio.
- L’importo del rimborso che spetta al dipendente è il prodotto tra il coefficiente corretto delle Tabelle ACI e il chilometraggio percorso.
- Il modello deve essere accompagnato dai giustificativi fiscali: scontrini o fatture che accertano i rifornimenti di carburante.