Imposta di bollo nota spese dipendenti: obbligo ed esenzione
La normativa di settore stabilisce che l’imposta di bollo nota spese dipendenti abbia un costo di 1,81 euro. È obbligatoria quando la somma degli importi, rimborsati o da rimborsare, eccede i 77,64 euro.
L’imposta di bollo per nota spese dipendenti è altresì obbligatoria in quanto la nota viene considerata per legge un vero documento fiscale. Tuttavia, l’esenzione di pagamento riguarda i casi in cui le note spese compilate dai trasfertisti hanno un valore inferiore a quello menzionato in precedenza.
Nello specifico, la marca o imposta di bollo è alternativa all’IVA. Qualsiasi documento relativo a transazioni finanziarie che non riporti l’imposta sul valore aggiunto deve scontare l’imposta di bollo di 1,81 euro per importi superiori a 77,47 euro. Sono esenti le ricevute per quote associative.
E ancora, l’Amministrazione Finanziaria ha affermato che l'imposta di bollo è dovuta nella misura di 1,81 euro per fatture, note, conti e documenti analoghi recanti addebitamento o accreditamento, anche non sottoscritti, ma spediti o consegnati tramite terzi, attraverso ricevute o per mezzo di quietanze rilasciate dal creditore, o anche da altri per suo conto, come specificato dall'art. 13, parte I, della Tariffa allegato A, al D.P.R. 20 ottobre 1972, n. 642.
Ne consegue quindi che, indipendentemente dal soggetto che redige la nota, la marca da bollo sarà sempre di 1,81 euro per importi superiori a 77,47 euro, rappresentando titolo di credito e quietanza.
Note spese dipendenti: definizioni e procedure
Dopo aver introdotto il concetto di imposta di bollo per nota spese dipendenti con relative casistiche, è altrettanto importante sottolineare gli aspetti fondamentali delle note spese dipendenti, correlate con i concetti di trasferta, giustificativi fiscali, spese rimborsabili e procedure di rimborso. Eccoli in dettaglio.
La nota spese dipendenti è la distinta che elenca i costi anticipati dal trasfertista affinché possa richiedere e ottenere dall’azienda il rimborso per le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute lontano dalla sede lavorativa. Si tratta a tutti gli effetti di una vera e propria dichiarazione fiscale. In qualità di documento contabile è soggetto a imposta di bollo per nota spese dipendenti di 1,81 euro per importi superiori a 77,47 euro.
Ogni azienda fornisce abitualmente ai trasfertisti un modello di nota spese in formato Word o Excel. Nonostante il formato possa cambiare, o scomparire per dematerializzazione, le voci di costo incluse sono sempre le stesse: spese di viaggio, vitto o alloggio con dati anagrafici e aziendali, elenco delle spese, date, luoghi e orari della trasferta, giustificativi fiscali ed eventuali commenti o note aggiuntive su costi straordinari. Quello dei giustificativi fiscali è il tema centrale perché rappresenta la genesi di ogni nota spese.
Giustificativi fiscali
Si tratta di documenti fiscalmente rilevanti come scontrini, titoli di viaggio e fatture. Devono essere obbligatoriamente autentici, immodificabili ed integri in caso di eventuali controlli. Concorrono alla creazione di una nota spese e sono fondamentali per l'azienda che potrebbe essere chiamata da terzi a giustificare specifiche transazioni. Si applica un’imposta di bollo nota spese dipendenti per costi che non eccedono i 77,47 euro.
Secondo la normativa delineata dall’Agenzia delle Entrate (D.M. 17 giugno 2014 Risoluzione n. 96/E), i giustificativi fiscali cartacei possono essere dematerializzati e conservati in modalità digitale. Il processo si avvale di applicazioni per smartphone e gestionali d’azienda con i quali creare, gestire, archiviare e monitorare sul piano contabile le note spese dei trasfertisti.
Grazie alla digitalizzazione, le imprese possono minimizzare o azzerare completamente i rischi legati a errori contabili, ridurre i tempi di gestione e semplificare i controlli, ottimizzare le tempistiche amministrative e archiviare tutti i giustificativi in un solo ambiente digitale.
Trasferta, indennità e diaria giornaliera
La trasferta lavorativa del dipendente può essere considerata come causale della nota mentre indennità e diarie giornaliere ne rappresentano gli effetti. La nota spese con importi eccedenti i 77,47 euro prevede un’imposta di bollo nota spese dipendenti di 1,81 euro. Sul piano concettuale, trasferta, indennità e diaria sono definite nel modo seguente.
- Per trasferta si intende l’allontanamento occasionale e temporaneo dal comune in cui ha sede l’azienda. Lo spostamento, all’estero o in Italia, all’interno o all’esterno del territorio comunale, è sempre finalizzato allo svolgimento della propria mansione lavorativa.
