Cosa sono le spese di rappresentanza?

Definizione di spese di rappresentanza

Troviamo una definizione precisa e stringente di queste spese al 1° comma del Decreto Ministeriale del 19/11/2008 che le definisce in questo modo: “Le spese di rappresentanza sono quelle spese, sostenute e documentate, per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Si tratta di una definizione molto esaustiva: concentra al proprio interno numerosi requisiti che circoscrivono in maniera piuttosto precisa i costi che possono essere ricondotti a spese di rappresentanza. Vediamo specificamente ognuno di questi requisiti. Per quanto riguarda la loro natura e finalità, le spese di rappresentanza devono:

• Avere finalità promozionale o mirare allo sviluppo di pubbliche relazioni;
• Costituire erogazione a titolo gratuito;
• Mirare, anche solo in via potenziale, a generare un beneficio economico per l’azienda.

L’insieme di questi tre requisiti - integrati dalla ragionevolezza e dalla coerenza con le pratiche di settore - determina il cosiddetto “principio di inerenza”, che deve essere sempre rispettato perché si possa parlare di spese di rappresentanza. Corre però l’obbligo di segnalare che una circolare del 2009 (34/E/2009) ha chiarito che i criteri di “ragionevolezza” e “coerenza” vanno considerati alternativi: se solo uno dei due non viene rispettato, la spesa può comunque essere considerata di rappresentanza.

Mentre il primo requisito elencato definisce il campo di applicazione delle spese di rappresentanza, il secondo le differenzia da tutte quelle altre spese che, pur avendo finalità promozionali, rientrano in un’altra categoria. È il caso, nello specifico, delle spese pubblicitarie, che, pur essendo finalizzate anch’esse alla realizzazione di un futuro beneficio economico, lo sono in modo diretto e prevedono una controprestazione. Nel caso delle spese pubblicitarie c’è, pertanto, una controparte che beneficia di quelle spese e che, a fronte di quelle, eroga una prestazione. Discorso diverso è invece quello delle spese di trasporto, che possono rientrare nelle normali spese di rappresentanza e, quindi, nelle spese generali.

Per agevolare la comprensione, il medesimo decreto elenca, a titolo solo esemplificativo, spese che ricadono sotto l’ombrello della “rappresentanza”. Riportiamo integralmente qui di seguito, questa elencazione:

• “le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell'impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell'inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell'impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall'impresa;
• ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza indicati nel presente comma”.

Così come elenca degli esempi di spese di rappresentanza, il D.M. 19/11/2008 esclude esplicitamente da questa categoria le spese di vitto, viaggio e alloggio di clienti (o potenziali clienti) invitati a fiere, mostre, visite agli stabilimenti dove siano presenti i beni o servizi dell’azienda; stesso inquadramento è riservato alle medesime spese sostenute dal titolare di ditta individuale per partecipare a mostre, fiere e similari dove siano presenti i beni o servizi della sua impresa.

Il trattamento fiscale delle spese di rappresentanza

Ai fini IRES (o IRPEF), le spese di rappresentanza sostenute - dimostrate e documentate - possono essere dedotte dal reddito d’impresa nel corrispondente periodo d’imposta, ma la loro deducibilità è sottoposta a precisi limiti. Possono infatti essere dedotte integralmente soltanto le spese di rappresentanza che ammontano ad un valore unitario non superiore ai 50 euro.

Ove il valore unitario della spesa superi i 50 euro, i limiti della sua deducibilità sono determinati tramite un sistema a scaglioni regressivi collegato al fatturato (“ricavi di vendite e prestazioni” e “altri ricavi e proventi”) dell’azienda.

• Fatturato fino a 10 milioni di euro  Deducibilità fino all’1,5% del fatturato
• Fatturato compreso tra 10 e 60 milioni di euro 🡪 Deducibilità fino allo 0,6% del fatturato
• Fatturato superiore ai 10 milioni di euro  Deducibilità fino allo 0,4% del fatturato

L’IVA delle spese di rappresentanza è invece detraibile solo se il costo unitario è inferiore ai 50 euro (e ciò vale anche per gli omaggi).

Come poc’anzi detto, tutto ciò non vale per le spese di ospitalità dei clienti (o dei potenziali clienti) e del titolare di ditta individuale: non essendo spese di rappresentanza, sono interamente deducibili (con verifica del limite del 75% ove si tratti di spese per vitto e alloggio).

È bene anche ricordare che la deduzione delle spese di ospitalità prevede la tenuta di apposita documentazione che indentifichi anche le generalità degli ospitati, il luogo delle manifestazioni, la loro durata e la natura delle spese stesse.

Oltre al rispetto degli obblighi documentali, per determinare l’effettiva deducibilità di queste spese è richiesta anche una rigorosa verifica degli elementi sostanziali, ovvero:

• Che l’ospitalità si riferisca ai soli clienti (e quindi non ad altri soggetti che potrebbero magari accompagnarli, quali addetti stampa, giornalisti, rappresentanti o altri ancora).
• Che l’ospitalità sia offerta ove specificamente previsto dalla normativa. Ovvero, per esempio, in una località in cui l’azienda dimostri effettivamente i propri beni e servizi.
• Che i “potenziali clienti” siano effettivamente tali (anche se bisogna dire che la stessa Agenzia delle Entrate ha fornito una definizione alquanto lasca di questa categoria).

Ove questi requisiti non siano rispettati, si ricade nella fattispecie delle spese di rappresentanza.

Conclusioni 

La gestione fiscale delle spese di rappresentanza richiede una grande attenzione, sia nell’attribuzione di ogni costo alla categoria più appropriata, sia nella registrazione e nella raccolta documentale. 

Queste difficoltà si possono aggirare ricorrendo ad una soluzione automatizzata che gestisca in maniera integrata l’intero processo di registrazione e documentazione delle spese. Mooncard, propone soluzioni intelligenti che si basano sulla digitalizzazione e la dematerializzazione delle procedure per snellire e velocizzare i processi d’impresa, mirando all’ottimizzazione della gestione e della redditività aziendale. 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Le spese di rappresentanza sono tutte quelle spese che l’azienda sostiene per migliorare la propria immagine, promuovere la propria attività, rafforzare i rapporti con la clientela e con il mercato in generale, nell’ottica di un futuro beneficio economico.
• Le spese di rappresentanza sono deducibili dal reddito d’impresa in base a un sistema a scaglioni regressivo agganciato ai ricavi dell’azienda.
• È possibile detrarre l’IVA delle spese di rappresentanza (compresi gli omaggi) con importo unitario fino ai 50 euro.