Conservazione note spese dipendenti: regole generali
La conservazione delle note spese dipendenti prevede che i giustificativi originali siano allegati a ciascuna nota. Lo scopo è quello di rilevare la natura dei costi sostenuti dal dipendente in trasferta per provare l’inerenza della spesa con l’attività lavorativa. In merito alle tempistiche, si applicano le seguenti regole di conservazione dei documenti sul piano civilistico e fiscale.
Sul piano civilistico dovranno essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, in ottemperanza all’art. 2220 del codice civile. Sul piano fiscale, le scritture contabili obbligatorie e le relative documentazioni devono essere conservate fino agli accertamenti relativi al periodo d’imposta.
Sempre in ambito fiscale, per la determinazione dei termini utili è necessario attenersi alle norme in materia di accertamento, secondo cui gli avvisi devono essere notificati entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.
In caso di omessa dichiarazione o dichiarazione nulla, l’avviso di accertamento dell’imposta può essere invece notificato entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata.
Conservazione note spese dipendenti: la digitalizzazione
La conservazione delle note spese dipendenti da parte dell’azienda può avvenire anche in formato digitale tramite il processo di dematerializzazione che trasforma i documenti analogici non unici in documenti digitali.
La procedura è disciplinata dall’Agenzia delle Entrate, secondo cui qualunque documento informatico con rilevanza fiscale deve rispettare le regole di immodificabilità, fruibilità, integrità ed autenticità.
Le due fasi precedenti alla conservazione finale in formato digitale sono quelle della formazione del giustificativo informatico e della nota spese connessa. Seguono: controllo, approvazione e conservazione. Eccole in dettaglio.
- Formazione del giustificativo informatico. Il giustificativo informatico si estrapola da quello fiscale: titolo di viaggio, scontrino o fattura. Il dipendente scatta una foto tramite smartphone o tablet su cui è installata l’applicazione che identifica il documento in modo univoco e lo rende immodificabile. Transita infine su internet dove il sistema Optical Character Recognition scannerizza l’immagine per rilevare i dati necessari alla compilazione della nota.
- Formazione della nota spese. Il giustificativo informatico così creato diventa il punto di partenza: il trasfertista accede all’applicazione con le proprie credenziali (ID e Password), crea la nota spese, procede alla firma elettronica e la inoltra al comparto amministrativo aziendale per l’approvazione.
- Controllo, approvazione e conservazione. Il comparto amministrativo controlla voci di costo e leggibilità dei giustificativi, riservandosi la facoltà di rifiutare le spese che non rispettino i parametri stabiliti. La nota spese approvata viene registrata sui sistemi contabili aziendali e inoltrata al servizio di conservazione interno o al provider accreditato AgID, obbligatorio per aziende della P.A.
Al termine della procedura di conservazione note spese dipendenti il trasfertista potrà distruggere i giustificativi analogici secondo le modalità previste dall’azienda, fermo restando per l’azienda l’obbligo di esibire telematicamente il documento informatico correttamente conservato in caso di controllo fiscale.
Se il processo di conservazione elettronica è a norma, sarà possibile la distruzione dell’originale senza la necessità di un pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie informatiche all’originale e delle fotografie al supporto informatico.
I documenti analogici possono essere sostituiti interamente con quelli informatici tramite dematerializzazione a patto che si tratti di documenti non unici, in quanto gli analogici originali non unici trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o dei prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
Nel caso di documenti analogici unici, in assenza di altre scritture o documenti obbligatori da conservare, la conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale: è il caso dei giustificativi emessi da soggetti economici di Paesi extra UE con i quali non esiste reciproca assistenza in materia fiscale.
Conclusioni
La conservazione note spese dipendenti è disciplinata in dettaglio dalla normativa dell’Agenzia delle Entrate. Per l’azienda è fondamentale conoscere e gestire correttamente le tempistiche sul piano fiscale e le modalità di caricamento e dematerializzazione dei documenti giustificativi non unici ai fini della conservazione digitale.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- La conservazione delle note spese dipendenti, analogica o digitale, spetta all’azienda ed è disciplinata dalla normativa dell’Agenzia delle Entrate.
- Ogni documento fiscale con valenza di giustificativo informatico deve rispondere alle regole di immodificabilità, fruibilità, integrità ed autenticità.
- I documenti con valenza di giustificativo informatico possono sostituire completamente gli analogici a patto che si tratti di documenti non unici.