Riduzione dei costi: come migliorare i processi aziendali?

Riduzione dei costi: primo, identificare le spese

Il primo step da affrontare per una corretta riduzione dei costi consiste nell'identificazione delle spese. Ciò significa prendere in mano tutta la contabilità di un dato periodo di tempo (solitamente, degli ultimi 12 mesi), analizzare tutte le entrate e tutte le uscite, e distinguere le spese tra loro.

In altre parole, bisogna distinguere tra costi fissi e costi variabili (e costi marginali, se ce ne sono), tra costi pluriennali e costi d'esercizio, tra costi diretti e costi indiretti, tra costi standard e costi effettivi. Solo così è possibile comprendere in quali momenti, settori o aree operative si siano concentrate le spese maggiori, e identificare gli sprechi. È ciò che, tecnicamente, viene definita analisi dei costi.

Riduzione dei costi: le aree più colpite

Generalmente, le aree produttive in cui avvengono i maggiori sprechi di risorse, e su cui quindi si opera più pesantemente con strategie di riduzione dei costi, sono due: i dipendenti e le materie prime utilizzate.

Riduzione dei costi del personale

Parlare di riduzione dei costi relativi al personale significa comprendere tantissime voci sotto un'unica categoria. I costi del personale, infatti, comprendono:

• stipendi;
• contributi;
• tasse;
• trasferte;
• il materiale indispensabile negli uffici o nelle aree di produzione;
• e via dicendo.

Ovviamente, una strategia di riduzione dei costi che preveda di eliminare le spese del personale tramite licenziamenti e cassa integrazione, è una strategia debole, e indicatrice della debolezza dell'azienda stessa. 

La cosa importante, invece, è capire in quale direzione intraprendere un'ottimizzazione dei processi aziendali. Capire se esistono delle attività ripetitive, ridondanti, onerose in termini di tempo, di cui i dipendenti possano essere sgravati. Attività, dunque, da affidare alla tecnologia: esistono una miriade di tool e software, oggi, capaci di svolgere tutte le attività per le quali l'intelletto umano è sprecato. Tool e software che lasciano ai dipendenti le mansioni più "umane", permettendo loro di investire meglio il loro tempo e, all'impresa, di investire meglio i suoi soldi.

Riduzione dei costi per le materie prime

Un'altra area dove si tende a concentrare la riduzione dei costi è quella delle materie prime. Tuttavia, è anche una delle più pericolose: senza un'accurata ricerca e selezione, sostituire determinate materie prime con altre materie prime può causare un netto calo di qualità del prodotto. Quasi mai, infatti, le materie prime più economiche sono qualitativamente migliori dei materiali più costosi. In certi casi, poi, ci sono materiali che non possono in alcun modo essere sostituiti. 

Questa questione ci collega al tema successivo: la differenza tra un taglio drastico e un'oculata riduzione dei costi.

Riduzione dei costi, non taglio drastico

Una volta analizzate le uscite, identificati i costi e distinte le spese necessarie da quelle superflue, si procede alla pianificazione delle operazioni. In sostanza, si fissano gli obiettivi e si elabora una strategia per raggiungerli. Qui, spesso, avvengono errori di valutazione. 

Sì, perché la tentazione degli imprenditori, una volta individuate le aree produttive dove si concentrano le spese, è quella di optare per un taglio radicale: via tutte le spese non necessarie. È chiaro che questo è un passo falso. Tagliare indiscriminatamente tutte le spese ritenute in surplus potrebbe trascinare nel baratro anche i costi necessari o delle spese utili a dei futuri investimenti.

La cosa migliore da fare è procedere per gradi: una riduzione dei costi che si concentri prima su una piccola parte delle spese, valuti i risultati nel medio termine, e che venga eventualmente ritarata strada facendo.

Riduzione dei costi e digitalizzazione

Come dicevamo a proposito dei costi del personale, una via felice per la riduzione dei costi è sicuramente la digitalizzazione delle procedure. Non tutte le procedure, ovviamente, ma solo quelle più ripetitive, meccaniche, in certi casi anche alienanti. Operazioni che, di fatto, tolgono tempo ad attività più proficue e nelle quali l'intervento umano è indispensabile.

È quello che può offrire Mooncard, lo strumento intelligente per la digitalizzazione delle spese dei dipendenti. Affidandosi a Mooncard, l'impresa trae doppio beneficio:

• da un lato, grazie all'utilizzo di carte aziendali, il proprietario può sapere sempre, e nel dettaglio, chi spende cosa, in che modo e in che momento;
• dall'altro lato, il sistema di contabilità semplifica i processi di back office per la gestione delle spese.

La gestione della nota spese, che è complicata e onerosa in termini di tempo quando è affidata alla carta e alle operazioni manuali, viene invece automatizzata. È possibile anche il tracciamento dei pagamenti in tempo reale, la memorizzazione delle ricevute, la precompilazione dei dati, l'archiviazione documentale e molto altro. Il tutto, con la sicurezza di un rodato sistema anti-frode.

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Per concludere: 3 concetti chiave

• La riduzione dei costi è un'operazione che spesso coinvolge le aziende in perdita, oppure le aziende che non riescono a massimizzare gli utili a causa di sprechi di risorse in determinate aree produttive. 
• La riduzione dei costi è un processo che avviene per gradi: innanzitutto, bisogna svolgere un'accurata analisi dei costi, per identificare e distinguere tra loro tutte le spese sostenute dall'azienda. Solo così facendo è possibile comprendere dove si concentrano le uscite e dove avvengono gli sprechi. Successivamente, si pianificano gli interventi e i tagli mirati.
• La riduzione dei costi trova un valido sostegno nella digitalizzazione di alcuni processi aziendali, grazie all'utilizzo di tool o software che svolgono le azioni ripetitive o meccaniche, lasciando al personale più tempo da dedicare ad attività maggiormente edificanti.