Modello nota spese: definizione
Per modello nota spese si intende il documento cartaceo o digitale che il dipendente è tenuto a compilare per ricevere il rimborso dei pagamenti sostenuti durante una trasferta di lavoro. Generalmente il lavoratore anticipa i costi di viaggio, vitto e alloggio al posto dell’azienda. È fondamentale che il dipendente conservi ricevute e documenti che attestano le spese effettivamente sostenute affinché il rimborso vada a buon fine.
Il modello nota spese è rilevante per l’Agenzia delle Entrate e per l’azienda sul piano contabile. I costi elencati contribuiscono infatti alla formazione del reddito d’impresa e alla costituzione del reddito complessivo del beneficiario, in funzione del quale vengono calcolate tasse e contributi. In genere, le spese sostenute per il trasporto e rimborsate dall'azienda con un forfettario, sono esentasse.
Nel caso in cui l'azienda non contempli alcun rimborso spese, il dipendente, durante la dichiarazione dei redditi, può indicare le spese di viaggio e i costi di vitto e alloggio sostenute per ottenere le agevolazioni previste, indicando gli esborsi sostenuti e allegando le ricevute o i documenti che certificano l’avvenuto pagamento (ad esempio il biglietto del mezzo di trasporto, lo scontrino di un pasto e così via). Il modello nota spese è fondamentale quando si opta per la modalità di rimborso analitico o a piè di lista.
Modello nota spese: la struttura
La struttura tipica del modello nota spese contempla generalmente una sezione superiore con i dati del dipendente e dell’azienda, una sezione sottostante comprensiva di tutti i dettagli della trasferta di lavoro e una parte centrale con le singole voci di spesa. Il modello di nota spese viene definito anche nota spese Excel perché realizzato con applicativi Microsoft Office.
In alternativa, esistono software specifici che consentono la gestione digitale della contabilità note spese con diversi vantaggi sul piano dei costi, dei tempi di elaborazione, controllo e riduzione degli errori nelle fasi di compilazione e verifica.
Nota spese: facsimile e voci fondamentali
Quelli elencati nelle righe successive sotto forma di nota spese facsimile rappresentano i campi fondamentali del documento cartaceo o digitale elaborato dal dipendente per richiedere il rimborso dei costi anticipati all’azienda. La compilazione della nota spese prevede i seguenti elementi costitutivi.
- Anagrafica e dati lavorativi del dipendente, comprensivi eventualmente della mansione svolta, del codice o della matricola di identificazione del beneficiario.
- Firma del dipendente, del responsabile o del titolare d’azienda.
- Luogo e data della trasferta di lavoro, inclusi gli orari del viaggio.
- Anagrafica dell'azienda: nome, ragione sociale e indirizzo.
- Numero progressivo della nota spese (opzionale).
- Causale della spesa, natura dei costi ed elenco.
- Giustificativi di spesa: fatture, scontrini o titoli di viaggio.
- Importo, al netto dell’IVA, tasse incluse.
- Eventuali annotazioni da sottoporre all’attenzione dell’azienda.
Il modello nota spese può essere integrato con campi aggiuntivi per migliorare la gestione complessiva e perfezionarne la compilazione (tra questi, ad esempio, figura il tetto massimo di spesa che non si può superare). I campi aggiuntivi vengono decisi in base alle esigenze specifiche dei dipendenti e in funzione del tipo di azienda.
Modello nota spese: i costi contemplati
I costi contemplati dal modello nota spese, e inseriti nelle comuni note spese Excel, sono gli stessi per tutte le aziende. Come anticipato in apertura, si tratta dei costi di viaggio, vitto e alloggio tecnicamente definite spese di trasferta.
- Costi di viaggio. In questa sezione vanno indicati i costi sostenuti per gli spostamenti durante la trasferta. Si definiscono giustificativi di spesa di trasporto. Aereo, treno, taxi, autobus e nave sono i più comuni. È fondamentale conservare e allegare i titoli di viaggio alla nota spese per ottenere il rimborso. Per gli spostamenti con macchina propria è necessario documentare i costi di carburante nella nota spese Excel in funzione delle tariffe chilometriche stabilite dalle tabelle ACI.
- Costi per il vitto. È la sezione che comprende i costi di ristorazione: si tratta dei pasti consumati in trasferta. Gli importi forfettari stabiliti a monte vengono sempre rimborsati dall’azienda. Nei casi in cui esistano tetti massimi di spesa è preferibile non sforare il limite, correndo il rischio di non ricevere il rimborso.
- Costi di alloggio. In questo caso i giustificativi comprendono le fatture inerenti ai costi di pernotto in strutture ricettive come hotel, pensioni, bed & breakfast. Nel caso in cui la colazione non sia inclusa, i costi dovranno essere iscritti separatamente alla voce “vitto” della nota spese Excel.
Il modello nota spese può includere anche costi accessori non compresi nelle sezioni precedenti. L’esempio più comune è quello del parcheggio.
Conclusioni
Il modello nota spese è quindi il documento cartaceo o digitale che il lavoratore deve necessariamente compilare e presentare all’azienda per chiedere il rimborso delle spese anticipate durante una trasferta di lavoro. La gestione dell’intero processo avviene generalmente tramite una nota spese Excel ma è sempre più frequente la digitalizzazione attraverso software e applicazioni fruibili da desktop.
La digitalizzazione permette di velocizzare i tempi di caricamento, ottimizzare i processi di verifica e ridurre gli errori operativi o contabili. Le note spese in formato cartaceo diventano giorno per giorno sempre più obsolete.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Il modello nota spese è fondamentale sul piano contabile per l’Agenzia delle Entrate e per le aziende perché i costi contribuiscono alla formazione del reddito d’impresa e del reddito del dipendente.
- Gli elementi costitutivi della nota spese sono le anagrafiche aziendali e del dipendente, date, orari e luoghi della trasferta, firme, causali di spesa, natura dei costi e documenti giustificativi con i relativi importi.
- Il modello nota spese comprende voci di costo comuni per tutte le aziende: viaggio, vitto e alloggio sono spese tipiche per ogni trasferta di lavoro.