Rimborso spese aziendali : cosa c'è da sapere

Rimborso spese: il contesto di riferimento

Il rimborso spese aziendali rappresenta una forma di rimborso erogato a dipendenti, amministratori o collaboratori aziendali nel caso in cui svolgano in modo occasionale e transitorio le proprie prestazioni lavorative lontano dalla sede ordinaria stabilita dal contratto di assunzione. Viene erogato al professionista in busta paga previa compilazione di una nota spese per rimborsare i costi anticipati in trasferta da quest’ultimo: si tratta principalmente di spese viaggio, vitto e alloggio.

Il concetto di trasferta è fondamentale per l’intera disciplina e merita sicuramente una trattazione a parte. I concetti fondamentali da conoscere e approfondire riguardano l’ordinarietà e la straordinarietà della sede di lavoro, la distinzione tra spostamenti temporanei e permanenti e il contesto geografico in cui avviene la trasferta (all’interno o all’esterno del territorio comunale).

È fondamentale che i soggetti intenzionati ad aprire una società, così come i manager o i titolari d’azienda, sappiano individuare le tipologie di costi che rientrano nel rimborso spese per motivi di trasferta in quanto si tratta di esborsi che gravano sul budget aziendale. Occorrono conoscenze verticali e competenze specifiche sul piano normativo, contabile e operativo da parte delle risorse umane che si occupano dell’amministrazione d’impresa e da parte di divisioni interne come l’ufficio acquisti.

È altrettanto fondamentale conoscere, sul piano normativo e operativo, le varie tipologie di spese di trasferta rimborsabili (viaggio, vitto e alloggio) e distinguerle dalle altre categorie di spese per professionisti previste per legge: spese documentate, spese esenti e spese non documentate. Un’ulteriore precisazione va fatta in merito alla categoria delle spese di viaggio o di trasporto che contemplano numerose variabili tra cui il rimborso chilometrico, i costi connessi al noleggio di una vettura, i pedaggi autostradali, l’acquisto di titoli di viaggio per autobus, metro, tram, aerei e i ticket per il parcheggio dei veicoli.

Tipologie di rimborso spese  

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) delineato dal D.P.R. n. 917/86 stabilisce all’art. 51 comma 5 che dipendenti, amministratori o collaboratori aziendali (con le dovute eccezioni previste dalla normativa) possono beneficiare del rimborso spese aziendali calcolato attraverso tre modalità distinte ma equivalenti: sistema analitico, forfettario o misto. 

Rimborso spese con sistema analitico

Il rimborso spese aziendali con sistema analitico comporta il pagamento dei costi effettivamente sostenuti dal professionista in trasferta opportunamente documentati dai giustificativi di spesa. Non esistono limiti di imponibilità per il dipendente. I limiti di deducibilità per l’azienda variano in funzione del tipo di esborso: in caso di spese di viaggio la deducibilità è illimitata; in caso di spese per vitto e alloggio si applica una deducibilità del 75% per trasferte nel territorio nazionale con importi superiori a 180,76 euro e del 75% per trasferte internazionali con importi superiori a 258,23 euro.

Rimborso spese con sistema forfettario

Il rimborso spese con sistema forfettario comporta il pagamento dei costi sostenuti dal professionista tramite un corrispettivo giornaliero pattuito ex-ante dall’azienda. A differenza del sistema analitico, non è obbligatorio presentare alcun giustificativo fiscale fatta eccezione per i titoli di viaggio in quanto completamente deducibili per l’azienda. Con il metodo forfettario non è quindi prevista la compilazione di alcuna nota spese ma l’eventuale differenza tra gli importi realmente spesi dal professionista e la quota di rimborso forfettario restano a carico, o a beneficio, del dipendente.

L’indennità di trasferta giornaliera corrisposta è pari a 46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per trasferte internazionali. I rimborsi superiori sono imponibili e tassabili. La deducibilità per le aziende è illimitata.

Rimborso spese con sistema misto

Il rimborso spese misto comporta il pagamento dei costi sostenuti dal professionista attraverso il metodo analitico e forfettario. La parte calcolata tramite rimborso forfettario non prevede limiti di deducibilità.

Cambia invece il limite di imponibilità per il dipendente in funzione del tipo di sistema scelto: con il sistema misto, infatti, l’indennità giornaliera di trasferta esente da tassazione riguarda importi massimi pari a 30,99 euro per trasferte nazionali e 51,65 euro per trasferte internazionali.

