Nota spese agente di commercio: il diritto al rimborso
L’art. 1748 del codice civile stabilisce che l’agente di commercio non ha diritto al rimborso spese per lo svolgimento della propria attività. L’agente, in qualità di lavoratore autonomo, sostiene già dei costi per la produzione di reddito il cui trattamento segue le normali regole fiscali.
La nota spese agente di commercio può essere tuttavia elaborata in presenza di condizioni specifiche e pattuizioni tassative stabilite con la società mandante. In questo caso, quando è concesso il rimborso delle spese, l’agente è tenuto a indicare in fattura l’ammontare delle stesse assoggettandole, in base al caso, all’IVA, alla ritenuta d’acconto e alle ritenute Enasarco.
L’agente è tenuto successivamente a registrare nella propria contabilità i costi anticipati all’azienda, documentati da fattura o altri giustificativi fiscali a lui intestati. I costi subiranno il trattamento fiscale previsto per legge.
Sul piano generale invece, il link seguente sulla compilazione nota spese illustra le procedure standard che ogni lavoratore è tenuto a rispettare per la corretta elaborazione di una nota, e che ogni azienda è obbligata a verificare nel proprio interesse ai fini degli equilibri reddituali e di eventuali controlli fiscali da parte delle autorità.
Nota spese agente di commercio: la società mandante
Nei paragrafi precedenti si è fatto cenno alla società mandante che, relazionandosi con il singolo nelle fattispecie previste per legge, pone le basi per la creazione del rapporto di lavoro funzionale alla compilazione della nota spese agente di commercio.
La società mandante è tenuta a prestare particolare attenzione ai rimborsi spese. La normativa prevede che i costi e gli altri componenti negativi di reddito differenti dagli interessi passivi, ad eccezione degli oneri fiscali, contributivi e di utilità sociale, siano deducibili se inerenti le attività o i beni da cui provengono ricavi o altri introiti che contribuiscono alla formazione del reddito o che contribuiscono in quanto esclusi (art. 109, co. 5, D.P.R. n. 917/1986).
Sono deducibili anche i costi e gli oneri sostenuti in proiezione futura, come le spese promozionali e quelle dalle quali sono previsti ricavi in periodi successivi. In assenza della documentazione idonea, i rimborsi spese erogati ad agenti di commercio potrebbero essere assimilati a costi non inerenti perché non dovuti sul piano contrattuale. In termini di IVA, le spese rimborsate sono soggette alla stessa aliquota dell’operazione principale. L’imposta è detraibile in maniera integrale.
Conclusioni
La società mandante che si avvale degli agenti di commercio ha la necessità di prevedere i costi aziendali, tra cui i rimborsi spese, per raggiungere tassativamente gli equilibri economici d’impresa. Diventa fondamentale la gestione oculata di tutti gli aspetti inerenti al rimborso delle spese anticipate dall’agente. L’automatizzazione e l’utilizzo di gestionali dedicati può aiutare a ottimizzare tutti i processi.
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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare
- Per nota spese agente di commercio si intende il documento con valenza contabile compilato dall’agente in trasferta per ottenere il rimborso dei costi anticipati all’azienda.
- L’art. 1748 del c.c. afferma che all’agente di commercio generalmente non spetta il rimborso spese per lo svolgimento della propria attività in quanto costituisce impresa a sé.
La nota spese agente di commercio può essere eccezionalmente elaborata in presenza di specifiche pattuizioni intercorse tra il singolo e la società mandante.