Ottimizzazione processi aziendali: come risparmiare risorse?

Ottimizzazione processi aziendali: una definizione

L'ottimizzazione dei processi aziendali è il processo di miglioramento dei processi esistenti per migliorare l'efficacia delle singole operazioni. L'obiettivo è gestire le risorse a disposizione (stabilite con il budget aziendale) in maniera più efficiente: in fin dei conti, ciò che ogni azienda vuole è risparmiare risorse.

Affinché l'ottimizzazione aziendale avvenga, è necessario innanzitutto riconoscere la necessità di un miglioramento: serve consapevolezza. Le diverse iniziative, poi, dipendono dall'ambiente competitivo che l'azienda affronta nel proprio settore.

Ad esempio:

• i processi del servizio clienti sono molto importanti nei settori dei servizi finanziari e della pubblica amministrazione, dove l'interazione con il cliente è una delle principali preoccupazioni;
• le principali priorità di molte aziende manifatturiere, invece, si concentrano sui processi della catena di fornitura e sulla richiesta di accesso alle informazioni da parte dei clienti.

Ottimizzazione processi aziendali: come si esegue

Indipendentemente dal settore, il progetto di ottimizzazione dei processi aziendali deve identificare i modi per rendere i processi gestibili, con informazioni formalizzate su come e quanto bene il processo viene eseguito.

Non diversamente da qualsiasi altro progetto, un progetto di business process optimization deve:

• definire l'ambito del processo per eliminare la confusione e stabilire i confini; a questo scopo, si utilizzano le mappe, che forniscono una rappresentazione grafica dei processi aziendali. Le mappe e i documenti di dettaglio di supporto definiscono come i processi interagiscono tra le varie funzioni, cosa fornisce ogni fase del processo e come produce i suoi risultati;
• identificare gli obiettivi di miglioramento del processo, come il miglioramento del servizio clienti, la riduzione dei costi, ecc.;
• identificare gli elementi da fornire, come le mappe dei processi, gli studi sui tempi, l'analisi dei costi o le opportunità di miglioramento sistemico, per citarne alcuni;
• assegnare le risorse necessarie, compresa eventualmente la consulenza di esperti in materia, per definire i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce dei processi esistenti;
• stabilire un calendario per lo sviluppo e l'esecuzione dei miglioramenti necessari all'ottimizzazione dei processi.

Ottimizzazione processi aziendali: i benefici

L'ottimizzazione dei processi aziendali comporta numerosi vantaggi per l'azienda, tra cui i seguenti.

Operazioni semplificate

Ogni processo aziendale sarebbe efficace se non ci fossero i colli di bottiglia, inceppamenti che ostacolano il flusso di lavoro: allungando i tempi di esecuzione delle attività, i colli di bottiglia causano uno spreco di tempo per capire cosa fare e come farlo. L'ottimizzazione elimina tutti i colli di bottiglia, creando un flusso di lavoro libero e senza interruzioni, che collega i singoli processi come se fossero uno solo.

L'automazione è un buon esempio di razionalizzazione delle operazioni aziendali, soprattutto per quanto riguarda le attività ripetitive. Invece di perdere tempo con le attività più meccaniche, è possibile eseguirle in automatico con l'utilizzo di tool o software specifici, concentrandosi su altre attività che richiedono più brainstorming.

Migliore gestione delle risorse

La sostenibilità delle risorse dipende dai processi in atto per la loro gestione. Processi inefficienti fanno sì che si utilizzino più risorse del necessario per portare a termine le attività. E, anche in questo caso, i risultati potrebbero non essere così brillanti, richiedendo un ulteriore impegno di risorse. 

Un modo per evitare che i processi divorino le risorse è eliminare la ridondanza: se ogni fase di un processo ha uno scopo, non c'è spazio per gli sprechi. L'ottimizzazione dei processi aziendali aiuta a creare processi efficienti perché ogni livello del processo è orientato ai risultati.

Riduzione dei rischi

Quando c'è un modo giusto di fare le cose, c'è anche un modo sbagliato. E quando le cose vengono fatte nel modo sbagliato, i rischi sono molteplici.

A seconda della natura della tua attività, alcuni rischi possono essere più pericolosi di altri, ma qualunque sia l'entità del rischio, è possibile prevenirlo. Come? Migliorando i processi per eliminare le vulnerabilità. L'ottimizzazione dei processi aziendali identifica i rischi derivanti dall'esecuzione dei processi attuali e li elimina, creando un metodo operativo migliore.

Mantenere gli standard di qualità

Per acquisire nuovi clienti e aumentare il tasso di fidelizzazione, oltre che al marketing, bisogna prestare attenzione al miglioramento della qualità dei prodotti o servizi, efficientando i processi. 

Ottimizzando i processi aziendali per garantire coerenza e qualità, è possibile automatizzare alcune procedure complesse per ridurre al minimo gli errori umani. Minore è il coinvolgimento umano nei passaggi complessi, minore è il numero di errori.

Maggiore soddisfazione del cliente

La capacità di replicare grandi risultati infonde fiducia nei clienti: avendo la certezza di poterli mantenere sempre, i clienti sanno di potersi rivolgere a voi in qualsiasi momento, senza il timore di non ottenere il valore per cui stanno pagando.

E un cliente fidato, è un cliente soddisfatto.

Ottimizzazione processi aziendali e digitalizzazione delle spese

L'eliminazione delle operazioni manuali e del supporto cartaceo è un passaggio fondamentale per l'ottimizzazione dei processi aziendali. In questo senso, uno dei processi aziendali che possono essere facilmente efficientati è quello relativo al management della contabilità e delle spese dei dipendenti.

Con Mooncard, puoi automatizzare alcune delle operazioni più lente, ripetitive e ridondanti, come la gestione della nota spese dei dipendenti, la compilazione dei dati o la conservazione delle ricevute. Dotando i dipendenti di una carta di pagamento Mooncard, hai anche la possibilità di tracciare tutti i pagamenti in tempo reale, avvalendoti di un sicuro sistema anti-frode. 

Il vantaggio è quindi duplice:

• sai sempre chi spende cosa, come, quando e dove;
• semplifichi tutti i processi di back office per la gestione di spese e contabilità.

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