Rimborso spese amministratore : la guida completa

Rimborso spese amministratore: contesto generale

Il rimborso spese amministratore è analogo a quello dei dipendenti subordinati e dei collaboratori d’azienda, fatta eccezione per le specificità proprie di ogni singola figura professionale. Analogo, quindi, ma non uguale. È già possibile affermare che al pari dei rimborsi previsti per i dipendenti d’impresa, anche quelli per gli amministratori riguardano le spese anticipate e sostenute da quest’ultimo nello svolgimento dell’attività lavorativa.

L’indennità diventa fondamentale in caso di trasferta, laddove per trasferta si intende l’esecuzione occasionale e temporanea di prestazioni lavorative lontano dalla sede ordinaria stabilita dal contratto di assunzione. La modalità di svolgimento della trasferta è fondamentale per la disciplina del rimborso spese amministratore perché, come illustrato nei paragrafi successivi, occorre considerare alcune caratteristiche come la tipologia di spese sostenute e il contesto geografico di riferimento entro il quale vengono svolte le mansioni lavorative. Infine, è opportuno ricordare che la restituzione delle somme anticipate avviene normalmente tramite rimborso spese in busta paga.

Rimborso spese amministratore: trasferta e natura del rapporto di lavoro

Occorre innanzitutto notare che per quanto concerne tali figure professionali il contratto di assunzione non stabilisce quasi mai il luogo di svolgimento delle prestazioni lavorative: elemento fondamentale da tenere in considerazione per la definizione delle tipologie di rimborso spese amministratore. Il tipo di spostamento effettuato dal lavoratore assume così un ruolo nevralgico in questa fattispecie. 

Se ne deduce che la trasferta dà luogo al rimborso solo ed esclusivamente se lo spostamento avviene all’esterno del Comune di riferimento (discorso valido anche per i dipendenti subordinati). Per contro, gli spostamenti all’interno del comune di appartenenza, fatta eccezione per le spese di trasporto, contribuiscono alla formazione del reddito dell’amministratore (o del dipendente subordinato).

L’altro elemento che differenzia il rimborso spese amministratore da quello dei dipendenti riguarda la natura del rapporto di lavoro esistente tra il professionista e l’azienda. I collaboratori sono generalmente inquadrati tramite un rapporto di lavoro subordinato mentre l’amministratore può essere titolare di partita IVA e trovarsi in una situazione di maggiore indipendenza rispetto all’azienda. Si delineano grossomodo due fattispecie.

• Nel caso in cui l’amministratore titolare di partita IVA svolga la propria attività professionale in connessione all’attività d’impresa, il trattamento fiscale del rimborso spese sarà analogo a quello dei lavoratori autonomi.
• Nel caso in cui l’amministratore sia a tutti gli effetti un lavoratore dipendente o parasubordinato le regole da applicare per il rimborso delle spese sono assimilabili alle stesse che valgono per il lavoratore dipendente.

Si deduce quindi che il trattamento fiscale del rimborso spese amministratore per gli esborsi relativi a trasporto, vitto e alloggio è condizionato dal tipo di inquadramento contrattuale. È pur vero, infine, che nella maggior parte dei casi gli amministratori d’azienda non sono titolari di partita IVA.

Se l’amministratore è inquadrato come dipendente subordinato dell’azienda e percepisce un regolare stipendio in qualità di collaboratore, il regime fiscale che disciplina il rimborso spese amministratore è definito dal TUIR, in particolare all’art. 51 che delinea le regole valide per il rimborso spese dei dipendenti.

Le seguenti variabili comportano l’applicazione di regole differenti. 

• Tipologia di spese: ossia costi di vitto e alloggio oppure di trasporto (in quest’ultimo caso entra in gioco il rimborso spese amministratore di tipo chilometrico).
• Contabilità ed erogazione del rimborso, con riferimento al metodo analitico, forfettario e misto.

