Rimborso spese regime forfettario: come gestirlo al meglio

Rimborso spese dipendenti: il presupposto della trasferta

La trasferta è il presupposto di partenza che sta alla base del rimborso spese forfettario e più in generale del rimborso spese professionisti. Rappresenta il trasferimento transitorio e occasionale del dipendente che per ragioni aziendali di tipo tecnico, organizzativo o produttivo è tenuto a viaggiare per raggiungere una sede di lavoro differente da quella abituale stabilita nel contratto di assunzione. In determinate occasioni, quando cioè una trasferta supera le 24 ore, è possibile che sia tenuto anche a soggiornare presso strutture ricettive. La trasferta è inoltre prevista per talune figure manageriali al punto da configurare anche un apposito rimborso spese amministratore.

La trasferta comporta un cambiamento esclusivamente temporaneo del luogo di esecuzione delle prestazioni lavorative e per via del carattere occasionale non va confusa con il trasferimento, che invece è a titolo definitivo. Ogni trasferta può avvenire all’interno o all’esterno del Comune di riferimento, così come in Italia o all’estero. Per la disciplina del rimborso spese forfettario, il contesto geografico influisce quindi sulla deducibilità e sulla tassazione.

Rimborso spese forfettario: significato e definizione

Il rimborso spese forfettario è una forma di rimborso spese che presuppone la rifusione in busta paga al dipendente di una somma fissa il cui importo viene stabilito dall’azienda. In virtù del carattere forfettario, più semplicistico e snello rispetto a quello analitico o al rimborso misto, rappresenta la forma di rimborso preferita da alcune imprese per via della sua facilità di gestione.

Per evitare confusione in tema di rimborsi spese è bene approfondire i concetti di rimborso spese documentate, non documentate e spese esenti.

Rimborso spese forfettario: come funziona

A differenza del sistema analitico e misto, il rimborso spese forfettario non comporta la presentazione in nota spese dei giustificativi fiscali (scontrini, fatture o ricevute) relativi a spese di vitto e alloggio. È bene precisare, infatti, come tale forma di rimborso a forfait riguardi esclusivamente i costi sostenuti per la ristorazione e il pernotto presso strutture ricettive: sono pertanto escluse le spese di viaggio. In ogni caso è possibile aggiungere un’ulteriore forma di retribuzione per le spese di trasporto tramite restituzione dei costi sostenuti per l’utilizzo di mezzi pubblici o, in caso di vettura propria, è previsto il rimborso chilometrico.

Per ogni giorno di trasferta l’azienda corrisponde al dipendente una somma forfettaria, tecnicamente definita indennità di trasferta giornaliera (o diaria), accreditata direttamente in busta paga. La durata dello spostamento non influisce sull’importo che spetta al dipendente. Tuttavia, l’importo minimo è definito dai contratti collettivi di lavoro (CCNL) mentre l’importo massimo può e deve essere stabilito esclusivamente dal datore di lavoro.

Qualunque azienda abbia la necessità di ricorrere al rimborso spese a forfait in modalità classica o analogica, può utilizzare il seguente modello di rimborso forfettario fac-simile. In alternativa, Mooncard fornisce le proprie soluzioni digitali per snellire, semplificare e ridurre i tempi di gestione dei rimborsi. Le vedremo più avanti.

Come viene tassato il rimborso spese forfettario?

La disciplina del rimborso spese forfettario è influenzata dal contesto geografico in cui avviene la trasferta, che incide sulla deducibilità e sulla tassazione in capo al dipendente. Si configurano trasferte intra-comunali e trasferte extra-comunali.

• In occasione di trasferte intra-comunali, gli importi dovuti al lavoratore a titolo di rimborso forfettario sono tassati interamente, indipendentemente dalla somma dovuta. 
• In occasione di trasferte extra-comunali, il rimborso forfettario non contribuisce alla formazione del reddito del dipendente ed è esente da tassazione fino ai seguenti importi: 46,48 euro per trasferte extra-comunali nel territorio italiano e 77,46 euro per trasferte all’estero.

Tutte le somme che superano i limiti stabiliti dalla normativa dovranno essere tassate in busta paga.

Le spese di viaggio rimborsate in aggiunta all’indennità di trasferta giornaliera, a patto che siano documentate analiticamente, sono esenti da tassazione sia a livello intra-comunale che extra-comunale. Ulteriori rimborsi aggiuntivi, documentati o meno, sono completamente tassabili.

Rimborso spese in fattura: esempio

Se l’azienda stabilisce un rimborso spese forfettario per una trasferta in Italia extra-comunale, il dipendente vedrà tassata in busta paga la differenza tra l’importo fisso (70,00 euro) e il limite definito dalla normativa (46,48 euro). Con un eventuale ed ulteriore rimborso per spese di viaggio, la situazione è quella riassunta in tabella.

Rimborso spese forfettario: i vantaggi

Il rimborso spese forfettario esclude ogni limite di deducibilità in capo all’azienda e non contribuisce alla formazione del reddito del lavoratore entro i limiti visti in precedenza. Il rimborso a forfait non è imponibile in capo al dipendente ma è interamente deducibile per l’azienda. Il vantaggio per il titolare d’impresa è quello di poter abbassare l’imponibile sul quale avviene il calcolo della tassazione.

Conclusioni

Il rimborso spese forfettario è indubbiamente il modello di rimborso più semplice da utilizzare perché esclude la rendicontazione analitica dei singoli costi del metodo a piè di lista ed esclude l’obbligo di presentazione dei giustificativi fiscali. Tuttavia comporta alcuni accorgimenti in merito alla tassazione e alla deducibilità che sono funzionali al contesto geografico in cui avviene la trasferta.

Qualora l’azienda decida invece di utilizzare il modello di rimborso analitico, che restituisce al dipendente l’importo esatto delle spese sostenute, sarà allora necessario procedere alla compilazione dettagliata dei costi accompagnati da scontrini, fatture e ricevute fiscali con una maggiore difficoltà di rendicontazione, gestione e rimborso da parte degli uffici amministrativi.

In questi casi la soluzione più utilizzata dalle aziende italiane è quella delle prepagate nominali di Mooncard che, attraverso l’app proprietaria fruibile da smartphone, permette in un solo clic di fotografare il giustificativo fiscale e compilare automaticamente la nota spese che viene inviata all’istante al reparto amministrativo. Facile, veloce e sicura.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il rimborso spese forfettario è una forma di rimborso spese che presuppone la rifusione in busta paga al dipendente di una somma fissa il cui importo viene stabilito dall’azienda. Non comporta la presentazione in nota spese dei giustificativi fiscali relativi a spese di vitto e alloggio.
•  Per ogni giorno di trasferta l’azienda corrisponde al dipendente un’indennità di trasferta giornaliera (o diaria), accreditata in busta paga. La durata dello spostamento non influisce sull’importo che spetta al dipendente.
• Si configurano trasferte intra-comunali e trasferte extra-comunali. Nel primo caso gli importi dovuti al lavoratore sono tassati interamente. Nel secondo, il rimborso non contribuisce alla formazione del reddito del dipendente ed è esente da tassazione fino a 46,48 euro per trasferte extra-comunali in Italia e 77,46 euro all’estero.