Nota spese: struttura e campi obbligatori
La nota spese contabilità compete al personale d’azienda: dipendenti in trasferta che anticipano costi di lavoro subordinati ad un rimborso. Ogni azienda personalizza la struttura della nota spese ma in linea di massima contiene sempre gli stessi campi.
- Voci di spesa: costi di vitto e alloggio, con pernotto a più di 50 km da casa, spese di viaggio, carburante, indennità di chilometraggio e altre voci accessorie stabilite dall’azienda.
- Documenti giustificativi: scontrini, fatture, titoli di viaggio e documenti validi collegati alle voci di costo precedenti.
- Importo di pagamento al netto dell’IVA, tasse incluse: si evince dai documenti giustificativi.
- Dati anagrafici e lavorativi del beneficiario con i riferimenti aziendali: nome, ragione sociale e indirizzo.
Solitamente i dipendenti devono presentare le note spese di trasferta in tempi ragionevoli per semplificare la contabilità interna e ricevere il rimborso. Per prassi si tratta di 30 giorni. Un’altra voce opzionale è invece il numero progressivo della nota spese.
Le tre fasi della nota spese contabilità
Ogni nota spese contabilità si compone di tre fasi distinte.
- Creazione: sul piano contabile la nota spese nasce con l’emissione di fatture e scontrini. Si tratta dei documenti fiscali essenziali per la sua creazione.
- Registrazione contabile e controllo: avviene tramite un revisore aziendale interno o esterno che verifica e conferma, oppure rettifica i costi sostenuti dal dipendente.
- Amministrazione: si tratta del passaggio finale attraverso il quale i dati convalidati vengono trasferiti al sistema di contabilità aziendale per il rimborso della nota spese al dipendente.
Nota spese: i problemi comuni per ogni azienda
Ogni nota spese contabilità comporta una serie di criticità aziendali. Problemi frequenti che possono impattare negativamente sui processi d’impresa, ammesso che non si disponga almeno di un modello di nota spese efficace. É possibile individuare almeno tre aspetti cruciali.
- Tempistiche di lavorazione. Le ore dedicate alla registrazione contabile e al controllo preliminare delle note spese sottraggono risorse e tempo ad attività con elevato valore aggiunto. Inoltre, si tratta di operazioni altamente routinarie.
- Produttività. Sempre in termini di valore aggiunto, la qualità del lavoro legato alla gestione di una nota spese contabilità non incrementa la produttività aziendale.
- Errori sul piano della compilazione e dell’individuazione, capo del dipendente e/o del revisore. Se passano inosservati comportano problemi all’azienda sul piano contabile: succede frequentemente.
Elaborazione corretta della nota spese contabilità
Per gestire al meglio le tre fasi della nota spese contabilità e ridurre al minimo i problemi legati alla tempistica, alla produttività e agli errori è necessario definire una politica dettagliata delle spese e procedere all’automatizzazione dei processi.
Per quanto riguarda la politica interna d’impresa e le travel policy è fondamentale illustrare ai dipendenti le voci di spesa ammesse, il tetto massimo previsto e le modalità di trasmissione al personale. Informare i dipendenti sulle modalità operative è fondamentale per la correttezza complessiva di tutti i processi.
L’automatizzazione delle note spese implica invece l’accantonamento delle procedure manuali su carta e punta alla digitalizzazione 3.0. L’utilizzo di software specifici minimizza o annulla gli errori in fase di compilazione e/o controllo contabile. Anche i fogli di calcolo Excel comunemente utilizzati presentano dei limiti. Ecco perché.
Note spese: i limiti di Excel
Excel è il programma Microsoft più utilizzato per le note spese. Semplice e immediato. Non implica particolari competenze nonostante disponga di funzioni complesse che semplificano numerosi processi lavorativi. Eppure, anche Excel presenta limiti di gestione.
Il più evidente è la gestione manuale. La nota spese creata con Excel è digitale ma i singoli importi devono essere inseriti tradizionalmente nel foglio di calcolo. Inoltre è necessario conservare scontrini e fattura da presentare in Contabilità.
Il responsabile della contabilità è tenuto alla verifica della corrispondenza tra i dati inseriti e i dati desunti dai documenti giustificativi, perciò l’intero processo non differisce dalla comune procedura cartacea.
Un altro limite di Excel riguarda la flessibilità del modello. I fogli di calcolo vengono progettati e personalizzati in base alle esigenze aziendali. Non sono universalmente validi. A volte è necessario realizzare una nota spese flessibile con numerosi adattamenti: ogni cambiamento va replicato nei modelli successivi e complica l’analisi e la gestione.
Infine c'è la mancanza di integrazione con gli altri processi interni di lavoro. Quando la nota spese non è integrata si trasforma in una procedura isolata: meno efficiente, più complicata, costosa e dispendiosa.
Conclusioni
La gestione aziendale delle note spese è un processo apparentemente semplice ma presenta numerose insidie. Da un lato è fondamentale la completezza delle informazioni, dall’altro si tratta di un processo routinario a basso valore aggiunto che richiede accuratezza nella compilazione della nota spese e nei controlli. Per questo la digitalizzazione 3.0 rappresenta lo step necessario per ridurre i tempi, aumentare la precisione e semplificarne la gestione.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- La correttezza delle informazioni contenute in ogni nota spese è strategica per evitare scompensi contabili, ritardi e problemi alla redditività d’impresa.
- Microsoft Excel è una soluzione parziale perché implica l’immissione manuale dei dati e forme di controllo simili alle procedure cartacee.
- La digitalizzazione delle note spese con software specializzati è fondamentale per avviare processi efficienti, flessibili, rapidi, integrati e trasparenti.