Processo di acquisto interno all’azienda: che cos’è?

Processo di acquisto interno all’azienda: definizione

Per “processo di acquisto” ci riferiamo a tutte le azioni o operazioni necessarie alla definizione di una decisione di acquisto, all’interno dell’azienda, di un prodotto o di un servizio relativo all’attività svolta. È paragonabile, a grandi linee, al customer journey nel marketing. 

La progettazione di un processo di acquisto efficiente è di solito al cuore della strategia di acquisto dell’azienda. Essa include tutte le fasi necessarie per l’approvvigionamento della società e la riduzione dei costi operativi:

• valutazione delle esigenze e stesura delle specifiche;
• selezione dei fornitori idonei, con gara d’appalto o sollecitazione diretta (richiesta di preventivo);
• firma del contratto commerciale;
• circuito di convalida delle spese all’interno dell’azienda;
• consegna dei prodotti acquistati;
• ricezione e pagamento delle fatture;
• formazione continua dei dipendenti incaricati della funzione acquisti.

Le informazioni necessarie e i rischi legati ai criteri di acquisto all’interno dell’azienda possono essere riassunti dalla regola delle 3P. Il processo di acquisto è infatti:

• una procedura che analizza e determina le regole da rispettare internamente per avviare il processo di ricerca e acquisto di un prodotto. Quanto più costoso o complesso è l’acquisto, tanto più impegnativi saranno i controlli;

• delle persone: ci si chiede infatti, quali dipendenti siano in grado di convalidare una specifica, di stabilire un prezzo di vendita desiderato o di reperire un fornitore. O ancora, chi possa fare appello a un fornitore e firmare il relativo contratto. Una buona distribuzione delle responsabilità è essenziale per una gestione razionale delle spese dell’azienda;

• delle prove documentali: ci si deve infatti chiedere quali siano le formalità da rispettare per la ricezione e l’emissione delle fatture, e quali siano i criteri importanti da includere nel contratto con il fornitore. Il processo di acquisto porta inevitabilmente alla produzione di documenti scritti.

Il processo di acquisto: quale livello di controllo applicare?

Il circuito di convalida va naturalmente modulato in base all’importanza strategica dell’acquisto e al relativo importo. Per esempio, gli  acquisti in classe C, considerati non ricorrenti e non essenziali per il buon funzionamento dell’azienda, possono essere sottoposti a criteri di analisi semplificati nel piano d’azione per gli acquisti.

Perché implementare un processo di acquisto interno all’azienda?

Molte aziende non riescono a mettere in atto un processo formalizzato e convalidato internamente. Tuttavia, esso si rivela essenziale per la gestione degli acquisti dell’organizzazione. Un processo di approvvigionamento sostenibile ottimizza tutti i costi fissi, che possono infatti essere ridotti per compensare i costi incomprimibili (immobili, tasse, spese notarili, i costi di avvio dell’attività...).

Gli acquisti “manuali”, eseguiti senza un quadro o una strategia particolare, possono rivelarsi invece fonte di sprechi, soprattutto se la responsabilità dell’approvvigionamento è diluita. In particolare, la mancanza di una negoziazione efficace e centralizzata con i fornitori può portare a un inutile aumento dei costi di approvvigionamento per l’azienda.

Una valutazione errata può dimostrarsi inoltre dannosa per il corretto funzionamento dell’azienda. Una gestione inefficiente della funzione acquisti avrà, ad esempio, ripercussioni quali:

• ritardi nella consegna;
• articoli mancanti alla consegna;
• mancato pagamento nei tempi previsti con necessità di emettere nuove fatture e pagare penali;
• prodotti o servizi di bassa qualità;
• acquisti ridondanti (per esempio, tra diverse direzioni o dipartimenti), e così via.

La definizione di un moderno processo di acquisto fornisce all’amministrazione tutte le informazioni necessarie per sviluppare una strategia aziendale. Naturalmente, questo processo può essere organizzato tramite software di acquisto specializzati, ma anche avvalendosi del monitoraggio di un certo numero di indicatori di performance e KPI.

Processo di acquisto e spese professionali

La qualità e l’efficienza di un processo d’acquisto avranno anche un impatto positivo sull’importo delle spese professionali sostenute dai dipendenti. Perché non avvalersi di fornitori e prestatori di servizi selezionati con cura, assicurando una negoziazione controllata di ogni contratto, dai viaggi e dai trasporti alla ristorazione e all’alloggio, e così via? Le spese e gli acquisti rimborsati ai dipendenti graveranno meno sul bilancio grazie a un’adeguata selezione.

