Nota spese amministratore: rimborso in caso di subordinazione
Se l’amministratore è legato all’azienda da un contratto di lavoro dipendente o da un legame di subordinazione, il rimborso spese e la nota spese amministratore, seguono la disciplina dell’art. 51 del DPR n. 917/86 (TUIR) che stabilisce le regole applicabili al rimborso spese dei dipendenti. Vale il rimborso analitico, forfettario, misto e chilometrico.
Rimborso analitico
Per la liquidazione del rimborso analitico, che segue alla compilazione della nota spese amministratore, l’amministratore stesso è tenuto a certificare le spese anticipate, conservando i giustificativi fiscali da esibire all’azienda, cui spetta a sua volta l’onere di definire i campi costituitivi della nota ai fini del rimborso integrale dei costi anticipati.
Sul piano della deducibilità, i costi di vitto e alloggio appositamente documentati dall’amministratore sono integralmente deducibili dall’azienda entro i limiti stabiliti. In tema di deducibilità, per l’azienda valgono infine le seguenti regole.
- Trasferta nel territorio comunale: deducibilità entro il 75%.
- Trasferta in Italia: fino a 180,76 euro.
- Trasferta all’estero: fino a 258,23 euro.
In caso di spese di trasporto con veicolo proprio, il rimborso può essere formulato solo in forma chilometrica tramite il calcolo con i coefficienti delle tabelle ACI. In questo caso l’azienda può dedurre tutto l’importo risultante dal calcolo precedente. Al contrario, se l’amministratore utilizza un mezzo pubblico e acquista un titolo di viaggio, il rimborso copre l’intero costo purché sia documentato.
Rimborso forfettario
In caso di rimborso forfettario, che segue alla compilazione della nota spese amministratore, la società paga un compenso quotidiano all’amministratore, sotto forma di indennità di trasferta, indipendentemente dalla durata.
Nel caso specifico viene fissato: A) un forfait di 46,48 euro per ogni trasferta in Italia per spese di vitto e alloggio e B) un forfait di 77,46 euro per trasferte all’estero. Se l’amministratore percepisce un importo superiore, l’eventuale eccedenza viene considerata parte del reddito.
Complessivamente, questa tipologia di risarcimento spese comporta un’evidente semplificazione nel rapporto di gestione dei rimborsi e delle scritture contabili aziendali.
Rimborso misto
Il rimborso misto, che si liquida dopo la compilazione della nota spese amministratore, prevede la combinazione del metodo analitico, o piè di lista, e quello forfettario. L’Agenzia delle Entrate stabilisce che non si applicano i limiti di deducibilità previsti dal rimborso analitico. In sintesi, una parte dei costi viene rimborsata con metodo analitico e la restante tramite indennità giornaliera di trasferta. In dettaglio:
- l’amministratore può dedurre i 2/3 dell’importo, normalmente deducibile nel sistema forfettario integrale in caso di vitto o solo alloggio, e con sistema analitico, fino a 30,99 euro per trasferta in Italia e fino a 51,65 euro per trasferta all’estero;
- l’amministratore può dedurre 1/3 dell’importo per spese di vitto e alloggio superiori a 15,49 euro per trasferte in Italia, e 25,82 euro per trasferte internazionali.
Il rimborso chilometrico
Il rimborso spese chilometrico, che segue alla compilazione della nota spese amministratore, è soggetto a forfait in caso di utilizzo del veicolo proprio o di un mezzo a noleggio. Per le società di capitali, il rimborso è legato all’autorizzazione dell’assemblea all’utilizzo dell’auto privata dell’amministratore.
Il rimborso chilometrico si calcola in base alle tabelle ACI. L’ente stabilisce periodicamente i coefficienti per tipologia di veicolo ed alimentazione: entrambe determinano l’ammontare dell’esborso in funzione delle distanze e dei prezzi medi del carburante. L’importo è integralmente deducibile per la società e non è ascrivibile al reddito dell’amministratore.
Più in particolare, la disciplina fiscale dell’articolo 95, comma 3 del TUIR prevede che le spese dell'amministratore autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di proprietà o a noleggio siano deducibili e limitate al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio per veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, o 20 con motore diesel.
Nota spese amministratore: rimborso in caso di p. IVA
Se l’amministratore d’azienda è titolare di partita IVA il regime dei rimborsi segue la disciplina valida per i liberi professionisti. Cambiano taluni campi della nota spese amministratore, giustificativi fiscali, regole di contabilità e fatturazione. Nel complesso è opportuno considerare i seguenti aspetti.
- L’intestazione delle spese: a sé stesso o alla società.
- La modalità di rimborso: analitico o forfettario.
- Le regole di contabilità e fatturazione: con documento fiscale prodotto dall’amministratore verso l’azienda, da terzi verso l’amministratore o verso l’azienda.
In sintesi.
- Con spese prepagate dall’azienda, l’amministratore non è tenuto a produrre fattura.
- Le spese anticipate e fatturate all’amministratore vanno scaricate sull’azienda, ma gli importi non costituiscono reddito di lavoro autonomo.
- Le spese anticipate dall’amministratore contribuiscono alla formazione del suo reddito.
In tema di liberi professionisti, il seguente link sulla compilazione delle note spesa per agenti di commercio ne chiarisce gli aspetti essenziali.
Conclusioni
Il rimborso spese degli amministratori d’azienda, subordinati o titolari di partita IVA, implica la compilazione corretta e priva di errori della cosiddetta nota spese amministratore in modo da non alterare gli equilibri reddituali d’impresa.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- La compilazione di una nota spese amministratore è assimilabile a quella classica ma occorre distinguere tra amministratori dipendenti aziendali subordinati o liberi professionista con partita IVA.
- Il rimborso spese e la nota spese amministratore, sono disciplinati dall’art. 51 del DPR n. 917/86 (TUIR) che stabilisce le procedure di rimborso: analitico, forfettario, misto e chilometrico.
- Se l’amministratore è titolare di partita IVA la procedura di rimborso segue la disciplina dei liberi professionisti.