La combinazione dei fattori elencati influisce sulla deducibilità del rimborso sia per l’azienda che per l’amministratore. In generale poi, la tipologia di spese rappresenta la variabile principale in base alla quale si calcola il tipo di rimborso. Infine, è altrettanto utile distinguere le tre procedure operative stabilite per legge: il rimborso analitico (o a piè di lista), il rimborso forfettario (talvolta definito come rimborso forfettario spese generali o, in casi ancora più particolari, come indennità di trasferta giornaliera) e il rimborso misto.

Il rimborso spese amministratore di tipo chilometrico

Il rimborso spese amministratore di tipo chilometrico si configura ogni volta che l’azienda preferisce evitare l’acquisto di veicoli propri per lo svolgimento dell’attività d’impresa: soci e amministratori vengono così incaricati di utilizzare mezzi propri per raggiungere clienti, fornitori e più in generale gli stakeholder aziendali.

Soci e amministratori sono tenuti ad ottenere, conservare e successivamente presentare i giustificativi fiscali inerenti alle spese di trasporto o di viaggio sostenute, che in un secondo momento vengono restituite all’amministratore o al socio in busta paga. L’azienda può dedurre integralmente le spese sostenute (a differenza delle spese di vitto e alloggio in regime analitico).

ll rimborso spese amministratore di tipo chilometrico rappresenta una tipologia di valutazione giornaliera delle spese per trasporti sostenute in trasferta. Come anticipato, tale meccanismo può essere utilizzato esclusivamente se l’amministratore utilizza un veicolo proprio o noleggia un mezzo di trasporto. In caso di trasporto ferroviario oppure aereo le spese rientrano in regime analitico. 

Gli spostamenti posti in essere dall’amministratore possono essere numerosi e ingenti sul piano economico. Per questo motivo, in occasione di accertamenti fiscali, la voce del rimborso spese chilometrico è particolarmente attenzionata, e altrettanto numerosi sono i casi in cui si contesta la deducibilità in capo all’azienda per questo tipo di spese.

ll rimborso spese amministratore di tipo chilometrico, a differenza del rimborso in regime forfettario, avviene attraverso l’utilizzo delle Tabelle ACI (elaborate in collaborazione con il Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) e da Metanauto). L’Automobile Club d’Italia stabilisce, per ogni tipo di veicolo e in base all’alimentazione e al prezzo medio del carburante, un coefficiente in base al quale calcolare l’importo del rimborso che, ovviamente, varia in base alla distanza percorsa.

Per le società di capitali, il rimborso spese autoveicoli è subordinato all’autorizzazione da parte dell’assemblea che, previa delibera, autorizza l’amministratore all’utilizzo della propria auto. La disciplina fiscale connessa è contenuta nel TUIR, in particolare all’art. 3 comma 95 che prevede quanto segue:

• il rimborso spese amministratore di tipo chilometrico è deducibile per l’azienda ed è parametrato in base alla potenza del veicolo utilizzato. Quest’ultimo deve avere una potenza limitata affinché sia possibile la deducibilità dell’intero costo. In caso di potenza superiore a quanto stabilito dalla normativa, il costo deducibile è pari allo stesso che si sarebbe sostenuto guidando una vettura di potenza inferiore o uguale a quella indicata dalla norma, ossia 17 o 20 cavalli fiscali a seconda dell’alimentazione;
• l’amministratore è tenuto a ricevere il rimborso per il costo legato all’uso e/o all’usura del veicolo di proprietà o di una vettura noleggiata per finalità di trasferta;
• l’importo del rimborso è proporzionale ai chilometri percorsi per raggiungere la sede straordinaria in cui svolgere l’attività lavorativa;
• l’amministratore deve essere autorizzato affinché possa utilizzare la propria vettura, o una vettura a noleggio, per il compimento della trasferta.

Rimborso spese amministratore: il regime analitico

Il regime analitico è la prima delle tre procedure per il calcolo del rimborso spese amministratore. Si tratta della procedura operativa con l’interdipendenza più stretta con le scritture contabili. L’amministratore è tenuto a dimostrare analiticamente le spese anticipate nello svolgimento dell’attività lavorativa previa presentazione dei cosiddetti giustificativi fiscali, allegati alla nota spese precedentemente fornita dall’azienda. 