Quali sono le fasi principali del processo di acquisto aziendale?

Ciascun processo di acquisto segue più o meno lo stesso percorso logico, dall’espressione iniziale del bisogno da parte dell’acquirente all’esecuzione del contratto. Di seguito, un riepilogo passo passo di ogni azione da intraprendere quando si effettua un acquisto strategico.

Definizione delle specifiche

La stesura iniziale delle specifiche è fondamentale per stabilire l’esatta natura delle esigenze dell’azienda nonché la ricerca necessaria. Idealmente, il documento dovrebbe essere redatto dal dipendente con l’autorità di autorizzare l’acquisto o, quanto meno, con la sua collaborazione. 

Un’analisi inadeguata dei criteri di cui avvalersi porta quasi sempre a prodotti e servizi non necessari o di bassa qualità, e quindi a sprechi di budget.

Sourcing dei fornitori e gare d’appalto

Il sourcing dei fornitori è il processo di identificazione dei partner commerciali adatti a soddisfare i requisiti espressi nelle specifiche. I fornitori possono essere già presenti tra i contatti esistenti dell’azienda oppure, al contrario, possono essere nuovi contatti.

Una volta effettuata una prima selezione, è il momento di inviare a ciascun professionista un invito a presentare un’offerta in modo formale, di solito tramite e-mail, posta o richiesta di preventivo online.

Questa procedura in cui si mettono i fornitori in concorrenza tra loro è essenziale per vari motivi:

• per ottenere una panoramica completa delle attuali condizioni di mercato per i prodotti o i servizi in questione;
• per facilitare poi il processo di negoziazione e ottenere una riduzione del costo del servizio;
• per far rientrare l’acquisto in un vero e proprio approccio improntato sulla qualità, legato al rispetto di una serie di specifiche.

Analisi delle offerte e trattative precontrattuali

L’analisi delle offerte presentate dai fornitori deve, ovviamente, concentrarsi principalmente sui criteri stabiliti al momento dell’espressione iniziale delle esigenze. Oltre a ciò, le informazioni da prendere in considerazione sono relativamente standard, nella maggior parte dei casi:

• qualità dei prodotti o dei servizi;
• costo dell’offerta e rapporto qualità/prezzo;
• limiti temporali per l’esecuzione del servizio;
• impatto sulla soddisfazione dei clienti, e così via.

Possono essere presi in considerazione anche la reputazione del fornitore e il suo eventuale rapporto con l’azienda. 

Questa è la fase in cui avviene anche la negoziazione. Si possono contattare singolarmente i fornitori più competitivi senza esitare a metterli in competizione tra loro per abbassare la cifra inizialmente proposta. Un professionista che vuole aggiudicarsi un contratto non esiterà a fare un passo in più.

La negoziazione è una fase lunga ma essenziale per ottimizzare il processo di acquisto.

Convalida dell’offerta migliore e stesura del contratto

Per le transazioni più importanti e strategiche, l’acquirente responsabile nell’azienda deve spesso ottenere una convalida del superiore gerarchico. Prima di comunicare formalmente la decisione del fornitore scelto, è essenziale seguire questa procedura passo passo.

Solo successivamente si potrà iniziare la stesura del contratto vero e proprio. Ci si deve ricordare di menzionare, in particolare:

• le condizioni generali di vendita del fornitore;
• le condizioni speciali relative all’esecuzione del contratto, compresi eventuali elementi rilevanti secondo le specifiche;
• la definizione di scadenze e termini nonché di eventuali penali in caso di ritardo.

Valutazione e monitoraggio del servizio

Se il contratto prevede un servizio prolungato nel tempo (ad esempio, le pulizie del luogo in cui si svolge l’attività), ci si deve ricordare di organizzarne il monitoraggio. 

Potrebbe quindi essere necessaria una valutazione mensile o trimestrale per verificare la corretta applicazione di tutte le clausole contrattuali. La regolarità dei controlli garantisce una rapida azione correttiva in caso di mancato rispetto di quanto pattuito relativamente alle prestazioni previste. La valutazione è, quindi, parte integrante del processo di approvvigionamento.

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