- La diaria giornaliera è una spesa di trasferta gestita in maniera forfettaria. Non è una forma di retribuzione ma un rimborso a quota fissa esente da tassazione e da contributi INPS o IRPEF entro i seguenti limiti: 46,48 euro al giorno per trasferte all’esterno del territorio comunale e 77,46 euro al giorno per trasferte oltre i confini nazionali.
- L’indennità di trasferta è parte aggiuntiva dello stipendio e indica il compenso dovuto per l’esercizio delle proprie funzioni all’esterno della sede abituale di lavoro definita dal contratto di assunzione. Viene gestita con rimborso spese analitico e, in qualità di reddito, è oggetto di tassazione in capo al dipendente.
Spese rimborsabili
Le spese rimborsabili sono quelle di viaggio, vitto e alloggio sostenute in trasferta dal dipendente. Si tratta di costi anticipati e addebitabili al datore di lavoro tramite nota spese e oggetto di rimborso in busta paga. Sul piano contributivo e fiscale non sono sottoposte all’imposta sul reddito se la trasferta avviene oltre il territorio comunale dove ha sede l’azienda.
Le spese rimborsabili di viaggio, vitto e alloggio contribuiscono alla formazione della nota spese: per importi superiori a 77,47 euro è obbligatoria un’imposta di bollo nota spese dipendenti dal costo di 1,81 euro.
Le spese professionali sostenute lontano dalla sede di lavoro sancita dal contratto di assunzione possono essere rimborsate dall’azienda tramite una nota spese rimborso a patto che esista un accordo tra datore e dipendente. Nel complesso, si distinguono in tre macro-categorie: spese di viaggio, vitto e alloggio.
- Vitto e alloggio. Ossia costi di ristorazione e pernotto presso strutture ricettive: ristoranti, hotel, pensioni, B&B e tutti i servizi assimilabili per natura alle categorie elencate. Sono necessari i giustificativi fiscali.
- Spese di trasferta: viaggi in treno, autobus, aereo, nave, metropolitana e mezzi di trasporto per cui è previsto il pagamento di un titolo di viaggio. Secondo la normativa, ogni titolo di viaggio può essere considerato come giustificativo fiscale. In caso di spostamenti professionali con veicoli personali, si parla di rimborso per carburante, calcolato in funzione dei coefficienti delle tabelle ACI. In caso di spostamenti promiscui il coefficiente delle tabelle è quello definito fringe benefit.
- Spese accessorie. Ad esempio costi di parcheggio, spese di rappresentanza e costi straordinari pattuiti tra il dipendente e l’azienda.
Procedure di rimborso
Le spese rimborsabili vengono processate attraverso tre modalità alternative di rimborso: analitico, forfettario e misto. Ecco in sintesi cosa prevede la normativa.
- Rimborso analitico. Contiene tutte le voci di spesa sostenute dal trasfertista. Con il metodo analitico o a piè di lista, tutti i costi vengono elencati singolarmente e documentati con i singoli giustificativi fiscali.
- Rimborso forfettario. L’azienda versa al trasfertista una quota fissa quotidiana senza obbligo di giustificativi per vitto e alloggio. L’indennità giornaliera a forfait non concorre alla formazione del reddito del dipendente ed è deducibile.
- Rimborso misto. Sistema analitico e forfettario confluiscono in un sistema ibrido. Sfrutta i vantaggi dell’uno e dell’altro. Alcune voci di spesa vengono gestite e rimborsate con la modalità a piè di lista, altre con sistema forfettario.
Conclusioni
Obblighi, esenzioni, importi e costi dell’imposta di bollo su note spese dipendenti sono aspetti disciplinati in dettaglio dall’Agenzia delle Entrate. Ogni azienda è tenuta a conoscere le condizioni legali per gestire in maniera precisa ed efficace i processi di compilazione, controllo e rimborso delle note spese. Altrettanto importante è la correttezza operativa e contabile e il rispetto delle tempistiche.
Soluzioni digitali e automatizzate come le prepagate corporate Mooncard semplificano completamente la gestione delle note spese da parte dei dipendenti e dei comparti amministrativi aziendali. La nuova carta corporate Mooncard agevola tutte le procedure di compilazione, verifica e rimborso. Dal pagamento alla contabilità, tutto è automatizzato.
Richiedi subito una demo personalizzata sulle spese di trasferta per sfruttare i vantaggi Mooncard di elaborazione, gestione, monitoraggio delle note e minimizzazione dei rischi sul piano contabile e fiscale.
Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- L’imposta di bollo è una tassa indiretta applicata a registri, atti o documenti. La nota spese rientra in questa categoria.
- L’imposta di bollo per nota spese dipendenti è obbligatoria perché si riferisce ad un documento contabile con valenza fiscale.
- L’Agenzia delle Entrate stabilisce che la marca da bollo abbia un costo di 1,81 euro. Obbligatoria per importi superiori a 77,64 euro.