Spese di vitto e alloggio: definizione e contesto
Sul piano contabile, la trasferta del dipendente si compone principalmente di costi di trasporto, spese di vitto e alloggio. Ai fini del rimborso devono essere incluse in una nota spese aziendale. Vanno distinte in base al contesto in cui maturano, ossia entro i confini comunali o all’esterno. Ecco in dettaglio le loro caratteristiche principali.
- Vitto e alloggio. Si tratta dei costi di ristorazione e pernotto presso strutture ricettive. Necessitano di giustificativi fiscali come fatture e scontrini. Riguardano hotel, pensioni, B&B, ristoranti e tutti i servizi assimilabili alle categorie menzionate.
- In caso di trasferte lavorative entro il territorio comunale, le spese concorrono alla formazione del reddito percepito dal lavoratore ad eccezione dei costi di trasporto, se documentati con biglietti e ricevute.
- In caso di trasferte oltre il territorio comunale, le spese rimborsate non concorrono alla costituzione del reddito: i costi di trasporto sono sempre deducibili mentre le spese di vitto e alloggio solo entro certi limiti.
Spese di vitto e alloggio: modalità di gestione
Rimborso analitico o a piè di lista, forfettario e misto. Le spese di vitto e alloggio possono essere gestite attraverso tre differenti procedure contabili ugualmente valide sul piano fiscale. Qualunque sia il sistema adottato, è fondamentale utilizzare un modello di nota spese che contempli le voci standard.
- Rimborso analitico o a piè di lista. Le spese di vitto e alloggio vengono contabilizzate singolarmente assieme ai giustificativi fiscali e riguardano i costi di ristorazione e pernotto durante la trasferta. Per la normativa fiscale italiana non concorrono alla formazione del reddito fuori dal territorio comunale. Sono tutte fiscalmente deducibili e non soggette all’imposta sul reddito, indipendentemente che siano sostenute in Italia o all’estero.
- Rimborso forfettario. L’azienda riconosce al dipendente un forfait quotidiano esente dai giustificativi di spesa per vitto e alloggio. Il forfait si calcola in base al reddito percepito dal lavoratore, tramite negoziazione tra azienda e dipendente oppure può essere estrapolato dai contratti collettivi di lavoro (CCNL). La diaria non contribuisce al reddito del dipendente e risulta deducibile.
- Rimborso misto. Tramite sistema analitico e forfettario. Il forfait si riduce di un terzo in caso di spese di vitto o alloggio a piè di lista e di due terzi in caso di rimborso contemporaneo di entrambe. Le differenze di trattamento fiscale, in Italia e all’estero, sono identiche ai due metodi precedenti di rimborso con nota spese.
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Conclusioni
Le spese di vitto e alloggio del dipendente in trasferta sono disciplinate per legge sul piano contributivo e fiscale. La contabilità delle note spese è quindi un processo di amministrazione aziendale da eseguire correttamente perché impatta sul reddito d’impresa e del lavoratore. Automazione e digitalizzazione rappresentano quindi gli step fondamentali per la gestione ottimale dei costi in esterna del dipendente.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Le spese di vitto e alloggio sono costi di ristorazione e pernotto presso strutture ricettive che necessitano di giustificativi fiscali come fatture e scontrini.
- Vengono gestite, contabilizzate e risarcite al dipendente tramite rimborso analitico, sistema forfettario o misto.
- Il contesto territoriale in cui maturano, comunale o meno, concorre o meno alla composizione del reddito del dipendente.