Nota spese carburante: metodo di calcolo
La nota spese carburante può essere considerata come causale per il rimborso. Il dipendente compila e consegna la distinta dettagliata dei costi all’azienda che, previo controllo, procede al rimborso delle spese di benzina, diesel o metano.
Il sistema appena descritto viene definito rimborso a piè di lista o analitico perché si concretizza dopo l’opportuna verifica da parte dell’azienda dei giustificativi fiscali che provano l’effettivo esborso dei costi per l’acquisto di carburante.
L’attuale normativa di riferimento sostituisce la vecchia scheda carburante prevista dalla legge n. 31/1977 e dal regolamento n. 444/1997 e prevede l’obbligo di fattura elettronica alle pompe di rifornimento. La deducibilità di costi e detrazioni IVA sui rifornimenti per imprese e partite IVA è subordinata a strumenti tracciabili.
Il rimborso alternativo in termini di spese carburante è quello forfettario: prevede la restituzione al collaboratore di un importo a forfait prestabilito dall’azienda. Per la definizione dell’importo fisso è necessario far riferimento ai contratti collettivi nazionali (CCNL) che danno indicazioni in materia.
Nota spese carburante: deducibilità
Secondo la normativa, il dipendente ha la possibilità di dedurre l’IVA per l’anticipo dei costi di carburante se il pagamento avviene con carta di credito propria. Assieme alla nota spese carburante è quindi fondamentale conservare i giustificativi fiscali per consentire il controllo aziendale.
Il rimborso dei costi di benzina, diesel o metano al dipendente in trasferta con mezzo proprio deve essere eseguito con pagamento tracciabile, tipo bonifico bancario. Se il dipendente anticipa i costi aziendali in contanti, il rimborso in busta paga tramite bonifico non prevede alcuna deducibilità sui costi IVA.
Conclusioni
Il pagamento anticipato dal dipendente tramite carta di credito, piuttosto che in contanti, consente la deducibilità dell’IVA. Per questo motivo la digitalizzazione tramite prepagate è fondamentale sul piano operativo e fiscale.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Per nota spese carburante si intende la distinta con valenza fiscale redatta dal trasfertista con mezzo proprio che anticipa all’azienda i costi di benzina, diesel o metano. Deve essere accompagnata da giustificativi fiscali.
- Il rimborso spese può essere analitico o forfettario. Il primo comprende in dettaglio tutti i costi sostenuti. Il secondo contempla un rimborso fisso a forfait.
- La normativa stabilisce che il lavoratore possa dedurre l’IVA se il pagamento del carburante avviene con una carta di credito propria.