Spese esenti: per aziende, professionisti e studi legali

Spese esenti

Per spese esenti si intendono i costi che un libero professionista anticipa al posto del cliente per lo svolgimento di prestazioni lavorative eseguite nel suo interesse. Quest’ultimo è tenuto al rimborso finale di tutti gli importi anticipati. Per questo motivo vengono alternativamente definite spese anticipate o, in ambito penale, somme dovute a titolo. 

I costi appena delineati non rappresentano un compenso per il libero professionista o per l’azienda e pertanto sono esonerati dalla disciplina della base imponibile IVA (spese esenti non imponibili) e non concorrono nemmeno all’applicazione della ritenuta d’acconto. Il cliente è tenuto al rimborso purché tali spese siano correttamente documentate tramite appositi giustificativi fiscali.

Spese esenti: esempi concreti

Esempi concreti di spese esenti, ossia di costi che liberi professionisti e aziende anticipano ai propri clienti, rientrano nel novero delle marche da bollo, dei diritti di segreteria, delle imposte o delle altre spese funzionali alle operazioni stesse, ovverosia affinché vadano a buon fine. Tali spese anticipate devono essere opportunamente documentate e inserite in fattura come previsto dal D.P.R. 633/72 all’art. 15 affinché sia possibile la restituzione delle somme dovute tramite rimborso spese.

Altre forme di spese esenti sono quelle addebitate al committente, quando cioè un libero professionista, un dipendente aziendale oppure un freelance che collabora con un’azienda è tenuto ad effettuare trasferte di lavoro per lo svolgimento delle proprie mansioni. Il committente è obbligato a contabilizzare in fattura gli importi relativi a viaggio, vitto e alloggio: ossia le tre fattispecie per le quali sono previsti i normali rimborso per spese di viaggio e rimborso per vitto e alloggio.

Spese esenti in ambito legale

Le spese esenti in ambito legale riguardano essenzialmente gli avvocati e gli studi legali in cui si esercita la professione. Gli spunti normativi che regolano la disciplina sono l’ex art. 13 della legge 247/2012 e l’art. 2 del D.M. n. 55/214 che stabilisce quanto segue: il legale è tenuto a ricevere una somma per il rimborso delle spese forfettarie oltre al compenso relativo alla prestazione professionale, alle spese sostenute, agli oneri e ai contributi eventualmente anticipati per conto del cliente; tale somma è dovuta sia in sede di liquidazione giudiziale che in caso di determinazione contrattuale.

Conclusioni

Freelance, dipendenti subordinati e aziende si interfacciano quotidianamente con molteplici dinamiche di natura fiscale e contabile che aumentano considerevolmente la complessità di gestione dei vari processi di amministrazione.

Spese esenti, spese di trasferta, spese non imponibili e risarcimenti vari come il caso del rimborso spese documentate, del rimborso spese amministratore e del rimborso spese professionisti, rappresentano solo alcune delle procedure e degli innumerevoli documenti di rendicontazione fiscale che gli uffici di contabilità e i liberi professionisti devono conoscere e amministrare correttamente affinché sia rispettata la normativa delineata dal legislatore.

La disciplina delle spese esenti appare più semplice rispetto a molte altre dinamiche aziendali in materia di calcolo fiscale, ma la complessità di gestione generale emerge in merito a numerosi altri processi contaminati da interpretazioni errate della normativa, errori contabili e omissioni da parte del capitale umano d’impresa. Ogni imprecisione impatta sulla redditività complessiva d’impresa perché comporta degli sbilanci in termini di entrate, ma soprattutto uscite.

Si tratta di criticità comuni a gran parte delle aziende che, tuttavia, possono essere ovviate grazie a soluzioni innovative di tipo digitale che semplificano la contabilità, il rimborso delle spese, i bonifici, gli addebiti e i pagamenti in generale. Quello che occorre all’impresa è quindi un tool gestionale di facile utilizzo che permetta di amministrare con facilità tutti i processi di natura contabile e soprattutto le spese di trasferta che coinvolgono imprese, dipendenti aziendali e organi di controllo come l’Agenzia delle Entrate.

Mooncard e spese esenti 

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Le prepagate nominali di Mooncard rappresentano la soluzione intelligente in un solo strumento digitale. Basta una foto al giustificativo fiscale (scontrino, fattura o titolo di viaggio), affinché venga compilata istantaneamente la nota spese, inviata automaticamente in contabilità, controllata in tempo reale e archiviata.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Per spese esenti si intendono i costi che aziende o liberi professionisti anticipano al cliente per lo svolgimento di prestazioni lavorative eseguite nel suo interesse: spese che quest’ultimo è tenuto a rimborsare. Vengono definite alternativamente come spese anticipate o, in ambito penale, somme dovute a titolo.  
• Tali costi non rappresentano un compenso per l’azienda o il libero professionista: sono quindi esonerati dalla disciplina della base imponibile IVA e non concorrono all’applicazione della ritenuta d’acconto. Il cliente è tenuto al rimborso delle spese purché siano correttamente documentate.
• Esempi concreti di spese esenti, ossia di costi che aziende e liberi professionisti anticipano ai propri clienti, sono quelli delle marche da bollo, dei diritti di segreteria, delle imposte o di altre spese funzionali alle operazioni stesse; devono essere sempre, opportunamente documentate.