L’Ufficio Acquisti : la guida completa

Organizzazione aziendale

Non esiste un inquadramento univoco dell’ufficio acquisti all’interno dell’organizzazione aziendale, dal momento che questo varia da azienda ad azienda, in funzione del ruolo strategico che l’approvvigionamento gioca nel contesto della specifica attività d’impresa, e, pertanto, dei rapporti che la funzione acquisti intrattiene con le altre funzioni aziendali.

Più precisamente, il modello di organizzazione delle attività di approvvigionamento di un’azienda è in funzione:

• delle tipologie e della varietà di materiali necessari per il processo produttivo dell’impresa;
• del volume degli acquisti e, in particolare, della loro incidenza sul fatturato aziendale;
• del rapporto strategico esistente tra l’azienda e i suoi fornitori, in chiave di valore nell’ambito dell’intera catena di approvvigionamento;
• della posizione rivestita dalla funzione degli acquisti rispetto al resto dell’organizzazione aziendale. 

Per esemplificare, il Responsabile degli acquisti potrebbe riportare direttamente al CEO (facendo degli acquisti una funzione di staff), al Direttore di produzione, o, nel caso di una struttura a Business Unit, sia al CEO (strategicamente) che alla Direzione della B.U. (operativamente).

L’Ufficio Acquisti centralizzata o decentralizzata

La funzione degli acquisti può poi essere centralizzata o decentralizzata. I vantaggi della centralizzazione sono innumerevoli, e tra questi vale la pena di ricordare almeno i seguenti:

• La possibilità di realizzare economie di scala grazie ai maggiori volumi di acquisto;
• La realizzazione di una struttura di acquisto più snella ed efficiente;
• La definizione di strategie di più ampio respiro (dal momento che tutte le “leve” sono centralizzate);
• La possibilità di integrare più facilmente le innovazioni;
• La semplificazione delle procedure di acquisto e di pagamento delle fatture;

Tuttavia, una centralizzazione troppo spinta tende a favorire l’allontanamento dalle specificità delle caratteristiche tecniche del prodotto o l’allontanamento dal mercato e dalle necessità della supply chain nella sua interezza. Una funzione acquisti più decentralizzata, al contrario, può garantire migliori rapporti con specifici fornitori, un maggior controllo sugli acquisti e maggior flessibilità rispetto alle necessità delle diverse B.U.

Comunque sia strutturata in ambito aziendale, la funzione acquisti genera valore secondo cinque macro-modalità di intervento:

• Qualità: l’obiettivo è aumentare il livello qualitativo delle forniture a parità di costo totale;
• Lead time e logistica: l’obiettivo è quello di ridurre il “lead time” ed efficientare trasporto, imballo e consegna;
• Innovare: l’obiettivo è trasferire in azienda l’innovazione, possibilmente sfruttando la collaborazione in termini di know-how dei fornitori stessi;
• Risparmio/Guadagno: l’obiettivo è realizzare economie sul costo totale;
• Finance: l’obiettivo è ottimizzare l’efficienza finanziaria aziendale intervenendo in senso migliorativo sui tempi e sui termini di pagamento.

La microstruttura dell’ufficio acquisti

Da un punto di vista micro-strutturale, l’ufficio acquisti è normalmente costituito da due aree operative:

• Un’area strategica, definita “procurement” in cui spicca la figura del Procurement Manager (quello che in Italia siamo soliti definire semplicemente “Responsabile degli acquisti”). In quest’area si individuano i bisogni interni dell’azienda, si definiscono i progetti di approvvigionamento, si stabiliscono le strategie per classi di merci/prodotti e si analizzano i rischi legati all’approvvigionamento. Il procurement, inoltre, svolge anche la cosiddetta attività di “sourcing”, che si occupa essenzialmente dell’individuazione, della selezione e della gestione dei fornitori. Il sourcing è divenuto strategicamente sempre più rilevante nell’ambito dell’Ufficio Acquisti, al punto da richiedere dei propri specialisti che operano in relativa autonomia (“sourcing manager”). 
• Un’area esecutiva, definita semplicemente “acquisti” (o “purchasing” nella dicitura anglosassone). Questa è l’area più operativa, quella in cui si richiedono e si valutano i preventivi, si effettuano tecnicamente gli ordini, si verifica la fatturazione e si trasferisce la documentazione in Contabilità. Le figure di riferimento sono il Buyer, per gli acquisti veri e propri, e il Controller per l’attività amministrativa di verifica.

