Gestione delle note spese: niente di più semplice con l’app nota spese di Mooncard

Un’app di note spese è un programma informatico o un’app destinata e sviluppata per rispondere alle esigenze di un’azienda. È uno strumento disponibile su smartphone o su tablet pensato per semplificare la vita dei dipendenti o dei dirigenti. Si tratta di una soluzione elettronica per la gestione delle note spese, difficile da eseguire manualmente. Grazie a questo software, i collaboratori sono in grado di assolvere questa incombenza in modo efficace durante i viaggi di lavoro.

La nota spese è una voce di spesa che può rivelarsi particolarmente onerosa per un’azienda, soprattutto se a effettuare viaggi di lavoro sono più dipendenti dell’impresa. L’app di note spese diventa così uno strumento preziosissimo e una soluzione altamente affidabile per ottimizzare la gestione delle spese legate ai viaggi d’affari. I collaboratori che utilizzano l’app Mooncard inseriscono tutte le informazioni in una sola volta. In questo modo, grazie all’app di gestione delle voci di spesa, il rischio di sviste o di errori è notevolmente ridotto. Le app di note spese permettono di risparmiare tempo prezioso in tutte le aree dell’impresa.

Una scorretta gestione contabile delle spese professionali espone l’impresa a sanzioni particolarmente elevate. Un software o un’app di gestione delle note spese permette di trattare queste uscite senza errori. Le diverse versioni di queste applicazioni permettono di impedire abusi ed errori. Le operazioni diventano automatizzate e quindi più affidabili per l’impresa migliorando, al contempo, la rapidità del rimborso delle spese anticipate dai dipendenti. Con i giustificativi digitali e con la loro archiviazione e trasmissione altrettanto digitali, la validità delle spese professionali è facilmente dimostrata.

Un’applicazione funziona come una piattaforma di centralizzazione e automatizzazione, permettendo di gestire le note spese con uno strumento per dispositivo mobile unico. Per svolgere correttamente queste operazioni cruciali per i servizi contabili dell’impresa, questa soluzione integra diverse funzionalità, ed è pensata per gestire ogni singola fase del processo di spesa durante un viaggio d’affari.

I software o le app per dispositivi mobili per il trattamento delle note spese professionali possono includere un’ampia gamma di funzionalità, tra cui:

• la visualizzazione in tempo reale delle spese professionali;
• la digitalizzazione dei giustificativi nel procedimento contabile (tramite scansioni o foto eseguite con lo smartphone o strumenti simili);
• la presenza di una soluzione per dispositivo mobile che permette l’uso di un software di dematerializzazione dei giustificativi ovunque;
• l’efficace archiviazione delle fatture e di altri giustificativi digitali per una gestione contabile senza avvalersi di supporti cartacei.

Questa lista non è però esaustiva, perché ogni software può offrire funzionalità diverse. La scelta va effettuata tenendo conto delle proprie esigenze specifiche.

In un settore in cui la creatività non manca, sono diversi i software per note spese che possono essere considerati “i migliori”. Alcune di queste applicazioni, come N2F, sono soluzioni dedicate che hanno il vantaggio di rispondere alle aspettative di un ampio numero di imprese. Tuttavia, non offrono né carte bancarie né carte di pagamento. Il fatto di non potersi avvalere di una carta bancaria, virtuale o fisica, può essere uno svantaggio sostanziale per diverse società.

Esistono però altri software, come Mooncard, che permettono di disporre di carte di pagamento Visa dotate di plafond e altamente sicure. Oltre alla possibilità di usare una carta bancaria o una carta di pagamento, si tratta di uno strumento del tutto parametrabile.

Un software di note spese offre all’impresa diversi vantaggi in materia di gestione contabile, per esempio le carte bancarie o le carte di pagamento. Si tratta di una soluzione che rende più facile il quotidiano dei dipendenti e l’esecuzione delle loro diverse mansioni. Grazie a questo strumento per dispositivi mobili, i dipendenti possono inserire, inviare, trattare e farsi rimborsare le note spese in tutta semplicità. Tutte le operazioni possono essere realizzate tramite software di gestione contabile facili e che si possono usare ovunque: basta avere a disposizione uno smartphone. Sono infatti app che è possibile adoperare a casa, in ufficio oppure durante un viaggio d’affari.

Per l’impresa, i benefici di un software di gestione contabile sono numerosi. Questo strumento permette di alleggerire il carico di tutti i servizi. Si tratta poi di una soluzione per dispositivo mobile che facilita il calcolo delle spese e gli audit in materia, ma anche l’analisi e la rendicontazione. Questi vantaggi sono offerti dalla dematerializzazione dei giustificativi di note spese: la società può così avvalersi di dati più affidabili. Oltre al risparmio in termini di tempo, questa app offre un risparmio finanziario interessante, semplificando le operazioni contabili. Si tratta inoltre di una soluzione ecologica che predilige i giustificativi digitali. Cogliamo l’occasione per ricordare, inoltre, che i software non sono l’unico strumento per una gestione dematerializzata delle note spese. Per gestire queste uscite, le imprese possono anche optare per una carta bancaria o una carta di pagamento. Esiste una soluzione di digitalizzazione dei giustificativi adatta alle esigenze di ciascun utente. Esistono carte corporate di nuova generazione ma anche delle carte classiche. Tra l’altro, i dipendenti hanno la possibilità di usare una carta virtuale oppure fisica.

Il costo delle soluzioni di semplificazione delle operazioni contabili o di digitalizzazione dei giustificativi di note spese dipende da diversi parametri. Alcuni di questi strumenti sono tra l’altro accessibili gratuitamente. È quindi indispensabile pensare bene alle proprie esigenze nell’operare questa scelta. Studia quindi molto attentamente le funzionalità delle app di gestione delle note spese presenti sul mercato così da scegliere quella più adatta a te. Per riuscire a ottenere la tariffa migliore, non dimenticare di definire a monte tutte le tue aspettative.

Ovviamente, gli strumenti che propongono numerose funzionalità, come la digitalizzazione dei giustificativi, oppure opzioni aggiuntive come le carte bancarie, sono più onerosi. Scegli quindi il software adatto in funzione di obiettivi e budget.