Tali limitazioni riguardano una sola delle voci di spesa (solo vitto o alloggio): qualora venga applicata su entrambe il limite massimo esentasse sarà di 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all’estero.

Rimborso spese: limiti di imponibilità e deducibilità

In tema di rimborso spese sono riportati di seguito i limiti di imponibilità per il dipendente in termini di IRPEF e i limiti di deducibilità per l’azienda.

Imponibilità per il dipendente.

• Regime analitico: illimitato.
• Regime forfettario: fino a 46,48 euro giornalieri per trasferte nel territorio nazionale e 77,47 euro giornalieri per trasferte internazionali.
• Regime misto: limitazione ridotta di 1/3 rispetto al regime forfettario, fino ad un importo massimo di 30,98 euro giornalieri per trasferte sul territorio nazionale (ma all’esterno del territorio comunale) e di 51,65 euro giornalieri per trasferte internazionali.

Deducibilità per le aziende.

• Regime analitico: deducibilità illimitata per spese di viaggio e fino a 180,76 euro per trasferte nazionali o 258,23 euro per trasferte all'estero. Per importi superiori, in caso di vitto e alloggio la deducibilità è ridotta al 75%.
• Regime forfettario: illimitato.
• Regime misto: illimitato.

Rimborso spese: giustificativi fiscali e documentazione 

Il modulo di rimborso spese (ad eccezione dei casi in cui la nota spese non è obbligatoria) e i giustificativi fiscali rappresentano i presupposti operativi per l’acquisizione del rimborso spese. Questi ultimi attestano i pagamenti effettuati dal professionista in trasferta: viaggio, vitto, alloggio ed eventuali voci extra.

Le aziende sono obbligate per legge alla conservazione dei giustificativi fiscali per dieci anni in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate: fatture e scontrini fiscali per le spese di somministrazione pasti e titoli di viaggio per le spese connesse agli spostamenti effettuati. I documenti devono essere immodificabili, autentici ed integri. Possono essere archiviati anche in modalità digitale (dematerializzazione).

I giustificativi fiscali possono essere smarriti e condizionare l’intero processo di rimborso spese. In caso di smarrimento, posto che non è ammessa alcuna nota spese priva di giustificativi, esistono due opzioni.

• Si prova ad ottenere una copia del pagamento. Grazie alla digitalizzazione i documenti fiscali vengono generalmente archiviati in formato elettronico: biglietti aerei, pedaggi autostradali collegati alla targa del veicolo e spese di somministrazione pagate con carte di credito o di debito proprie o aziendali dimostrano, ad esempio, la facilità con cui è possibile reperire tali giustificativi.
• Nei casi di irreperibilità è possibile procedere tramite una dichiarazione sostitutiva richiesta all’Agenzia delle Entrate oppure mediante un’autocertificazione che attesti lo smarrimento del giustificativo fiscale, provvedendo ad inserire esclusivamente le voci effettive per evitare sanzioni in caso di controlli.

Conclusioni 

La disciplina del rimborso spese generali è sicuramente complessa e articolata sul piano normativo, contabile e su quello relativo alla deducibilità, all’imponibilità e ai sistemi di rimborso dei lavoratori subordinati. Piuttosto composita è anche la disciplina del rimborso spese amministratore che spesso si inquadra come figura autonoma e indipendente nel contesto aziendale.

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Inoltre, consente la digitalizzazione e il controllo in tempo reale delle operazioni contabili d’impresa legate alle trasferte dei dipendenti subordinati, la dematerializzazione della documentazione cartacea e delle note spese con annessa archiviazione elettronica, l’automazione dei processi e la riduzione di errori, imprecisioni e omissioni sul piano contabile.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il rimborso spese è una forma di rimborso erogato ai dipendenti aziendali in trasferta per lo svolgimento occasionale e temporaneo delle proprie prestazioni lavorative. Erogato generalmente previa nota spese in busta paga.
• Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) stabilisce che l’erogazione del rimborso possa avvenire attraverso tre modalità distinte ma equivalenti: sistema analitico, forfettario o misto.
• Il modulo di rimborso spese e i giustificativi fiscali rappresentano i presupposti per l’acquisizione del rimborso spese, laddove per giustificativi si intendono fatture, scontrini e titoli di viaggio.