Le spese documentate : cosa c'è da sapere

Spese documentate e non documentate: differenze principali

La differenza tra spese documentate e spese non documentate è semplice. Nel primo caso si tratta di costi che possono essere certificati tramite giustificativi fiscali: fatture, scontrini e titoli di viaggio anche in formato digitale (utilizzati per il rimborso analitico, che è alternativo al forfettario e al rimborso misto).

Nel secondo caso si tratta di spese prive di documentazione allegata a causa di smarrimento oppure omissione involontaria da parte del dipendente o perché tali costi sono imponderabili, ossia non è possibile quantificarne l’ammontare e ottenere alcun giustificativo (es: spese telefoniche). 

Le spese non documentate si manifestano anche quando al trasfertista viene assegnato un rimborso forfettario e non è tenuto a conservare alcun giustificativo fiscale (in questo caso si parla di indennità di trasferta giornaliera).

Gestione delle spese documentate tramite giustificativi fiscali

La gestione delle spese documentate da parte delle divisioni aziendali che si occupano di contabilità e rendicontazione sarà molto più semplice quanto maggiore sarà il livello di collaborazione e precisione da parte del dipendente. Quest’ultimo è tenuto ad ottenere, conservare e presentare i giustificativi fiscali in nota spese affinché sia possibile il calcolo analitico di tutte le spese sostenute. Discorso analogo vale per talune categorie di amministratori d’impresa (obbligati alla conservazione per l’ottenimento del rimborso spese amministratore).

Il metodo più semplice per il dipendente è quello di associare a tutti i giustificativi (scontrini, fatture e titoli di viaggio, anche in formato digitale) un foglio Excel riassunto nel quale inserire importi, date e descrizione del bene o del servizio acquisito. In questo modo è possibile semplificare la gestione delle spese documentate da parte degli uffici preposti, riducendo i margini di errore. 

Spese documentate: esempi concreti

Esempi concreti e universali di spese documentate sono quelle che maturano in caso di trasferte lavorative che comportano costi di viaggio, vitto e alloggio. Il viaggio comporta generalmente delle spese legate al costo di acquisto di un biglietto dei mezzi pubblici, oppure implica il pagamento del taxi, di un parcheggio, del carburante. Vitto e alloggio comprendono semplicemente i costi di ristorazione e pernotto in strutture alberghiere. Si tratta quindi di categorie merceologiche piuttosto eterogenee che danno sempre luogo ad un rimborso spese professionisti.

Contanti o carta di credito non fa differenza: qualunque sia la tipologia di spese sostenute dal dipendente, quest’ultime possono essere pagate in entrambi i modi. Il formato digitale, rispetto a quello analogico con scontrini e ricevute, può sollevare alcuni problemi di rendicontazione in quanto è più difficile il reperimento delle movimentazioni connesse alle singole spese. Soluzioni digitali come quelle ideate da Mooncard attraverso prepagate nominali possono invece semplificare il pagamento, la gestione e la contabilizzazione delle spese documentate.

Il rimborso delle spese documentate

Il rimborso delle spese documentate può avvenire in tre modi: attraverso la classica compilazione analitica della nota spesa comprensiva di tutti i giustificativi fiscali; tramite il riaddebito in fattura dei costi sostenuti e anticipati dall’azienda o dal libero professionista per conto del cliente; attraverso la presentazione della fattura a lavoro ultimato in caso di prestazione di lavoro occasionale. 

Rimborso spese documentate previa nota spese

Il rimborso spese documentate tramite nota spese consente il rimborso dei costi anticipati dal dipendente qualora quest’ultimo presenti in nota spese l’elenco analitico dei costi sostenuti in trasferta, allegando opportunamente i giustificativi fiscali. L’ufficio contabile è tenuto a verificare la congruità e la natura dei pagamenti effettuati e procedere successivamente al rimborso spese.

Molto spesso scontrini e fatture non descrivono la categoria merceologica dell’acquisto, per cui il processo di verifica può diventare più complesso. Anche in questo caso, le soluzioni gestionali di Mooncard con carte prepagate nominali possono semplificare i processi di acquisto (lato dipendenti) e di monitoraggio (lato ufficio contabile d’impresa).

