Digitalizzazione note spese: vantaggi e normativa

Digitalizzazione note spese: i vantaggi 

La cosiddetta digitalizzazione note spese attraverso app e software specifici consente di ridurre sensibilmente i margini di errore attraverso la gestione fluida e integrata dei giustificativi fiscali. Il vantaggio è duplice: i lavoratori possono compilare con più facilità le note spese personali mentre il comparto amministrativo verifica e valida con maggiore semplicità ogni nota dei dipendenti.

Il caricamento delle voci di costo diventa rapido e immediato. L’inserimento manuale dei dati per la compilazione di una nota spese comporta generalmente errori oppure omissioni, soprattutto in caso di costi particolarmente articolati, e nel lungo periodo l’azienda può riscontrare disequilibri di cassa. Tramite la digitalizzazione note spese la compilazione del documento è invece automatizzata e permette di individuare qualsiasi incongruenza di natura contabile.

Inoltre, permette di gestire fatture e rimborsi in tempo reale, ottimizzare le tempistiche amministrative e contabili e risparmiare tempo prezioso da investire in attività a maggior valore aggiunto. A differenza dell’ordinario processo di gestione delle note spese, è quindi possibile incrementare il controllo sulle spese dei dipendenti in tempi brevi senza dover effettuare la raccolta, l’elaborazione e il controllo manuale dei giustificativi.

La digitalizzazione note spese attraverso applicativi web permette inoltre all'azienda di conservare tutte le informazioni in un solo ambiente digitale. L’archiviazione alternativa rispetto al metodo tradizionale cartaceo consente così di custodire nel tempo le note spese ed effettuare un tracciamento rapido, intuitivo e sicuro.

In alcuni casi l’azienda può decidere di sottoscrivere carte aziendali di debito ai propri dipendenti con una spesa definita a monte. Il lavoratore non è tenuto ad anticipare alcuna somma di denaro ma si limita semplicemente alla rendicontazione digitale delle spese e dei giustificativi in modo veloce e intuitivo.

Nel complesso, la dematerializzazione coniuga i processi digitali delle app per smartphone con i gestionali già presenti in azienda. Tutta la procedura tiene conto di quattro fasi di una trasferta di lavoro. 

• Pre travel. Riguarda la fase di acquisto e/o prenotazione dei titoli di viaggio o soggiorno del dipendente in esterna.
• On travel. Attiene alla raccolta dei giustificativi fiscali e alla compilazione delle note spese tramite dispositivi mobili.
  Post travel. Si riferisce alla compilazione e al controllo delle note spese, alla gestione dei flussi per la contabilizzazione e la liquidazione dei rimborsi.
• Analysis. Per il controllo, la valutazione e la validazione dei costi.

Digitalizzazione note spese: normativa 

La digitalizzazione è regolamentata dall'Agenzia delle Entrate, nello specifico dalla cosiddetta Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi, definita dal D.M. 17 giugno 2014 Risoluzione n. 96/E. Tali giustificativi possono essere conservati e presentati alle autorità in formato elettronico, nonostante l’Agenzia delle Entrate si riservi la facoltà di richiedere gli originali quando esistono i corrispettivi analogici. Gli originali devono essere conservati integri, in modo da poter risalire al contenuto.

È opportuna infine una distinzione finale tra giustificativi unici e non unici.

• Con i giustificativi unici non è possibile risalire al contenuto tramite altri documenti o scritture. Devono essere conservati anche in formato cartaceo.
• Con i giustificativi non unici è possibile risalire al contenuto tramite scritture o altri documenti con obbligo di conservazione. Possono essere distrutti solo dopo la loro dematerializzazione e catalogazione.

Procedure di digitalizzazione note spese 

La digitalizzazione è disciplinata dall’Agenzia delle Entrate che descrive la procedura completa a carico del dipendente per l’elaborazione della documentazione elettronica. L’iter di dematerializzazione avviene attraverso software specifici e segue i prossimi step stabiliti dall’agenzia fiscale della Pubblica Amministrazione italiana.

Creazione digitale del giustificativo informatico 

Il dipendente fotografa con il proprio smartphone il documento di spesa: titolo di viaggio, scontrino o fattura analogica. L’app di gestione note spese è dotata di riconoscimento automatico dei caratteri per acquisire i dati di scontrini e ricevute. Affinché l’operazione sia valida è opportuno accertarsi che la foto sia di buona qualità per garantire la leggibilità, la comprensione delle voci incluse e la tracciabilità dei dati ai fini della registrazione.

Il documento giustificativo con i dati viene acquisito automaticamente tramite software affinché sia immodificabile e valido ai fini dei controlli interni e da parte dell’Agenzia delle Entrate. Per utilizzare il giustificativo fiscale il dipendente accede alla piattaforma digitale con i propri dati personali, password e ID.

Controllo spese 

Al termine della procedura, l’azienda verifica i giustificativi fiscali attraverso l’applicativo web ed effettua i controlli opportuni. Tutti i documenti non pertinenti o invalidi possono essere esclusi dalla procedura di rimborso. Ultimate le verifiche, il sistema inserisce le note valide nella lista dei pagamenti e le archivia come previsto dalla normativa. Il reparto contabilità e amministrativo può accedere a tutte le spese e ai giustificativi dei collaboratori inseriti a sistema.

Esibizione nota spese e giustificativi 

Indipendentemente dal sistema di conservazione dei giustificativi fiscali, l’azienda è tenuta a disporre di un sistema di esibizione telematica dei documenti di spesa correttamente conservati: titoli di viaggio, fatture, biglietti o scontrini. Attraverso i software dedicati è possibile semplificare la gestione delle note spese con un risparmio di tempo per i dipendenti e per il -amministrativo e contabile, aumentando allo stesso tempo il controllo sulle spese aziendali.

Conservazione nota spese e giustificativi 

Dopo l’approvazione del pagamento, la nota spese viene registrata sui sistemi contabili d’azienda e inoltrata al servizio di conservazione elettronica interno o verso un fornitore qualificato esterno. Il sistema consente la conservazione documentale del giustificativo fiscale secondo quanto previsto dall’articolo 3, commi 3, 4 lett. d) e 5 del D.P.C.M. 13 novembre 2014.  

Il dipendente può disfarsi dei giustificativi al termine del procedimento descritto con la nota in pagamento. Non è più obbligato a conservare i giustificativi finché la nota spese non sia stata correttamente registrata nel sistema. Nulla vieta all'azienda di richiedere ai propri dipendenti una copia cartacea dei giustificativi da presentare al comparto amministrativo. È comunque necessario conservare copia analogica dei giustificativi di spesa in caso di controllo fiscale.

Conclusioni 

La dematerializzazione note spese tramite app e software aziendali consente di automatizzare il caricamento delle voci di costo e ridurre i margini di errore in fase di compilazione da parte del dipendente. Permette inoltre di ottimizzare le tempistiche amministrative, risparmiare tempo prezioso da investire in attività a maggior valore aggiunto, velocizzare i controlli e individuare facilmente ogni incongruenza di natura contabile.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• La dematerializzazione, permette di creare, gestire e verificare in formato elettronico le note spese dei dipendenti in trasferta.
• È contemplata e disciplinata dalla Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi, del D.M. 17 giugno 2014 Risoluzione n. 96/E.
• Tramite la dematerializzazione con app mobile e software dedicati, le imprese di ogni dimensione possono minimizzare e azzerare i rischi legati a errori contabili, ridurre i tempi di gestione e semplificare i controlli.