Rimborso spese professionisti : cose da sapere

Rimborso spese professionisti: definizione e soggetti coinvolti

Per rimborso spese professionisti si intende la restituzione da parte del cliente (o committente) delle somme impiegate per il pagamento di prestazioni lavorative specifiche. Si tratta, ad esempio, dei costi legati all’assolvimento di un’imposta di bollo oppure agli esborsi sostenuti in occasione di trasferte lavorative: in questo caso il rimborso comprende normalmente le spese di vitto e alloggio, le spese di viaggio e i costi accessori. Il rimborso riguarda quindi mansioni diverse dall’attività generica svolta dal libero professionista, ossia mansioni svolte per l’esecuzione di uno specifico incarico professionale (o mandato) pattuito con il cliente.  

I costi sostenuti per lo svolgimento di prestazioni professionali specifiche a favore del cliente si inquadrano in due categorie differenti. È possibile che tali costi siano anticipati dal libero professionista in nome e per conto del cliente (dichiarandone, al momento dell’esborso, la titolarità della spesa), oppure è possibile che gli stessi costi siano anticipati direttamente dal cliente.

La prassi definisce quindi tre tipologie di rimborso spese professionisti.

• Costi anticipati dal cliente: il committente anticipa gli importi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esonerando il libero professionista dall’esborso.
• Pagamenti anticipati in nome e per conto del cliente da parte del libero professionista.
• Costi anticipati dal professionista per lo svolgimento della prestazione lavorativa senza dichiarare la titolarità a carico del cliente.

Le distinzioni elencate valgono per i liberi professionisti, da non confondere quindi con gli amministratori d’impresa per i quali è prevista una tipologia specifica di rimborso spese amministratore.

Per quanto concerne invece altre tipologie di spese, rimandiamo all’approfondimento relativo alle spese documentate e alle spese non documentate (da non confondere con la fattispecie delle spese esenti).

Rimborso spese professionisti: funzionamento

Il funzionamento del rimborso spese professionisti esaminato in questa sede riguarda le spese di vitto e alloggio disciplinate dal D. Lgs 175/2014 entrato in vigore nel 2015. Riguarda quindi le spese di soggiorno alberghiero e di somministrazione di cibi e bevande. La distinzione concerne i costi fatturati direttamente al committente (quando cioè il professionista dichiara che sta anticipando quella spesa in nome e per conto del cliente), e i costi fatturati dal committente al libero professionista (per i quali è importante distinguere i casi delle spese prepagate e di quelle anticipate dal lavoratore autonomo).

Dal 2015 i costi fatturati direttamente al committente non rappresentano compenso in natura per il libero professionista e non concorrono alla formazione del reddito di lavoro. Ne consegue quanto segue.

• Il committente riceve fattura da chi ha erogato il servizio di vitto e alloggio ma non è tenuto a comunicare l’importo al professionista.
• Il committente ha diritto alla deduzione dei costi indicati in fattura in base alle regole ordinarie relative alla dichiarazione dei redditi.
• Il professionista si inserisce in una operazione neutra perché non effettua nessun pagamento e non è destinatario di nessuna fattura.

Quanto illustrato finora opera per le spese di ristorazione e soggiorno alberghiero mentre in tutti gli altri casi si applica la disciplina generale. È il caso del rimborso spese professionisti in trasferta per le quali l’addebito al committente rappresenta un compenso per il libero professionista e concorre alla formazione di una parte del reddito coinvolto nel relativo trattamento fiscale.

Rimborso spese professionisti in nome e per conto del cliente

La categoria del rimborso spese professionisti in nome e per conto del cliente riguarda essenzialmente i costi sostenuti per l’assolvimento delle imposte, dei contributi unificati, delle imposte di bollo (2 euro in fattura elettronica per voci di spesa superiori a 77,47 euro) e voci analoghe. Tali spese sono eseguite in nome del cliente e anticipate dal professionista: quest’ultimo è tenuto a ricevere un rimborso inserendo l’importo in fattura. Non rappresenta un compenso per il professionista, non è soggetto ad IVA, ritenuta d’acconto o rivalsa previdenziale.

Rimborso spese professionisti anticipate dal committente

La categoria del rimborso spese professionisti anticipate dal committente al libero professionista prevede due distinzioni fondamentali.

• Il cliente anticipa le spese e nei suoi confronti viene intestata la fattura elaborata dal professionista.
• Le somme anticipate sono spese senza alcuna dichiarazione di intestazione: dovranno essere quindi fatturate al cliente poiché il pagamento è stato eseguito dal professionista, almeno fiscalmente.  

Nel primo caso la spesa non rappresenta un compenso per il libero professionista che non è tenuto a indicarla in fattura. Nel secondo caso si tratta di una anticipazione del rimborso spese.

Rimborso spese professionisti e dipendenti: differenze

Metodo di calcolo e incidenza fiscale: il rimborso spese professionisti differisce da quello dei dipendenti aziendali per queste due variabili fondamentali. Alla seconda categoria (dipendenti) si applica il regime analitico (detto anche a piè di lista), forfettario o misto. Nel rimborso analitico le spese devono essere documentate tramite apposita nota spese. Attraverso il rimborso forfettario si pattuisce a monte, tra azienda e dipendente, l’importo giornaliero a forfait destinato al lavoratore subordinato. Con il metodo misto, alcune spese sono indicate e contabilizzate tramite sistema analitico e il resto tramite metodo forfettario. Ai dipendenti si applica il rimborso spese in busta paga.

