Le tipologie di rimborso disponibili per il dipendente
Dunque, al dipendente può essere richiesto di affrontare una trasferta di lavoro, ovvero di recarsi in viaggio al di fuori della sede aziendale e di permanere per un determinato lasso di tempo in un luogo di lavoro diverso da quello abituale. In questi casi, l’azienda può rimborsare il lavoratore per le spese che deve sostenere durante il viaggio e il soggiorno secondo almeno due diverse modalità:
Rimborso analitico
È la modalità più classica - detta anche piè di lista - e consiste nel rimborsare il dipendente per le spese specifiche ed effettive sostenute. Proprio per questa ragione, il dipendente dovrà fornire all’azienda un elenco analitico delle proprie spese (la cosiddetta “nota spese”) corredandolo con le pezze giustificative di ciascuna di esse. Si tratterà, quindi, di allegare scontrini, ricevute e fatture, nonché titoli di viaggio, ricevute del casello autostradale e via dicendo. La documentazione è vincolante ai fini dell’ammissibilità del rimborso. Una volta raccolta tutta la documentazione e redatta la nota spese, il dipendente le presenta all’ufficio contabilità per poi ricevere il rimborso degli importi all’interno della propria busta paga.
Questo tipo di rimborso per le spese di trasferta o missione (vitto, alloggio, viaggio, trasporto e altre spese documentabili entro i 15,49 euro giornalieri) al di fuori del territorio comunale, non partecipa al reddito imponibile del dipendente. C’è però un limite alla deducibilità: le spese sono deducibili fino a 180,76 euro giornalieri (che diventano 258,23 in caso di trasferta all’estero).
Qui di seguito un possibile fac-simile di nota spese:
Rimborso forfettario
Il rimborso forfettario costituisce un sistema molto più semplice di quello analitico, dal momento che prescinde dalle spese effettivamente sostenute dal lavoratore ed è indipendente dalla durata della trasferta (sia essa di poche ore o molti giorni). Infatti, l’azienda eroga al dipendente un importo giornaliero predeterminato, una quota fissa, il cui minimo è stabilito dai Contratti Collettivi di Lavoro e il massimo, generalmente, sulla base di accordi aziendali. Per questa ragione, il dipendente non è tenuto a presentare una nota spesa né, tantomeno, la relativa documentazione giustificativa per le spese di vitto e alloggio. Viceversa, perché sia possibile detrarre le spese di viaggio e trasporto, queste andranno giustificate.
Questo rimborso forfettario non partecipa al reddito del dipendente (e quindi non rientra nel calcolo del suo imponibile IRPEF) fino ad un ammontare di 46,48 euro giornalieri se la trasferta si svolge fuori dal territorio del comune in cui ha sede l’azienda ma, comunque, in Italia, e fino ad un importo di 77,46 euro se la trasferta ha luogo all’estero. Superati questi limiti, il rimborso diventa imponibile. Per l’azienda, invece, tutti i rimborsi così erogati sono deducibili per intero.
Il rimborso può anche essere solo parzialmente forfettario (detto anche “misto”). In questo caso, alla quota forfettaria (indennità di trasferta) si aggiunge anche il rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio. In questo caso, i limiti per la deducibilità dell’indennità di trasferta vengono ridotti: di un terzo se al dipendente vengono rimborsate analiticamente anche le spese di vitto oppure quelle di alloggio; di due terzi, se al dipendente vengono rimborsate analiticamente sia quelle di vitto che quelle di alloggio. Per la richiesta del rimborso è allora necessario predisporre un breve modulo che indichi dettagliatamente le spese per le quali è richiesto il rimborso, in modo molto simile a quanto accade per il rimborso a piè di lista.
Un modulo fac-simile più dettagliato per le spese di trasferta, che può essere utilizzato anche per il rimborso “parzialmente forfettario” (e persino per quello forfettario per le sole spese di viaggio e trasporto che devono essere comunque giustificate ai fini della loro detraibilità) potrebbe apparire.
Mooncard una soluzione per la digitalizzazione delle note spese
Come abbiamo visto, il rimborso forfettario è molto più semplice ed immediato rispetto al rimborso analitico (piè di lista), soprattutto perché non richiede né l’elencazione né la documentazione specifica di tutte le spese effettivamente sostenute dal dipendente durante la trasferta. Il fatto di rimborsare solamente una quota predefinita velocizza in maniera significativa le procedure contabili interne all’azienda.
In realtà, però, vi sono sistemi molto pratici che permettono di semplificare le procedure di contabilizzazione delle spese di trasferta, a prescindere dal regime di rimborso adottato. È il caso, ad esempio, delle soluzioni intelligenti Mooncard, che consentono di velocizzare la gestione contabile digitalizzando e dematerializzando le informazioni in modo totalmente trasparente e user friendly. Il software evita la necessità dell’inserimento manuale della nota spese, gestendo automaticamente e in modo dematerializzato i documenti giustificativi delle spese relative alle trasferte dei dipendenti: grazie a Mooncard puoi snellire i processi contabili interni, traducendo automaticamente le spese in scritture contabili con un solo clic.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- A differenza di quanto accade con il rimborso di tipo analitico (“piè di lista”), il rimborso forfettario non richiede la presentazione della documentazione giustificativa per le spese di cui viene chiesto il rimborso. È però sempre necessario documentare le spese di viaggio e trasporto ove si voglia usufruire della loro deducibilità.
- Il rimborso forfettario corrisponde a una quota fissa giornaliera che prescinde dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente ed è anche svincolata dall’effettiva durata della trasferta (sia essa di poche ore o molti giorni).
- Il rimborso forfettario può esserlo anche solo… parzialmente. In questo caso le spese di vitto e/o alloggio possono dover essere individuate analiticamente, e al lavoratore viene corrisposto il loro rimborso in aggiunta alla quota fissa di indennità di trasferta. In questo caso sarà necessario redigere una sorta di nota spese per dettagliare le spese, come da fac-simile.