Spese generali aziendali : la guida completa

Nei prossimi paragrafi verranno illustrati i due concetti essenziali relativi alle spese generali aziendali: tipologia (distinta in base ai costi e all’oggetto) e spese di rappresentanza. Sul piano concettuale non esistono particolari complessità di classificazione e rendicontazione, ma sul piano contabile e fiscale è comunque importante che le divisioni aziendali interne, come i reparti amministrativi d’impresa o l’ufficio acquisti, abbiano competenze verticali e specifiche che consentano la corretta gestione e attribuzione dei costi.

Tipologia di spese generali

Le spese generali di tipo aziendale si compongono di diverse voci di costo ed escludono i costi diretti in senso lato come manodopera e materie prime. Vengono normalmente classificate in tre categorie: spese fisse (che non cambiano di mese in mese: affitto, assicurazione, stipendi e alcune utenze), spese variabili (influenzate dall’attività commerciale: spese pubblicitarie, legali, forniture per ufficio e manutenzione) e spese semivariabili (che differiscono leggermente di mese in mese: salario orario, commissioni, spese veicolari).

Le più comuni includono le cinque categorie elencate di seguito.

• Spese generali amministrative. Si tratta di spese sostenute dall’azienda per l’acquisto di materiale di cancelleria e di ufficio, costi per la gestione delle contabilità, della finanza e delle coperture assicurative.
• Spese generali di vendita. Comprendono generalmente i costi per il controllo merci e il pagamento dei fornitori.
• Spese generali di produzione. Includono l’affitto del magazzino, dello stabilimento produttivo e i costi strettamente legati all’attività produttiva.
• Spese generali di pubblicità. Marketing e comunicazione inglobano tutte le spese necessarie alla promozione del brand o più semplicemente dell’azienda.
• Spese generali del personale. Si tratta dei costi aziendali per il pagamento degli stipendi ai dipendenti, spese di formazione e più in generale dei costi strettamente connessi al capitale umano d’impresa.

Spese generali di rappresentanza

Le spese generali di rappresentanza, disciplinate dal D.M. 19/10/2008, riguardano l’erogazione di beni e servizi a titolo gratuito per finalità promozionali dell’azienda e per attività di pubbliche relazioni funzionali al raggiungimento di benefici economici a patto che rispettino, in ogni caso, i criteri di ragionevolezza. 

Aspetto aggiuntivo ma fondamentale delle spese generali è quello per cui tali costi non sono funzionali al raggiungimento di alcun profitto diretto in seguito all’erogazione gratuita di beni o servizi. Tali spese non comportano entrate dirette ma esclusivamente dei costi a carico dell’impresa. Il loro obiettivo è semplicemente quello di incrementare la brand awareness del marchio, ossia la notorietà dell’azienda, stimolare l’acquisizione di nuovi potenziali clienti e migliorare la collaborazione dei professionisti che compongono il capitale umano d’impresa.

Riportiamo di seguito alcuni esempi di spese generali di rappresentanza.

• Spese per eventi di intrattenimento, feste e celebrazioni in merito a particolari motivazioni aziendali: inaugurazione di nuove sedi, raggiungimento di obiettivi di produttività e così via.
• Spese per viaggi di lavoro che non rientrano nelle spese di trasferta e non prevedono alcuna forma di rimborso spese: si tratta quindi di viaggi a scopo di piacere per incentivare la motivazione del team.
• Spese per eventi destinati alla promozione di nuovi prodotti o servizi.
• Spese per la produzione di gadget destinati a veicolare la notorietà del marchio, del prodotto o del servizio specifico.
• Spese di sponsorizzazione e costi per la partecipazione a fiere ed eventi di settore.

Conclusioni

Chiunque si occupi della gestione contabile d’impresa è consapevole delle differenze esistenti tra spese generali e costi diretti, e del modo in cui impattano o meno sul budget aziendale. Chiunque invece abbia intenzione di aprire una società è importante che approfondisca la dinamica delle spese generali per evitare confusioni, errori e omissioni che possono condizionare le scritture contabili, la redditività impresa e creare i presupposti per eventuali sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.

L’amministrazione delle spese generali è un aspetto comune a tutte le aziende. Fra queste occorre evitare confusione tra spese per viaggio di lavoro e spese di trasferta. Le prime rientrano in quelle generali (come evidenziato nel paragrafo precedente), mentre le trasferte di lavoro (e i relativi rimborsi) sono disciplinate a parte dall’apposita normativa di riferimento che ne regola fatturazione, deducibilità e tassazione. Questa differenza sottolinea l’importanza delle competenze e delle conoscenze necessarie per la corretta gestione di entrambe sul piano contabile.

A differenza delle spese per viaggi di lavoro, le trasferte di lavoro appena menzionate prevedono il rimborso spese dei dipendenti (secondo modalità analitiche, forfettarie o miste) e sono una fattispecie piuttosto complessa, ampia e articolata da gestire.

Mooncard e spese generali 

In quest’ambito si inseriscono le prepagate nominali Mooncard: una delle soluzioni più utilizzate dalle aziende per snellire la gestione dei rimborsi spese ai dipendenti in trasferta. Compatibili con i gestionali d’impresa e con il 100% dei software connessi al parco auto aziendale.

Ogni card semplifica la contabilizzazione degli importi e il rimborso dei professionisti. Consente la digitalizzazione di tutti i processi, il controllo in tempo reale delle spese anticipate dal dipendente, la dematerializzazione della documentazione cartacea, l’archiviazione elettronica e la riduzione di errori e imprecisioni sul piano contabile. Basta una foto al giustificativo fiscale (scontrino, fattura o titolo di viaggio), affinché venga compilata istantaneamente la nota spesa, inviata al reparto contabilità, controllata in tempo reale e archiviata.

Con Mooncard è possibile ridurre sensibilmente la complessità di gestione di tutti quei processi che richiedono competenze verticali, attenzione e spiccate capacità di supervisione e controllo. Prenota una dimostrazione con Mooncard: scopri subito le soluzioni per ottimizzare i processi contabili d’impresa, risparmia tempo e migliora immediatamente il tuo business.

Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Le spese generali rappresentano i costi gestionali d’impresa svincolati dai costi diretti necessari per la produzione di beni o servizi. Questi ultimi variano in funzione dei volumi di vendita, mentre le spese generali restano invariate mese per mese, indipendentemente dalla redditività d’impresa.
• Le spese generali possono essere classificate in tre categorie: spese fisse (identiche per ogni mese: affitto, assicurazione, stipendi e alcune utenze), variabili (in base all’attività commerciale: spese pubblicitarie, legali, forniture per ufficio e manutenzione) e semivariabili (che differiscono di mese in mese: salario orario, commissioni, spese veicolari).
• Le spese generali possono essere classificate in base al costo che rappresentano: avremo quindi spese per eventi di intrattenimento, spese per viaggi di lavoro, per eventi promozionali, per la produzione di gadget, per la sponsorizzazione dell’attività d’impresa e per la partecipazione a fiere ed eventi di settore.