Cosa sono le spese di trasporto?

Le spese di trasporto connesse alle attività di rappresentanza e alle trasferte

Ma, al di fuori delle attività produttive industriali e ai servizi di trasporto in senso stretto, rientrano tra le spese di trasporto anche tutti i costi inerenti ai mezzi di locomozione necessari per svolgere le attività di rappresentanza o effettuare trasferte di lavoro, tanto in ambito aziendale quanto in quello libero-professionale. 

Si tratta, in sostanza, delle spese relative agli spostamenti che il dipendente o il libero professionista debbono compiere per motivi di lavoro come, ad esempio, per incontrare un cliente, partecipare a una conferenza professionale, prendere parte ad un evento aziendale o quant’altro. In tal senso, si rientra a pieno titolo nelle spese di rappresentanza e/o di trasferta. A questo proposito, è bene ricordare come le spese di rappresentanza - nonostante la loro natura intrinsecamente promozionale - non coincidano invece con le spese pubblicitarie, né sotto il profilo sostanziale (le prime sono erogazioni a titolo gratuito, le seconde costituiscono un pagamento di prestazioni), né sotto il profilo della detraibilità.

In taluni settori produttivi poi, le spese di trasporto possono rientrare anche direttamente nell’ambito delle spese generali. È il caso, per esempio, del settore edilizio, in cui i costi per il trasporto dei mezzi d’opera e dei materiali in cantiere costituiscono una delle tradizionali voci delle spese generali.

Il rimborso delle spese di trasporto per trasferte

Per quanto concerne i dipendenti subordinati, le spese di trasporto possono avere natura diretta o indiretta.

Nel caso in cui il dipendente, dietro autorizzazione dell’azienda, usi un veicolo di sua proprietà o noleggiato appositamente, l’azienda potrà dedurre le relative spese di trasporto dal reddito d’impresa, fino a concorrenza con i massimali previsti dalle Tabelle ACI 2022. E questo anche se il veicolo utilizzato dovesse superare i 17 CF (benzina) o 20 CF (diesel): la deducibilità si ferma sempre ai massimi previsti per i veicoli meno potenti.

Le spese di trasporto indirette, invece, sono quelle che ricadono tra i classici costi di trasferta quali biglietti aerei, ferroviari e i costi per l’uso dei mezzi pubblici. Il dipendente ha diritto al rimborso di queste spese e l’azienda può dedurle integralmente dal proprio reddito. Questo, però, se gli spostamenti in questione sono avvenuti al di fuori del comune sede di lavoro del dipendente, ad una distanza superiore ai 10 chilometri. In caso contrario, i costi risulteranno del tutto indeducibili.

Il dipendente può usufruire del rimborso delle spese di trasporto secondo due modalità differenti: piè di lista e forfettario.

Il rimborso a piè di lista è costituito dalla classica nota spese analitica, in cui il dipendente segnala e conserva i giustificativi di spesa relativi ai suoi spostamenti (tipicamente i titoli di viaggio, le ricevute, gli scontrini ecc.) e li sottopone all’ufficio contabilità, ottenendo il rimborso degli importi direttamente all’interno del proprio cedolino paga.

Il rimborso forfettario, invece, corrisponde ad un importo fisso giornaliero stabilito a priori, spesso in base ad accordi aziendali o CCL, e prescinde dai costi realmente sostenuti dal dipendente. Questo rimborso, poi, non rientra nel calcolo dell’imponibile IRPEF del dipendente, a patto che non superi l’importo unitario di 46,48 euro per trasferte in territorio italiano e di 77,46 euro per trasferte fuori Italia. L’azienda può dedurre integralmente tutti i rimborsi forfettari dal reddito d’impresa.

Esiste la possibilità di usufruire anche di una modalità di rimborso mista, utilizzata però molto più raramente. In questo caso l’azienda corrisponde al lavoratore sia un rimborso analitico, sia una quota fissa forfettaria stabilita in via anticipata.

Conclusioni 

La gestione e la contabilizzazione delle spese di trasporto, nonché il loro trattamento ai fini della deducibilità, può risultare particolarmente complessa, tanto per l’azienda quanto per il dipendente. Mooncard offre soluzioni complete che consentono di semplificare e velocizzare la gestione contabile d’impresa, digitalizzando e dematerializzando le informazioni in modo totalmente trasparente e user friendly.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Le spese di trasporto possono essere strettamente collegate alle spese di rappresentanza o trasferta, possono essere dirette o in dirette, e sono rimborsabili mediante modalità forfettaria o a piè di lista.
• Il rimborso forfettario delle spese di trasporto implica degli importi massimi deducibili predefiniti, superati i quali l’importo corrispondente in busta paga diventa imponibile IRPEF.
• I servizi di trasporto di beni prestati a soggetti passivi d’imposta sono territorialmente rilevanti nel Paese in cui risiede il committente