Rimborsi Spese Dipendenti in busta paga : la guida completa

La trasferta come presupposto del rimborso spese dipendenti 

La trasferta è considerata il presupposto fondante del rimborso spese dei professionisti. Si intende il trasferimento occasionale e temporaneo del dipendente che, per motivi straordinari, è obbligato a viaggiare per raggiungere la sede di lavoro che è diversa da quella abituale stabilita nel contratto di assunzione. In alcune circostanze il dipendente è tenuto anche a soggiornare presso strutture ricettive qualora la trasferta lavorativa abbia una durata maggiore di un giorno. 

La trasferta crea i presupposti per un mutamento transitorio del luogo di esecuzione delle prestazioni lavorative del professionista motivate da esigenze aziendali di tipo tecnico, organizzativo e produttivo. La trasferta, per il carattere di occasionalità che la definisce, non va quindi confusa con il trasferimento che invece è titolo definitivo.

Voci di costo oggetto di rimborso spese dipendenti in busta paga

Viaggio, vitto, alloggio e spese accessorie come quelle telefoniche. Sono queste le macro categorie con le relative voci di costo oggetto di rimborso spese dipendenti in busta paga. Le spese di viaggio includono generalmente carburante, parcheggio, pedaggi autostradali e costi similari sostenuti per raggiungere fisicamente la sede straordinaria di lavoro. Lo spostamento può avvenire con mezzo proprio o con veicolo a noleggio.

Le altre voci di costo, ossia vitto e alloggio, riguardano rispettivamente la ristorazione e il pernotto alberghiero. Le spese telefoniche sono quelle di comunicazione e internet per le quali la normativa prevede anche la disciplina della detraibilità IVA cellulari.

In caso di trasferte all’interno del Comune di riferimento, i rimborsi e le indennità giornaliere contribuiscono alla formazione del reddito del dipendente, ad eccezione dei rimborsi per le spese di viaggio opportunamente documentate. Rimborsi e indennità di trasferta sono quindi sottoposte a normale sistema di tassazione. Tra le spese imponibili rientra anche il cosiddetto rimborso chilometrico valido nel Comune in cui è ubicata la sede di lavoro.

Per inciso, inseriamo di seguito altre tipologie di spesa che meritano un approfondimento, in modo da avere un quadro più completo e dettagliato dell’intero argomento: si tratta delle spese documentate e delle spese non documentate (da non confondere con la categoria delle spese esenti).

Rimborso spese dipendenti con sistema analitico

Il rimborso spese dipendenti con sistema analitico (definito anche a piè di lista) prevede il rimborso di tutte le spese sostenute dal lavoratore in trasferta purché siano documentate tramite giustificativi fiscali. Per giustificativi fiscali si intendono le fatture, gli scontrini e i titoli di viaggio che provano l’effettivo esborso sostenuto dal professionista. Devono essere allegati alla nota spese aziendale opportunamente compilata.

Questa forma di pagamento è esente da tassazione in capo al dipendente e quindi non concorre alla formazione del reddito. Sul versante reddituale d’impresa, invece, l’art. 95 comma 3 del TUIR afferma che le spese di vitto e alloggio sostenute dal dipendente sono oggetto di deduzione per importi giornalieri uguali o inferiori a 180,76 euro per trasferte all’esterno del territorio comunale, e per un massimo di 258,23 euro per trasferte internazionali.

Qualora siano rimborsabili spese diverse da quelle di viaggio, vitto e alloggio come costi telefonici o di cancelleria, tali spese sono esenti da tassazione solo per importi minori di 15,49 euro per trasferta in Italia e 25,82 euro per trasferte internazionali.

Rimborso spese dipendenti con metodo forfettario

Il rimborso spese dipendenti con metodo forfettario comporta il rimborso del professionista attraverso l’erogazione in busta paga di una somma concordata dal datore di lavoro in funzione dei contratti collettivi nazionali. Si tratta di una cifra fissa a forfait definita anche indennità di trasferta. Nel caso specifico, il dipendente non è tenuto alla compilazione della nota spese e alla conservazione/presentazione dei giustificativi fiscali. L’unica eccezione riguarda i titoli di viaggio in quanto sono interamente deducibili per l’azienda, senza limiti.