L’attività di sourcing

Il sourcing si occupa di attuare sul piano pratico le politiche strategiche che l’azienda vuole adottare nei confronti dei diversi fornitori. L’attività di sourcing è sostanzialmente un metodo organizzato e strutturato grazie al quale l’azienda – e, in particolare, l’ufficio acquisti – determina, per ogni categoria di spesa, le azioni necessarie per ottimizzare gli acquisti riducendone i costi. Questa attività si basa essenzialmente su un sofisticato sistema di monitoraggio, tramite il quale l’azienda può conoscere:

• Le caratteristiche dell’offerta, anche in chiave diacronica;
• Le caratteristiche dei mercati e di coloro che vi operano;
• Le caratteristiche dei fornitori, ciascuno con le sue specifiche potenzialità. 

Tramite l’attività di sourcing viene poi costruito un parco fornitori e, di qui, un albo fornitori che risulti aderente agli obiettivi strategici dell’impresa. Quindi, in buona sostanza, il sourcing integra l’analisi di una categoria di merce/prodotto, l’individuazione del fornitore più adatto (sulla base delle indicazioni strategiche aziendali), la negoziazione con i fornitori, la valutazione e la validazione dei fornitori (vendor evaluation e vendor rating). La selezione dei fornitori per singoli lotti è invece compito del buyer dell’impresa che opera in area Purchasing.

Le attività dell’ufficio acquisti

Riassumendo e sintetizzando, il processo acquisti si sviluppa nel:

• Elaborare la strategia operativa degli acquisti, in collaborazione con gli Stakeholder dell’azienda e le principali funzioni aziendali; 
• Programmare il budget degli acquisti (sulla base delle strategie, dei bisogni interni dell’impresa e del budget aziendale);
• Pianificare gli approvvigionamenti della società;
• Studiare e analizzare il mercato di riferimento, i trend, i dati di vendita, la concorrenza;
• Individuare, analizzare, valutare e gestire i potenziali fornitori;
• Gestire il parco e l’albo fornitori;
• Negoziare i prezzi e le condizioni della fornitura (modalità, tempistica, volumi, qualità);
• Ottenere richieste d’acquisto e richiedere e valutare preventivi;
• Gestire e ottimizzare le scorte di magazzino (in collaborazione con Produzione e Logistica).

Conclusioni

Le attività dell’Ufficio Acquisti sono estremamente variegate e, anche considerando le sole attività di Buyer e Controller, implicano un intenso flusso documentale da e per le altre funzioni aziendali, oltre che nei confronti di partner e fornitori. E la cosa diventa ancora più complicata se l’Ufficio Acquisti è decentralizzato.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• L’Ufficio Acquisti è il reparto che svolge la funzione di approvvigionamento, ovvero le attività di acquisto delle materie prime oggetto dell’attività produttiva dell’impresa, nonché di quelle necessarie per lo svolgimento dell’attività aziendale stessa. 
• L’Ufficio Acquisti si compone generalmente di un’area di “procurement” e di un’area di “purchasing”, con compiti strategici e programmatici la prima, ed operativi ed amministrativi la seconda.
• Nell’ambito dell’Ufficio Acquisti (e del procurement in particolare) va assumendo sempre più rilevanza l’attività di sourcing, incentrata sull’individuazione, selezione e gestione dei fornitori.