Rimborso spese misto : cose da sapere

Il contesto del rimborso spese misto: la trasferta di lavoro

Dipendenti aziendali, professionisti (anche titolari di partita IVA) e amministratori d’impresa (con le dovute limitazioni imposte dalla normativa sulla disciplina generale e su quella del rimborso spese amministratore) possono usufruire del rimborso spese misto qualora una delle categorie enunciate anticipi dei costi al posto dell’azienda in occasione di una trasferta lavorativa, che può avvenire sia entro i confini comunali e nazionali che all’estero.

La trasferta esclude il percorso che il dipendente compie quotidianamente per recarsi al lavoro da casa e risponde al principio dell’occasionalità e della transitorietà. La sede lavorativa della trasferta si definisce straordinaria perché differisce da quella abituale stabilita dal contratto di assunzione. Il contesto geografico influisce sulla tipologia di rimborso in quanto è fondamentale distinguere tra le trasferte effettuate all’interno o all’esterno del territorio comunale. I costi sostenuti in trasferta includono generalmente le spese di viaggio, vitto e alloggio con ulteriori ed eventuali voci specifiche tipo rimborso chilometrico, noleggio, pedaggi autostradali, biglietti di trasporto e ticket per il parcheggio. È bene ricordare infine che se il dipendente utilizza il veicolo proprio per recarsi in trasferta, la normativa prevede il rimborso chilometrico calcolato in funzione della distanza percorsa e dei coefficienti numerici delle Tabelle ACI.

In virtù del carattere ibrido del rimborso spese misto, la compilazione delle note spese nonché la presentazione dei giustificativi fiscali come fatture, scontrini e titoli di viaggio nominativi o anonimi (che attestano gli esborsi effettivi sostenuti dal dipendente), sono obbligatori solo per la parte analitica del rimborso stesso. Il metodo forfettario implica infatti l’erogazione di un’indennità di trasferta giornaliera il cui importo è indipendente dai costi sostenuti ed è pattuita a monte dall’azienda. Non esiste un apposito modulo di rimborso per il sistema misto.

In sintesi, note spese e giustificativi fiscali contano esclusivamente per la quota di rimborso analitico dei costi: il dipendente è tenuto quindi a conservare e allegare i giustificativi fiscali di spesa per il loro rimborso, introducendo così una differenza sostanziale tra spese documentate e spese non documentate (da non confondere con le spese esenti).

Rimborso spese misto: funzionamento

Il rimborso spese misto unisce il sistema analitico (o a piè di lista) con quello forfettario. Il primo comprende le spese di viaggio, vitto e alloggio (se correttamente documentate), il secondo un’indennità di trasferta. Di seguito sono illustrati alcuni dettagli fondamentali di entrambi i sistemi.

Rimborso analitico

Detto anche a piè di lista, il rimborso analitico prevede la restituzione dell’intero importo anticipato dal dipendente aziendale, dal professionista (anche titolare di partita IVA) o dall’amministratore d’impresa (con le dovute limitazioni imposte dalla normativa). La trasferta di lavoro rappresenta il presupposto fondante per la richiesta del rimborso. I soggetti coinvolti sono tenuti a conservare e allegare in nota spese i giustificativi fiscali che attestano l’esborso effettivo sostenuto in trasferta: fatture, ricevute fiscali e titoli di viaggio nominativi o anonimi.

Rimborso forfettario

Il rimborso forfettario rappresenta una parte del rimborso spese misto concordato a monte dall’azienda. Si tratta quindi di una somma pattuita in anticipo calcolata in base ad una stima delle spese giornaliere sostenute dal lavoratore in trasferta. Dipendenti e datori di lavoro, professionisti e clienti si accordano quindi su una cifra giornaliera. A differenza dell’analitico, e in virtù della caratteristica forfettaria, non presuppone alcuna presentazione di giustificativi fiscali. In linea di massima l’ammontare della cifra forfettaria pattuita tra le parti è generalmente inferiore rispetto al pieno regime forfettario. 

