L’importanza del budget aziendale

Budget: significato

Il termine inglese budget, o anche monetary plan, indica esattamente il bilancio di previsione e quindi la pianificazione delle spese e il conseguente stanziamento delle risorse funzionali alla loro copertura. Rappresenta il processo con cui vengono definiti gli obiettivi, gli impieghi e l’allocazione delle risorse aziendali. Il budget di spesa è uno strumento di stima preventiva e di valutazione degli scostamenti. Può essere considerato anche un programma d’azione flessibile e razionale da modificare in base alle contingenze.

Cosa si intende per budget aziendale?

Per budget aziendale si intende quindi il bilancio previsionale, ossia lo strumento di programmazione finalizzato a individuare le risorse funzionali allo svolgimento dell’attività d’impresa e all’ottimizzazione dei processi aziendali. Può essere considerato l’elemento centrale del controllo di gestione. In base alle differenti aree di attività interne vengono programmate diverse tipologie di budget, illustrate sinteticamente nei paragrafi successivi.

Come si fa il budget aziendale? La procedura di budgeting

Il budget aziendale si realizza tramite il processo di budgeting: ossia l’insieme articolato di prospetti numerici e di attività previsionali che coinvolgono le figure manageriali e operative d’impresa. Si tratta di una fase lavorativa che può durare diverse settimane e differisce molto da un’azienda all’altra, soprattutto in base alla dimensione d’impresa.

Il processo di budgeting funzionale alla realizzazione del budget plan inizia con i budget settoriali operativi legati alla previsione delle vendite, prosegue con l’elaborazione del budget economico funzionale alla programmazione equilibrata e coerente delle spese aziendali, procede ulteriormente con l’analisi delle grandezze di tipo patrimoniale e termina con la redazione finale del budget finanziario.

Quali sono le fasi del budget?

La letteratura economica individua quattro fasi del budget aziendale che coincidono con le quattro tipologie di bilancio previsionale: budget operativo, economico, patrimoniale e finanziario. Gli ultimi tre confluiscono nel master budget finale con il conto economico preventivo, lo stato patrimoniale preventivo e il rendiconto finanziario preventivo.

Budget settoriali operativi

I budget operativi, o budget settoriali, sono prospetti relativi alle attività operative di un’impresa. Rappresentano il primo step dell’intero sistema di budgeting, influenzato dalle caratteristiche dell’azienda e dai processi organizzativi interni. I vari budget operativi confluiscono nel budget economico e in quello patrimoniale, che a loro volta vengono inseriti nel budget finanziario finale.

Si conteggiano almeno cinque tipologie di budget operativi :

• Il budget commerciale stima i possibili volumi di vendita futuri divisi per aree specifiche;
• il budget degli acquisti (in genere di competenza dell’ufficio acquisti) determina le quantità e i costi dei materiali funzionali alla produzione aziendale (analisi dei costi);
• il budget di produzione elabora i costi delle risorse necessarie per la produzione dei volumi stimati di vendita (non comprendono quindi le spese generali);
• il budget degli investimenti programma l’acquisto potenziale di beni strumentali; infine,
• il budget delle manutenzioni organizza le spese annuali per il mantenimento dell’efficienza di strumenti, macchine e impianti. Complessivamente, ogni operazione è funzionale anche e soprattutto alla riduzione dei costi.

Il budget operativo può essere elaborato tramite un approccio top-down o bottom-up. Nel primo caso viene redatto dalla direzione aziendale e calato nei vari reparti d’impresa. Nel secondo viene calcolato con il coinvolgimento dei responsabili delle diverse aree d’impresa.

Budget economico

Il budget economico è uno dei più importanti per il controllo di gestione dei successivi 12 mesi di attività. Svolge una funzione di programmazione e monitoraggio: nel primo caso aiuta a definire le priorità aziendali e distribuire le risorse in maniera razionale, nel secondo consente di verificare i dati a consuntivo e valutare gli scostamenti. Il budget economico comprende generalmente i seguenti costi: investimenti, ricerca e sviluppo, costi generali, costi del personale, marketing e pubblicità.

Budget patrimoniale

Il budget patrimoniale è un bilancio previsionale che riguarda lo stato patrimoniale focalizzato sui valori relativi ai seguenti flussi di cassa: rimanenze di magazzino, crediti e debiti commerciali, finanziamenti. La gestione del magazzino impatta in maniera determinante l’aspetto finanziario ed è importante ottimizzare le scorte in funzione delle richieste dei clienti. Crediti e debiti si riferiscono alle dilazioni di pagamento, da gestire opportunamente. I finanziamenti riguardano il rimborso dei debiti esistenti (da non confondere con il rimborso spese), che incidono sui flussi di cassa.

Budget finanziario

Il budget finanziario permette di stimare il cash flow (o flusso di cassa) in un preciso intervallo temporale. Il fine ultimo è quello di verificare la sostenibilità finanziaria dei programmi d’azienda, ossia la liquidità aziendale. Si realizza incrociando i dati degli altri budget settoriali: dal budget economico si estrapolano i dati relativi a costi e ricavi, mentre dal budget patrimoniale si estraggono le stime delle voci dello stato patrimoniale.

Lo schema di calcolo esemplificativo è il seguente: alla liquidità di cassa si sommano i flussi di cassa in entrata e si sottraggono quelli in uscita per ottenere la liquidità finale. In base allo scopo finale si distinguono: budget fonti e impieghi oppure budget di cassa.

Conclusioni 

La disciplina economica del budget aziendale è una delle più articolate e complesse che coinvolge il management d’impresa attraverso processi d’analisi e previsionali come le simulazioni What if, Forecast e le analisi degli scostamenti che confluiscono in report aziendali. Tali processi sono semplificati tramite l’utilizzo di software progettati sulla business intelligence che permettono di predire gli scenari futuri e le variabili che impattano sui vari equilibri, definendo infine i budget di spesa.

In termini di spesa, Mooncard è invece focalizzata su una disciplina specifica della gestione aziendale: quella relativa ai costi generati dal capitale umano e in particolare delle spese di trasferta dei dipendenti. Ancora una volta la tecnologia è protagonista. Grazie all’app fruibile da smartphone, i professionisti d’impresa possono fotografare i giustificativi fiscali di competenza (scontrini, fatture e ricevute dei costi sostenuti) e compilare automaticamente la nota spese per il rimborso.

Mooncard si occupa della fornitura delle prepagate nominali corporate alle aziende, a loro volta assegnate ai dipendenti d’impresa. Con un solo strumento digitale è possibile gestire le spese in modo automatico senza l’anticipazione dei costi da parte dei professionisti. Le prepagate consentono così la digitalizzazione dei processi di gestione delle spese di trasferta, il loro monitoraggio in tempo reale, la dematerializzazione di documenti contabili e note spese, l’archiviazione elettronica e la riduzione degli errori e delle imprecisioni di calcolo. Le prepagate nominali di Mooncard sono automatiche, integrate e sicure.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Per budget aziendale si intende il bilancio previsionale: lo strumento di programmazione volto a individuare le risorse funzionali allo svolgimento dell’attività d’impresa. Rappresenta l’elemento centrale del controllo di gestione. 
• La disciplina economica individua quattro fasi del budget aziendale che coincidono con quattro tipologie di bilancio previsionale: budget operativo, economico, patrimoniale e finanziario.
• ll budget aziendale si ottiene attraverso il processo di budgeting: inizia con i budget settoriali operativi per la predizione delle vendite, prosegue con il budget economico, funzionale alla programmazione equilibrata delle spese aziendali, con l’analisi delle grandezze di tipo patrimoniale e infine con la redazione del budget finanziario.