Analisi dei costi: a cosa serve, come si fa e come ottimizzarla

Analisi dei costi: a cosa serve

L'obiettivo principe di ogni azienda è uno solo: massimizzare gli utili. Gli utili si ottengono quando i ricavi coprono e superano i costi perciò, se i costi sono sproporzionati, non può logicamente esservi dell'utile. Ecco perché l'analisi dei costi è il modo principale per tenere monitorato il benessere del business, e per distribuire le risorse laddove sono necessarie. È uno step indispensabile per programmare le future azioni da intraprendere, per impostare tutti gli step da seguire.

Sul nascere dell'impresa, poi, l'analisi dei costi ha un'altra funzione essenziale: stabilire il giusto prezzo del prodotto o del servizio venduto. Solo conoscendo esattamente la spesa sostenuta per realizzare il prodotto o imbastire il servizio, infatti, è possibile assegnargli un prezzo di vendita corretto, che permetta quantomeno di andare a pari. In altre parole, di raggiungere un equilibrio economico.

Analisi dei costi: individuare i costi e distinguerli

Ma come si esegue un'analisi dei costi? In primo luogo, bisogna prendere come riferimento un determinato periodo temporale (12 mesi, 24, oppure di più); poi, per quell'arco di tempo, bisogna individuare e distinguere i vari tipi di costi. Distinguerli è essenziale in quanto consente di capire su quali, eventualmente, si può risparmiare e su quali no.

Le categorie di costi sono almeno 4, e si distinguono in questo modo:

• costi pluriennali o di esercizio;
• costi diretti o indiretti;
• costi fissi, variabili o marginali;
• costi effettivi o standard.

Analisi dei costi pluriennali o di esercizio

La prima distinzione viene fatta sulla base della loro utilità nel tempo:

• i costi pluriennali sono spese sostenute nell'arco di diversi anni e per più esercizi (cioè per beni di vario genere), per es. le spese relative all'acquisto di macchinari o di un magazzino;
• i costi di esercizio sono spese sostenute nell'arco di un solo anno e per un solo bene, ad esempio il costo di una materia prima.

Analisi dei costi diretti o indiretti

La seconda distinzione si basa sulla relazione più o meno stretta con il prodotto finale. L'analisi dei costi prevede quindi:

• i costi diretti, ossia quelli direttamente attribuibili al prodotto a cui si riferiscono, per esempio il costo delle materie prime o il costo della manodopera;
• i costi indiretti, quelli slegati dal prodotto, per esempio le spese dell'affitto o i costi del personale.

Analisi dei costi fissi, variabili o marginali

La terza distinzione prende in considerazione la frequenza con cui le spese vengono sostenute: sono costanti? O una tantum?

• I costi fissi sono tutte le spese necessarie per l'esistenza stessa del business, indipendentemente dal volume della produzione. Sono costi fissi, per esempio, l'affitto di un capannone, la consulenza di un commercialista, il canone di utilizzo di un software gestionale, ecc.
• I costi variabili sono quelli che variano al variare del volume produttivo, quindi, ad esempio, il costo delle materie prime, le bollette del gas o dell'elettricità.
• I costi marginali, infine, sono le spese aggiuntive che l'azienda deve sostenere per fornire un prodotto o un servizio extra.

Analisi dei costi standard o effettivi

Infine, l'analisi dei costi deve distinguere i costi effettivi da quelli standard, laddove:

• i costi standard corrispondono alle spese preventivate dall'azienda per fornire un determinato prodotto o servizio;
• i costi effettivi corrispondono alle spese effettivamente, realmente sostenute dall'azienda per fornire quel prodotto o servizio.

Ora che è chiaro quali e quante tipologie di costi esistano, vediamo qual è il secondo step dell'iter di analisi dei costi.

Analisi dei costi e ottimizzazione

L'analisi dei costi, così svolta, permette all'impresa di capire dove si concentra la maggior parte delle spese, dove sono stati fatti degli errori progettuali, dove ci sono sprechi e dove intervenire per ridurli. In buona sostanza, aiuta a capire dove si può risparmiare.

In questa fase, un valido aiuto viene anche dal parere dei dipendenti dell'azienda. Confrontarsi direttamente con il personale, infatti, può aiutare a far luce sulle dinamiche nascoste; avvalersi di collaboratori affidabili può aiutare a disegnare un quadro più veritiero e realistico. Essendo loro a lavorare quotidianamente a diretto contatto con i vari settori produttivi, sono sempre loro a poter offrire uno sguardo più terra-terra su ciò che accade.

Dopo aver analizzato i costi e interpellato il personale, si possono impostare gli obiettivi. Ad esempio, se risulta che uno dei maggiori sprechi di risorse avviene nel momento del passaggio di informazioni tra i dipendenti, oppure a causa di attività ordinarie duplicate (svolte inutilmente da più persone), si può pianificare una strategia di ottimizzazione dei processi aziendali.

Infine, è il momento di agire: l'azienda deve accettare il cambiamento come parte integrante del processo produttivo, e impegnarsi per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Analisi dei costi e sistemi di gestione della contabilità

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• trattamento contabile;
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