Note spese dipendenti in busta paga: rimborsi e deducibilità
Il processo di rimborso nota spese si articola secondo tre procedure alternative: analitico, forfettario e misto. In gergo aziendale si parla di note spese dipendenti in busta paga per indicare che il rimborso avviene tramite retribuzione. Ecco in sintesi le caratteristiche sul piano procedurale, fiscale e normativo.
- Rimborso analitico o a piè di lista. Si tratta del rimborso erogato al trasfertista che presenta la distinta analitica dei costi con i giustificativi fiscali: ricevute, fatture, titoli di viaggio. Questo tipo di rimborso spese non prevede limiti di imponibilità per il dipendente. Sul fronte della deducibilità, si parla di deducibilità illimitata per spese di viaggio. In caso di vitto e alloggio opera la seguente distinzione: gli importi superiori a 180,76 euro per trasferte nazionali e 258,23 euro per quelle estere saranno deducibili al 75% dell'ammontare totale.
- Rimborso forfettario. Si tratta di un ammontare generico ex-ante in quota fissa pattuita preliminarmente dall’azienda e riferita ad un orizzonte temporale giornaliero. L’importo concordato prescinde dalle spese reali sostenute e il dipendente non è tenuto a compilare alcuna nota spese o presentare giustificativi fiscali. Importi: 46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per trasferte estere: i rimborsi eccedenti sono imponibili e tassabili.
- Rimborso misto. Spesso è la forma più conveniente per il dipendente ma più complessa per l'azienda: unisce il sistema misto a quello forfettario. L’ammontare della quota di indennità giornaliera a forfait, esente da tassazione e riferita ad una sola voce di spesa, è al massimo di 30,99 euro al giorno per trasferte in Italia e 51,65 euro per quelle estere. Se il rimborso spese è riferito ad entrambe le voci di spesa, vitto e alloggio, il limite massimo esente da tassazione è pari a 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero.
Note spese dipendenti in busta paga: i giustificativi fiscali
Nel linguaggio aziendale il termine note spese in busta paga indica il rimborso sotto forma di accredito dello stipendio. Il rimborso implica la presentazione della nota e dei giustificativi fiscali, che per legge devono essere conservati per dieci anni in formato analogico o digitale. L’Agenzia delle Entrate specifica che i documenti fiscali devono essere immodificabili, autentici ed integri.
In assenza di giustificativi si procede come segue. In caso di irreperibilità si compila un’apposita autocertificazione che prova lo smarrimento dei giustificativi. In alternativa, si richiede copia del pagamento in formato elettronico. La digitalizzazione, in questo ambito, svolge un ruolo determinante perché facilita enormemente tutti i processi.
Conclusioni
La semplificazione delle procedure di compilazione nota spese in busta paga, di gestione e controllo, è fondamentale per snellire i flussi lavorativi, migliorare la correttezza sul piano contabile e la conformità su quello fiscale. La digitalizzazione è imprescindibile da questo punto di vista.
Proprio in quest’ottica si inserisce l’innovativa carta corporate Mooncard: la soluzione intelligente per tutte le aziende che devono amministrare le note spese in busta paga dei propri dipendenti. La nuova prepagata corporate digitalizza e automatizza tutti i processi di gestione e pagamento, compresi integrazione contabile, caricamento automatico delle spese, catalogazione digitale dei giustificativi con valore probatorio e molto altro ancora.
Richiedine una o prenota una dimostrazione con i nostri esperti per progettare la soluzione ottimale consona alla tua azienda.
Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Rimborso analitico. Deducibilità illimitata per spese di viaggio. Limitata per vitto e alloggio: al 75% per importi superiori a 180,76 euro per trasferte nazionali e 258,23 per trasferte estere.
- Rimborso forfettario. Importi: 46,48 euro per trasferte in Italia e 77,47 euro per trasferte estere, con rimborsi eccedenti imponibili e tassabili.
- Rimborso misto. Una voce di spesa: 30,99 euro al giorno per trasferte in Italia e 51,65 euro all’estero. Due voci di spesa: rispettivamente 15,49 euro e 25,82 euro.
Leggi altri articoli sull'argomento :