Con il metodo analitico è fondamentale distinguere le diverse fonti di spesa. Ad esempio, in caso di vitto e alloggio, le imprese possono dedurre integralmente tutti i costi opportunamente documentati dall’amministratore (tuttavia con alcune limitazioni). In linea di massima la normativa di riferimento stabilisce che:

• la deducibilità per l’azienda è consentita entro il 75% dell’importo, ammesso che la trasferta avvenga all’interno del territorio comunale;
• è possibile applicare una deduzione fino a 180,76 euro, nel caso in cui la trasferta avvenga in Italia;
• in caso di trasferta all’estero, la deducibilità del rimborso spese è consentita fino a 258,23 euro.

Per quanto concerne le spese di trasporto, qualora lo spostamento dell’amministratore avvenga tramite mezzo proprio si configura la fattispecie del rimborso chilometrico amministratore, il cui ammontare sarà determinato prendendo in considerazione i coefficienti delle Tabelle ACI. 

Con il rimborso chilometrico l’azienda ha la possibilità di dedurre interamente l’importo. Qualora lo spostamento avvenga con altri mezzi di trasporto non personali (aereo, autobus, treno e così via), il rimborso copre interamente il costo anticipato e sostenuto dall’amministratore solo se le spese di viaggio sono opportunamente documentate con giustificativi di viaggio. Tali giustificativi introducono così la sostanziale differenza esistente sul piano teorico tra spese documentate e spese non documentate (da non confondere con le spese esenti).

Le somme incassate come forma di rimborso per trasferta non concorrono alla formazione del reddito dell’amministratore, a patto che lo spostamento non sia avvenuto entro i confini comunali: in tal caso le somme incassate a titolo di rimborso contribuiscono alla formazione del reddito.

Rimborso spese amministratore: il regime forfettario

Il regime forfettario, alla pari del metodo analitico, rappresenta una procedura ugualmente valida per il calcolo del rimborso spese amministratore. Pur differendo parecchio sul piano concreto e operativo, presenta tuttavia alcuni vantaggi. L’azienda, ad esempio, è tenuta a corrispondere all’amministratore un compenso giornaliero pattuito a monte tra le parti (come l’indennità di trasferta), indipendente dalla durata della trasferta e dalle mansioni svolte.

In questo caso, per le spese di vitto e alloggio, l’amministratore non è tenuto a compilare nessuna nota spese nè tantomeno a presentare i giustificativi fiscali obbligatori con il regime analitico. Sul piano concreto si tratta quindi di una notevole semplificazione dal punto di vista operativo, delle scritture contabili e del rapporto complessivo di gestione del rimborso.

È comunque importante definire il contesto geografico di riferimento entro il quale avviene la trasferta. Qualora l’amministratore svolga le sue mansioni all’interno del Comune di residenza o nel Comune in cui svolge l’attività lavorativa, anche in caso di rimborso per trasferta la somma incassata a titolo di vitto e alloggio contribuisce alla formazione del proprio reddito. Ad eccezione delle spese di trasporto che, laddove opportunamente documentate, risultano esentasse.  

La differenza più grande tra rimborso con regime analitico e rimborso spese con regime forfettario si riflette soprattutto sulla figura dell’amministratore. Per quest’ultimo l’indennità di trasferta non contribuisce alla formazione del reddito e può essere quindi dedotta sia dall’azienda sia dall’amministratore. I limiti pervisti per legge sono i seguenti:

• fino a 46,48 euro al giorno per trasferte entro i confini nazionali;
• fino a 77,46 euro al giorno per trasferte internazionali.

Qualora l’amministratore percepisca un importo superiore alle soglie elencate per il rimborso spese di vitto e alloggio, l’eccedenza eventuale è considerata parte del reddito. L’amministratore è quindi tenuto all’obbligo di dichiarazione sul quale graverà la conseguente tassazione in funzione della base imponibile.

Rimborso spese amministratore: il regime misto

Il rimborso spese amministratore può infine essere calcolato anche attraverso il cosiddetto regime misto, che combina in una sola procedura il regime analitico (o a piè di lista) e quello forfettario. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate conferma che con il rimborso spese misto non sono applicabili i limiti di deducibilità validi per il rimborso analitico. 

