Rimborso chilometrico: definizione e calcolo
Il rimborso chilometrico è un’indennità chilometrica, detraibile e non imponibile, che il datore di lavoro versa in busta paga al dipendente in trasferta, in viaggio per motivi lavorativi con il proprio veicolo piuttosto che con mezzi pubblici. La trasferta di lavoro, transitoria e occasionale, può svolgersi nel territorio comunale dove ha sede l’azienda o all’esterno.
Il calcolo del rimborso si ottiene moltiplicando il chilometraggio totale per un coefficiente numerico, detto costo chilometrico, inserito nelle Tabelle ACI. Se il modello di veicolo è un’Alfa Romeo Giulia 2.0 Turbo 200 CV, il coefficiente corrispondente è pari a 0,7080. Una trasferta di 200 chilometri complessivi comporta un rimborso chilometrico pari a: 0,7080 x 200 = 141,60 euro. La procedura prevede la compilazione del modulo rimborso chilometrico.
Il rimborso chilometrico può essere quindi considerato una forma di risarcimento versato al dipendente per spese di viaggio, così come avviene nel caso dei costi di carburante, dove invece è previsto il rimborso benzina tramite nota spese.
Di seguito sono illustrati i dettagli delle tabelle e il metodo per individuare il costo chilometrico corrispondente al veicolo. Le tabelle sono aggiornate due volte all’anno e pubblicate in Gazzetta dal Ministero delle Finanze entro il 31 dicembre.
Indennità chilometriche: le Tabelle ACI 2023
Le Tabelle ACI, attualmente aggiornate al 2023, sono elaborate dal Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) e da Metanauto. I coefficienti variano in base a marca, modello e serie del veicolo. Sono definiti anche in base ai prezzi aggiornati di benzina, diesel o metano.
Comprendono attualmente 13 categorie di veicoli: benzina, gasolio, benzina/GPL e benzina/metano, ibrido/benzina e ibrido/gasolio, elettrici e ibridi/plug-in, benzina fuori produzione, gasolio fuori produzione, integrazione veicoli a gasolio fuori produzione, benzina/GPL e benzina/metano fuori produzione, ibrido/benzina e ibrido/gasolio fuori produzione, lettrici e ibridi/plug-in fuori produzione, motoveicoli e autocaravan.
Rimborso chilometrico: mezzo promiscuo
Si parla di rimborso chilometrico con mezzo promiscuo nel caso in cui l’autoveicolo, il motociclo o il ciclomotore siano di proprietà aziendale e concessi al dipendente.
Per calcolare il rimborso viene utilizzato il criterio forfettario che non considera l’effettiva percorrenza e i costi sostenuti dal datore di lavoro e dal dipendente. Si utilizza il fringe benefit annuale, un coefficiente dell’ultima colonna delle Tabelle ACI. Il fringe benefit è un reddito in natura corrisposto: un costo deducibile per il datore di lavoro e un reddito tassabile in busta paga.
Rimborso chilometrico: tassazione e deducibilità
Per il calcolo del rimborso chilometrico, il datore di lavoro deve valutarne la natura fiscale. Se è riferito al lavoratore dipendente può essere tassato. Se i costi sono in capo all’azienda possono essere deducibili. Il luogo della trasferta è indispensabile per capire se gli importi delle indennità chilometriche sono oggetto di tassazione. Ecco i tre casi che ne determinano il regime e il limite di deducibilità fiscale.
- Trasferta lavorativa nel comune della sede aziendale: il rimborso contribuisce a formare il reddito del lavoratore. Non è deducibile ma tassabile.
- Trasferta lavorativa oltre il comune della sede aziendale: il rimborso è deducibile e quindi esente da tassazione.
- Trasferta lavorativa con partenza dalla residenza del dipendente, piuttosto che dalla sede aziendale: se la distanza tra destinazione e residenza è maggiore della distanza tra il luogo della trasferta e la sede dell’azienda, il rimborso è tassabile in quanto contribuisce alla formazione del reddito.
Infine, affinché il rimborso chilometrico sia deducibile, il dipendente deve accertarsi che la propria vettura non superi 17 cavalli fiscali (auto a benzina) e 20 cavalli fiscali (auto diesel). I cavalli fiscali (CF) sono connessi ai cm³ di cilindrata dell’autovettura o del motociclo, contenuta nel libretto di circolazione alla voce P1. La cilindrata è indicata in forma di intervallo numerico. Esempio, da 7597,3 a 7835,5 cm³ il valore dei cavalli fiscali è pari a 49.
Conclusioni
Nonostante la disciplina delle indennità chilometriche sia regolamentata dalle Tabelle ACI, al dipendente subordinato spetta sempre e comunque la compilazione del modulo di rimborso chilometrico per il calcolo esatto dell’importo spettante.
È piuttosto frequente che il dipendente compia errori in fase di compilazione e di inserimento delle voci di costo in nota spese o nel modulo di rimborso chilometrico. Le imprecisioni implicano scompensi sul piano della redditività d’impresa ma anche tempistiche più lunghe per i controlli da parte dei reparti interni aziendali.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
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- Il rimborso chilometrico è una forma di indennità, detraibile e non imponibile, corrisposta al dipendente in trasferta con il proprio veicolo, tenuto a conservare e ad allegare in nota spesa i giustificativi fiscali del carburante.
- Per il calcolo del rimborso è obbligatorio considerare i coefficienti delle Tabelle ACI aggiornate all’anno corrente, calcolati in base a marca del veicolo, modello e serie.
- Il luogo della trasferta è fondamentale per la tassazione delle indennità chilometriche. Distinguiamo: il comune della sede aziendale; il territorio fuori comune; la partenza dalla residenza del dipendente.