Rimborso spese professionisti in caso di trasferta

Il rimborso spese professionisti in caso di trasferta si configura nel caso in cui l’attività lavorativa si svolga in maniera occasionale e temporanea in una sede straordinaria che implica uno spostamento fisico correlato a costi di viaggio. La trasferta deve avvenire oltre il Comune di residenza o di lavoro. 

Le modalità utilizzate per la quantificazione delle spese sostenute sono quelle del regime analitico, forfettario o misto cui si associa la fattispecie specifica del rimborso spese chilometrico, valido se il libero professionista utilizza un veicolo di proprietà. In questo caso, il calcolo viene realizzato in base ai coefficienti numerici indicati dalle Tabelle ACI e in funzione delle distanze percorse; le spese rappresentano un compenso per il professionista con le implicazioni ordinarie sul piano fiscale.

Tipologie di rimborso spese professionisti 

La normativa prevede tre tipologie di rimborso spese professionisti: tramite regime analitico, regime forfettario o misto, validi indistintamente per spese sostenute in Italia o all’estero.

Regime analitico

Il rimborso analitico (calcolato tramite regime analogo) prevede che il professionista raccolga tutti i giustificativi fiscali relativi alle spese sostenute per lo svolgimento dell’attività professionale. Tale rimborso viene considerato reddito imponibile, soggetto quindi alla deducibilità integrale delle spese, così come definito dall’art. 54 del D.P.R. 633/72. La deducibilità relativa a viaggi e trasporti è illimitata mentre le spese di vitto e alloggio prevedono un tetto massimo di 180,76 euro in Italia e 258,23 per l’estero, con deducibilità fino al 75% del totale. 

Regime forfettario

Il rimborso spese professionisti stabilito tramite regime forfettario è pattuito liberamente tra l’azienda ed il libero professionista. Il limite massimo dell’indennità di trasferta giornaliera è pari a 46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per trasferte estere. Qualora le spese superino tali importi, i rimborsi saranno tassati mentre la deducibilità in capo all’azienda è illimitata.

Regime misto

In questo caso il rimborso spese misto (o anche generico) presuppone che una parte venga risarcita con il metodo analitico e la rimanente con metodo forfettario. Con la parte analitica l’azienda può pagare un’ulteriore indennità forfettaria svincolata da tassazione entro il limite di 30,99 euro al giorno per trasferte nel territorio nazionale e 51,65 euro per trasferte all’estero. Il rimborso analitico è uguale a 2/3 rispetto al rimborso forfettario.

Sul versante delle spese non imponibili delineate dall’art 15 del D.P.R. 633/72, alcune sono oggetto di esenzione: riguardano l’anticipazione di costi estremamente specifici inerenti alla prestazione lavorativa, ad esempio gli interessi di mora, le sanzioni in caso di ritardi o irregolarità varie, il valore ordinario dei beni ceduti a titolo di sconto, premi e abbuoni con l’eccezione di quelli ceduti con aliquote più elevate. Tra le spese non imponibili figurano inoltre la rivalsa dell’IVA e il rimborso della somma relativa alle anticipazioni eseguite in nome e per conto dell’altra parte, a patto che siano opportunamente documentate.

Fatturazione del rimborso spese professionisti

In fattura è opportuno indicare correttamente tutti i dettagli per la corretta individuazione della voce di spesa: ad esempio, “rimborso spese professionisti per spese di alloggio”, “rimborso forfettario per spese di rappresentanza” e così via. Le spese escluse dall’art. 15 del D.P.R. 633/72, esenti da IVA, andranno indicate in fattura elettronica con il codice N1. Per quanto concerne invece l’applicazione dell’imposta di bollo, il valore di suddetta imposta è pari a 2 euro per importi maggiori di 77,47 euro; si applica per anticipazioni inerenti a spese sostenute e non riferite ai tributi, valida sia per importi soggetti ad IVA che esenti.

Per quanto concerne la tassazione, il rimborso forfettario è oggetto di deducibilità al 75% per importi che non superino il 2% dei compensi annui. La tassazione si applica per cifre che superano i 46,48 euro giornalieri relative a trasferte entro i confini nazionali e 77,47 euro per trasferte oltre i confini nazionali. Il rimborso forfettario è soggetto ad IVA.

Il rimborso analitico rappresenta per intero un reddito imponibile mentre in caso di rimborso misto con prevalenza del metodo analitico (almeno 2/3), la quota forfettaria di 1/3 è svincolata da tassazione per importi massimi di 30,99 euro giornalieri per trasferte entro i confini nazionali e 51,65 euro per trasferte all’estero.

Conclusioni

Quello illustrato finora rappresenta sicuramente un sistema complesso e articolato sul piano normativo e su quello relativo alla fatturazione, alla deducibilità e ai sistemi di rimborso dei soggetti coinvolti in prestazioni lavorative indipendenti.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il rimborso spese professionisti rappresenta la restituzione da parte del cliente (o committente) delle somme impiegate per il pagamento di imposte o prestazioni lavorative specifiche come trasferte di lavoro, correlate a spese di viaggio, vitto, alloggio e costi accessori. 
• La normativa prevede un rimborso spese professionisti per conto del cliente (eseguite quindi in nome del committente e anticipate dal professionista) e la categoria del rimborso delle spese anticipate dal committente a favore del libero professionista.
• La normativa prevede tre tipologie di alternative ma equivalenti per il rimborso spese professionisti, ossia tramite regime analitico, forfettario o misto, validi indistintamente per spese sostenute in Italia o all’estero.