Rimborso spese misto: aspetti fiscali per il lavoratore

Sul piano fiscale è opportuno distinguere le trasferte effettuate all’interno o all’esterno del territorio comunale. Nel primo caso il rimborso spese misto contribuisce alla formazione del reddito del lavoratore per cui è oggetto di tassazione.

La tematica relativa alla trasferta di lavoro è sicuramente ampia e articolata e merita senza dubbio un approfondimento e una trattazione a parte dell’argomento.

Rimborso spese misto e note spese

In busta paga, ad eccezione delle eventuali spese di trasporto (a patto che siano debitamente documentate). 

Le trasferte effettuate all’esterno del territorio comunale, o extra-comunali, configurano una dinamica più complessa sul piano della tassazione del lavoratore: varia in base alla tipologia e alla quantità delle spese da rimborsare. Di seguito sono illustrati alcuni dettagli fondamentali di questa tematica.

L’indennità di trasferta giornaliera è oggetto di deducibilità nei seguenti limiti.

• Se non è contemplato il rimborso nè di vitto nè di alloggio, il limite è di 46,48 euro al giorno per trasferte effettuate entro i confini nazionali e 77,46 euro per trasferte internazionali.
• Se il dipendente è oggetto di rimborso per vitto oppure alloggio, il limite è di 30,99 euro al giorno per trasferte in Italia e 51,65 euro per trasferte internazionali.
• Se al dipendente è riconosciuto un rimborso spese per vitto e alloggio, il limite è di 15,49 euro al giorno per trasferte entro i confini nazionali e 25,82 per trasferte internazionali.

E ancora:

• Il rimborso spese per vitto e alloggio è interamente deducibile.
• Il rimborso spese per viaggi e trasporti è totalmente deducibile a patto che le spese siano certificate da giustificativi fiscali.
• I rimborsi ulteriori di spese accessorie (ticket di parcheggio, pedaggi, noleggi, telefono e così via) sono tassati per intero.  

Esempio :

Conclusioni 

La disciplina del rimborso spese misto è indubbiamente articolata sul piano normativo e concettuale con implicazioni di tipo fiscale per il lavoratore che si riflette inevitabilmente anche sul piano contabile. In virtù della già delineata natura ibrida, il sistema analitico di cui si compone implica il ricorso alle note spese correlate da opportuni giustificativi fiscali da cui nascono procedure aritmetiche e contabili. Senza considerare gli aspetti relativi a fatturazione, tassazione e deducibilità.

La complessità di tutti i processi aziendali legati al rimborso spese dei dipendenti in trasferta può raggiungere elevati livelli critici, soprattutto quando i lavoratori commettono errori oppure omissioni nella compilazione delle note spese o quando smarriscono o allegano in maniera sbagliata i giustificativi di spesa per il calcolo del rimborso analitico. Per contro, sono frequenti anche gli errori delle divisioni contabili e amministrative nei processi di calcolo riguardanti fatturazione, tassazione e deducibilità.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il rimborso spese misto è una forma ibrida di rimborso che unisce il sistema analitico (o a piè di lista) con quello forfettario, in base al quale il lavoratore viene quindi ricompensato con un rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio sostenute in trasferta e con una indennità forfettaria giornaliera.
• Dipendenti aziendali, professionisti (anche titolari di partita IVA) e amministratori d’impresa (con le dovute limitazioni imposte per legge) possono beneficiare del rimborso spese misto se una delle categorie indicate anticipa i costi al posto dell’azienda in caso di trasferta.
• Sul piano fiscale occorre distinguere le trasferte all’interno o all’esterno del territorio comunale: nel primo caso il rimborso concorre a formare il reddito del lavoratore per cui è oggetto di tassazione in busta paga (ad eccezione di eventuali spese di trasporto opportunamente documentate).