Il rimborso spese dipendenti con sistema forfettario pone delle limitazioni in termini di importi: la somma massima consentita per legge è di 46,38 euro per trasferte sul territorio nazionale e 77,47 euro per trasferte internazionali. Se il rimborso supera questi importi diventa imponibile e contribuisce alla formazione del reddito; tasse e contributi INPS verranno calcolati solo sulla cifra eccedente i limiti imposti. 

Rimborso spese dipendenti con sistema misto

Il rimborso spese dipendenti con sistema misto unisce il metodo analitico per spese di vitto e alloggio con quello forfettario in base al quale viene riconosciuto al lavoratore un rimborso analitico dei costi e un’indennità di trasferta forfettaria. 

L’importo dell’indennità è in funzione del tipo di spesa sostenuta dal dipendente in trasferta: qualora il rimborso analitico comprenda solo il vitto o solo l’alloggio tale indennità forfettaria è ridotta di 1/3; qualora il rimborso comprenda le spese di vitto e di alloggio l’indennità forfettaria è ridotta di 2/3.

Sul fronte dell’imponibilità relativa ai dipendenti è opportuno esaminare la C.M. n. 188/98 redatta dall’Agenzia delle Entrate. Il datore di lavoro, così come previsto per il rimborso forfettario, può invece beneficiare della totale deducibilità delle spese di trasferta.

Conclusioni

Il rimborso spese dipendenti in busta paga è un processo comune a gran parte delle aziende che per ragioni tecniche, organizzative o produttive obbligano il professionista all’esecuzione delle prestazioni presso una o più sedi di lavoro straordinarie. Ciò che ne deriva è un sistema ampio e articolato sul piano operativo, opportunamente disciplinato dalla normativa di riferimento che ne regola processi di fatturazione, deducibilità, tassazione e forme di rimborso dei soggetti coinvolti.

La complessità di gestione dei rimborsi rappresenta il problema principale per i reparti dell’impresa che si occupano dell’amministrazione contabile. Errori e omissioni nella compilazione delle note spese e smarrimento dei giustificativi fiscali rappresentano le criticità comuni riscontrate da quasi tutte le aziende. A queste si aggiungono gli eventuali errori procedurali sul piano del calcolo contabile, per cui è frequente che vengano conteggiati importi imprecisi che impattano negativamente sulla redditività d’impresa. Quello che occorre all’impresa è quindi una soluzione gestionale di facile utilizzo che permetta di amministrare con facilità i rimborsi ai dipendenti aziendali.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• I lavoratori subordinati che, per esigenze aziendali di tipo tecnico, organizzativo o produttivo, sono tenuti ad effettuare trasferte di lavoro e ad anticipare somme di denaro al posto dell’azienda godono di un rimborso definito rimborso spese dipendenti in busta paga. Entità e natura del rimborso variano in funzione dell’inquadramento contrattuale.
• Viaggio, vitto, alloggio e alcune spese accessorie sono le voci di costo oggetto di rimborso spese dipendenti. Le spese di viaggio comprendono costi di carburante, parcheggio e pedaggi autostradali sostenuti per lo spostamento che può avvenire con mezzo proprio o veicolo a noleggio. Vitto e alloggio riguardano la ristorazione e il pernotto in strutture ricettive.
• Analitico, forfettario e misto: sono le tre tipologie di rimborso spese previste dalla normativa. Il sistema analitico (o a piè di lista) implica il rimborso di tutti i costi opportunamente documentati da giustificativi fiscali in nota spese. Il sistema forfettario comporta l’erogazione di un’indennità di trasferta giornaliera in base al CCNL. Il sistema misto è un ibrido che li contiene entrambi.