Rimborso spese documentate in fattura

È possibile che il libero professionista o l’azienda possano riaddebitare al proprio cliente i costi sostenuti e anticipati per l’erogazione di un servizio o la fornitura di un bene. È il caso dei costi di viaggio o di trasporto della merce oppure di quelle spese che sono funzionali e necessarie per l’erogazione di un servizio. Si configura in questi casi il rimborso spese documentate in fattura. Occorre considerare gli sconti legati al regime di aliquote per riportare tali costi in fattura. Le aliquote sono funzionali alla base imponibile e devono essere verificate anticipatamente dall’azienda o dal libero professionista. Si tratta in genere di aliquote IVA al 20% entro 87,50 euro di viaggio e IVA al 10% per cifre superiori.

Rimborso spese documentate e prestazione occasionale

Il professionista che effettua una prestazione lavorativa occasionale può chiedere il rimborso spese attraverso la fattura consegnata a lavoro ultimato. È fondamentale in questo caso capire in anticipo quali spese possono essere considerate imponibili. Non concorrono alla creazione del reddito imponibile le spese di viaggio necessarie, documentate e senza ulteriore compenso, come previsto dal D.P.R. n. 600/73. Qualora il compenso superi la cifra richiesta come rimborso spese occorre valutare se tale compenso sia esente. Se non è esente, l’importo complessivo è considerato reddito da lavoro autonomo e concorre a formare l’imponibile oggetto di tassazione.

Conclusioni

La contabilizzazione delle spese documentate è un processo che può presentare diverse criticità qualora il dipendente smarrisca i giustificativi fiscali oppure li ometta in nota spese. Il rimborso in busta paga diventa più complesso in quanto l'ufficio contabilità è tenuto a realizzare controlli più minuziosi per verificare la congruità delle spese, talvolta con giustificativi mancanti o categorie merceologiche sconosciute. 

In questo caso la soluzione Mooncard con prepagate nominali aziendali permette di automatizzare e digitalizzare tutti i processi legati alle spese in trasferta del dipendente, riducendo errori e annullando possibili omissioni. Con le prepagate nominali Mooncard il dipendente non è tenuto ad anticipare alcuna somma di denaro per costi di trasferta e ogni operazione è tracciata in tempo reale, archiviata in digitale e di facile monitoraggio. Tramite una foto è possibile dematerializzare i giustificativi fiscali e caricarli in database. Il gestionale Mooncard connesso alle card prepagate è praticamente compatibile con la maggior parte dei software d’impresa.

Mooncard consente così la digitalizzazione dei processi contabili delle spese di trasferta, il controllo in real time dei flussi, la dematerializzazione cartacea dei documenti con annessa archiviazione elettronica e la riduzione di errori contabili, imprecisioni e omissioni. Le nominali prepagate di Mooncard sono automatiche, sicure e integrate: la soluzione intelligente in un solo strumento digitale.

Con Mooncard è possibile ridurre sensibilmente la complessità di gestione di tutti quei processi che richiedono competenze approfondite e verticali in termini di contabilità. Prenota una dimostrazione con Mooncard: scopri subito le soluzioni per ottimizzare i processi contabili d’impresa e migliora immediatamente il tuo business.

Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

•  Le spese documentate comprendono tutti quei costi che possono essere certificati tramite giustificativi fiscali: fatture, scontrini e titoli di viaggio anche in formato digitale. Le spese non documentate includono invece i costi privi di documentazione allegata a causa di smarrimento, omissione involontaria o perché tali costi sono imponderabili, ossia non quantificabili in termini di giustificativi fiscali.
• Esempi concreti di spese documentate sono quelle che maturano in occasioni di trasferte lavorative che implicano costi di viaggio (biglietti di mezzi pubblici, taxi, carburante ecc.), vitto (ristorazione in genere) e alloggio (pernotto in strutture ricettive).
• Il rimborso delle spese documentate può avvenire attraverso la compilazione analitica della nota spese comprensiva dei giustificativi fiscali; tramite il riaddebito in fattura dei costi sostenuti e anticipati al cliente da parte dell’azienda o del libero professionista; mediante la presentazione della fattura a lavoro finito in caso di prestazione lavorativa occasionale. 

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