Il contesto dell’indennità di trasferta
La trasferta di lavoro è il contesto in cui nasce e si configura l’indennità di trasferta e i relativi rimborsi. Per “trasferta” si intende l’esercizio delle proprie mansioni lontani dalla sede d’azienda stabilita dal contratto di assunzione. Può durare poche ore, un giorno o più giorni.
Occasionalità e transitorietà sono elementi distintivi di ogni spostamento: in caso contrario si parla di “trasferimento definitivo dei dipendenti d’azienda”. Generalmente la trasferta è giornaliera e può svolgersi nel comune della sede aziendale o fuori comune.
Indennità di trasferta e spese di trasferta
L’indennità di trasferta è un importo concesso dal datore al dipendente sotto forma di retribuzione per mansioni svolte occasionalmente al di fuori della sede abituale di lavoro. In genere si considera il caso del lavoratore subordinato ma anche altre figure d’azienda sono sottoposte alla disciplina di rimborsi. Per questo è contemplata la casistica dell’indennità di trasferta dirigenti.
L’importo del rimborso aggiuntivo retributivo costituisce reddito ed è soggetto a tassazione. Viene liquidato al dipendente previa compilazione della nota spese e rimborso analitico delle spese di trasferta (detto anche “piè lista”). Il tipo di rimborso non è quindi forfettario. Presuppone una distinta con gli importi delle spese di trasferta documentate: spese di viaggio (tipologia di spesa di trasporto in senso stretto), spese di vitto e alloggio.
Per quanto riguarda la voce “alloggio” è opportuno considerare che, in caso di pernotto del dipendente, l’indennità di trasferta non deve essere inferiore al doppio della retribuzione giornaliera; in assenza di pernotto, invece, l’indennità è di un terzo rispetto al doppio della retribuzione giornaliera.
Diverso è il caso della diaria, da non confondere con l’indennità di trasferta. La diaria giornaliera è una tipologia di rimborso a cifra fissa concessa ai dipendenti che non costituisce reddito e per la quale non servono giustificativi fiscali. Non è oggetto di tassazione entro il limite di 46,48 euro per spese di trasferta sostenute in Italia fuori dal territorio comunale; importo limite di 77,46 euro per trasferte all’estero.
La normativa prevede infatti due contesti geografici in cui matura il compenso aggiuntivo a carattere retributivo per il dipendente d’azienda: trasferte in Italia e all’estero. L’indennità di trasferta estero si configura quando il lavoro prevede uno spostamento occasionale e transitorio oltre i confini nazionali. Si applicano quindi una serie di limiti inerenti le modalità di tassazione.
L’indennità di trasferta in Italia nel CCNL
La cifra esatta dell’indennità di trasferta è stabilita dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL). Ogni settore produttivo e ogni livello prevede una tipologia di compenso differente. Ad esempio si configura l’indennità di trasferta metalmeccanici nel settore industria e l’indennità di trasferta CCNL commercio: due comparti differenti sul piano contributivo e di tassazione fiscale. Nel settore dell’industria metalmeccanica, si applicano rimborsi con importo di 42,85 euro per trasferta intera, 11,73 euro per ristorazione e 19,39 euro in caso di pernotto.
Gli importi e i limiti previsti dal CCNL sono i seguenti, in base al livello: quadro 45 euro, A 39 euro, B1 34 euro, B2 31 euro, B3 28 euro, C 25 euro, D1 23 euro, D2 21 euro, E 20 euro. Il Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro definisce quindi la tassazione indennità di trasferta sul piano normativo e fiscale. In generale, quando una trasferta dura più di un mese, l’indennità di trasferta si riduce del 10%.
Un caso particolare di indennità di trasferta è quello del rimborso chilometrico corrisposto al lavoratore d’azienda quando utilizza un veicolo personale. In questo caso il rimborso del datore si calcola secondo le tabelle ACI basate sui prezzi del carburante indicati dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanauto. In caso di veicolo promiscuo, ci si riferisce invece ai coefficienti di fringe benefit inseriti anch’essi nelle tabelle ACI.
Fondamentale, in questi casi, l’utilizzo di una carta carburante come le prepagate Mooncard per la gestione semplificata e corretta dei costi di benzina, diesel o metano anticipati durante le trasferte. Soprattutto in questa fase storica di grande incertezza economica.
Diverso ancora è il caso dei viaggi di lavoro aerei di un giorno o più giorni, per i quali le compagnie di bandiera hanno lanciato campagne di fidelizzazione basate sulle miglia aeree percorse dal dipendente che consentono di ottenere sconti futuri per ulteriori spostamenti del lavoratore stesso.
Conclusioni
La procedura di gestione delle indennità di trasferta e rimborso spese presenta generalmente molti elementi di complessità sul piano operativo. Problemi di compilazione delle note spese, correttezza dei giustificativi fiscali, errori contabili. Le difficoltà ricadono sul dipendente subordinato, sui reparti amministrativi d’impresa e sul datore.
L’assegnazione ai lavoratori aziendali di prepagate nominali come la carta corporate corporate di Mooncard è la soluzione intelligente che semplifica la gestione di tutti i processi, in particolare i rimborsi per spese di trasferta sostenute.
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Un aspetto particolarmente importante è quello legato alla dematerializzazione dell’intero processo perché consente, laddove ammesso dalla legge, di eliminare gli analogici, semplificando l’archiviazione, l’amministrazione e la ricerca futura dei documenti cartacei.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare:
- La trasferta di lavoro, presupposto dell’indennità di trasferta e del relativo rimborso, deve essere temporanea e compiuta all’interno o all’esterno del territorio comunale nello svolgimento delle proprie attività. Il CCNL disciplina ogni caso per ogni settore.
- L’indennità è un compenso aggiuntivo a carattere retributivo, costituisce reddito ed è soggetta a tassazione fiscale. Viene liquidata al dipendente tramite compilazione di una nota spese.
- Le note spese sono distinte a cura del dipendente d’azienda documentate con giustificativi fiscali che attestano le uscite sostenute per ogni tipologia di spesa: viaggio, vitto, alloggio e costi accessori.