Nota spese a piè di lista e rimborso analitico
La normativa italiana e l’Agenzia delle Entrate definiscono sul piano contributivo, fiscale e gestionale la disciplina del rimborso spese ai trasfertisti. Le tipologie previste per legge sono quelle del rimborso a piè di lista o analitico, forfettario e misto.
La nota spese a piè di lista è la distinta dettagliata dei costi sostenuti dal dipendente in esterna, completa dei giustificativi di spesa. Il rimborso analitico così richiesto prevede la restituzione esatta dell’intero importo di denaro anticipato dal trasfertista.
Il rimborso, successivo alla validazione della nota spese a piè di lista da parte dell’azienda, avviene generalmente con l'accredito in busta paga dell’importo anticipato dal dipendente. È segnalato da una voce contabile che indica la presenza della somma di denaro che si aggiunge al reddito. Il rimborso spese analitico è una fonte di garanzia per i trasfertisti che possono anticipare i pagamenti con la certezza del rimborso totale dei costi.
Nota spese a piè di lista: la trasferta come causale
La trasferta può essere considerata come causale della nota spese a piè di lista in quanto genera i presupposti per l’anticipazione dei costi da parte del dipendente in esterna. Caratteristica principale della trasferta è la natura temporanea e occasionale: il trasfertista svolge la propria attività lavorativa lontano dalla sede abituale di lavoro per un intervallo di tempo definito. Il trasferimento non è mai permanente e può variare da un singolo giorno a più settimane.
Nota spese a piè di lista: i costi contemplati
Come anticipato in precedenza, la nota spese a piè di lista è una distinta analitica dei costi sostenuti dal trasfertista completa dei giustificativi per la richiesta del rimborso ma anche per le detrazioni IVA a vantaggio dell’azienda. Contempla costi di viaggio, vitto e alloggio.
I costi di viaggio riguardano spostamenti con mezzi pubblici o mezzi propri: nel primo caso i titoli di viaggio contano come giustificativi fiscali, nel secondo si ricorre ai coefficienti delle tabelle ACI: si parla così di rimborso chilometrico e nota spese carburante perché inclusiva degli importi di benzina, diesel o metano. I costi di vitto e alloggio contemplano spese di ristorazione e pernotto presso strutture ricettive: ristoranti, alberghi, bar e servizi simili.
Il rimborso in modalità analitica, o a piè di lista, riguarda i costi sostenuti in Italia o all’estero secondo le condizioni seguenti.
- Costi in Italia: rimborsabili dall'azienda solo in presenza di giustificativi fiscali, come gli scontrini, da cui risultino i dati identificativi del dipendente e della prestazione.
- Costi all'estero: documentati con gli identificativi del trasfertista, la natura, la qualità e la quantità di beni o prestazioni, corrispettivi pagati e date dell'operazione.
- Le spese prive di giustificativi, come mance o spese telefoniche, possono essere considerate con autodichiarazioni del trasfertista.
L'art. 51 del TUIR stabilisce che le spese documentate, non documentate o documentabili non contribuiscono alla formazione del reddito (esenti quindi dai contributi previdenziali e fiscali) fino ad un massimo giornaliero di 15,49 euro per le trasferte in Italia, e di 25,82 euro per quelle estere.
Documenti per deduzioni spese di trasferta
La nota spese a piè di lista completa dei giustificativi fiscali consente all’azienda di ottenere le deduzioni previste per legge. Affinché le spese siano esenti da imposte e contributi, e quindi deducibili, devono possedere le seguenti caratteristiche.
- Per il conteggio deve essere elaborato un elenco analitico per verificare giornalmente l'eventuale soglia dei limiti di deducibilità quotidiana: 180,76 euro per trasferte in Italia e 258,23 euro per trasferte estere.
- La trasferta deve svolgersi oltre il comune della sede di lavoro, ad eccezione delle spese di trasporto, deducibili anche se sostenute nel Comune della sede aziendale. Per gli amministratori è necessario indicare la sede nella lettera d'incarico.
- Il rimborso spese va incluso nella busta paga e nel Libro Unico del Lavoro (LUL). L'impresa senza dipendenti è esente dall’obbligo di istituire il LUL per la registrazione dei rimborsi del solo amministratore che non percepisce compensi.
- Le spese di trasferta devono essere documentate in maniera analitica e dettagliata tramite giustificativi fiscali ad eccezione dei rimborsi quotidiani non documentati: 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all'estero, sempre annotati con data, importo, luogo e descrizione.
Conclusioni
Il rimborso tramite nota spese è possibile attraverso la compilazione di un’apposita nota spese a piè di lista. Il rimborso si definisce analitico perché, come la nota, si compone di una distinta precisa ed estremamente dettagliata dei costi. È imprescindibile la correttezza contabile ai fini fiscali.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- La nota spese a piè di lista è il documento con valenza fiscale compilato dal trasfertista per chiedere il rimborso dei costi anticipati all’azienda: si tratta di una distinta dettagliata completa di giustificativi fiscali.
- Tramite nota spese a piè di lista si ottiene il rimborso in busta paga con restituzione esatta degli importi anticipati per costi di viaggio, vitto e alloggio.
- Requisiti fondamentali da considerare: contesto in cui maturano i costi, in Italia o all’estero, costi contemplati dalla normativa e località della trasferta intesa come causale valida ai fini del processo di rimborso.
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