Con il regime misto, parte delle spese vengono rimborsate con il metodo analitico e parte viene erogata sotto forma di indennità giornaliera di trasferta. Più in particolare, per quanto riguarda alcuni importi specifici, valgono le seguenti regole.

• In caso di rimborso delle spese di solo vitto o solo alloggio con regime analitico, l’amministratore ha la facoltà di dedurre i 2/3 dell’importo normalmente deducibile nel sistema forfettario, equivalente a 30,99 euro per trasferte entro i confini nazionali e 51,65 euro per trasferte all’estero. Le altre spese che non rientrano nel caso di vitto e alloggio si riconducono invece all’indennità di trasferta forfettaria.
• In caso di rimborso delle spese di vitto e alloggio l’ulteriore indennità diventa parte del reddito se supera una somma pari ad 1/3 di quello che costituisce il limite del regime forfettario. In sintesi: spese maggiori di 15,49 euro per trasferta entro i confini nazionali e 25,82 euro per trasferte all’estero.

Rimborso spese amministratore in caso di partita IVA

In caso di possesso di partita IVA, il rimborso spese amministratore segue la disciplina del rimborso spese professionisti. È pur vero che nella maggior parte dei casi gli amministratori d’azienda non sono titolari di partita IVA ma la normativa disciplina ugualmente i casi specifici. In linea generale occorre considerare le seguenti variabili.

• Il modo in cui vengono intestate le spese: in capo all’amministratore o all’azienda.
• Il modo in cui viene calcolato il rimborso, ossia attraverso il regime analitico o forfettario.
• Il tipo di regole contabili e di fatturazione dei costi sostenuti. La differenza sostanziale riguarda il documento fiscale, a seconda che sia prodotto dall’amministratore nei confronti dell’azienda o da un soggetto terzo in favore dell’amministratore o dell’azienda.

Sintetizzando:

• Qualora le spese siano prepagate dall’azienda, l’amministratore non è obbligato a produrre fattura in quanto tali costi sono intestati direttamente all’azienda stessa. 
• Qualora le spese siano sostenute dall’amministratore e fatturate nei suoi confronti (ma riguardino costi anticipati per conto dell’azienda), tali spese gravano sull’azienda anche se i relativi importi non vengono considerati come reddito da lavoro autonomo.
• Qualora le spese sostenute dall’amministratore vengano anticipate da quest’ultimo, tali spese concorreranno alla formazione del suo reddito.

Conclusioni

Quella del rimborso spese amministratore è una fattispecie piuttosto complessa e articolata la cui gestione implica conoscenze e competenze specifiche sul piano normativo e contabile. La contabilità dei costi, fulcro nevralgico dell’intero argomento, presenta a sua volta ulteriori elementi di complessità nel caso in cui la trasferta dell’amministratore si dispieghi attraverso un mezzo proprio o un veicolo a noleggio. Giustificativi fiscali e note spese diventano indispensabili per le procedure di rimborso.

Le criticità principali che possono verificarsi sul piano concreto riguardano le inesattezze nella compilazione delle note spese e l’eventuale smarrimento dei giustificativi che attestano fedelmente i reali costi sostenuti dall’amministratore. Del resto, come anticipato in precedenza, in occasione di alcuni accertamenti fiscali, la voce del rimborso spese chilometrico è particolarmente attenzionata, e altrettanto numerosi sono i casi in cui si contesta la deducibilità in capo all’azienda per questo tipo di spese.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Ad eccezione di alcuni casi specifici, il rimborso spese amministratore è analogo a quello dei dipendenti subordinati: la trasferta genera il rimborso solo se lo spostamento avviene all’esterno del Comune di riferimento.
• I regimi di rimborso stabiliti per legge sono: analitico (o a piè di lista), forfettario (anche definito rimborso forfettario spese generali o indennità di trasferta giornaliera) e rimborso misto.
• Il rimborso spese amministratore di tipo chilometrico può essere utilizzato esclusivamente se l’amministratore utilizza un veicolo proprio o noleggia un mezzo di trasporto. Il calcolo avviene tramite tabelle ACI.